Okres przechowywania ksiąg rachunkowych

Ustawa o rachunkowości nakłada na wszystkie jednostki prowadzące działalność gospodarczą obowiązek sporządzenia polityki rachunkowości, w której należy określić sposób prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych.

 
Ta sama ustawa przewiduje krótszy okres przechowywania dokumentacji księgowej, niż wynika to z przepisów podatkowych. Chcąc pogodzić prawo bilansowe, jak i podatkowe, minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych należy ustalić na 6 lat od zakończenia roku obrotowego, za który księgi rachunkowe były sporządzone.

Prawo bilansowe
Kwestię okresu przechowywania ksiąg rachunkowych reguluje Ustawa o rachunkowości   w art. 74 ust. 2 pkt 1. Wskazuje ona wprost, iż księgi rachunkowe należy przechowywać co najmniej przez 5 lat. Zgodnie z art. 74 ust. 3 Ustawy okres ten należy liczyć od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi rachunkowe dotyczą. Biorąc pod uwagę ten zapis, można by było stwierdzić jednoznacznie, iż np. księgi rachunkowe za rok 2010 należałoby przechowywać jedynie do końca 2015 roku. Byłoby to rzeczywiście prawidłowe postępowanie, ale tylko z punktu widzenia wspomnianej Ustawy o rachunkowości.

Prawo podatkowe
W celu wyliczenia prawidłowego okresu przechowywania ksiąg rachunkowych należy zastosować się jeszcze do przepisów Ordynacji podatkowej. Według art. 86 § 1. tej ustawy podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Termin przedawnienia zobowiązania natomiast zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień (art. 12 § 4 Ordynacji).

Zatem księgi rachunkowe (księgi podatkowe) za wspomniany rok 2010 należy przechowywać jeszcze do końca 2016 roku. Z końcem tego roku, czyli po północy 31 grudnia 2016 roku, przedawnią się bowiem podatki, dla których termin płatności upłynął w 2011 roku (jeżeli oczywiście okres ten nie ulegnie wydłużeniu ze względu na bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Dłuższy okres
Podsumowując: przepisy podatkowe przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji księgowej niż wynika to z Ustawy o rachunkowości. Aby dotrzymać terminów wynikających z prawa bilansowego i podatkowego wskazane jest przechowywać księgi rachunkowe do końca dłuższego terminu, wynikającego z Ordynacji podatkowej. Można zatem stwierdzić, iż minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych to 6 lat licząc od zakończenia roku obrotowego (pokrywającego się z rokiem kalendarzowym), za który były sporządzone księgi rachunkowe.

Przepisy podatkowe nie zawsze są jasne i czytelne, a do tego należy na bieżąco aktualizować swoją wiedzę z ich zakresu, aby „ułatwić” sprawę, zapraszamy do zapoznania się z najnowszą publikacją dotyczącą najistotniejszych zmian w podatkach na 2016 rok.

Magdalena Augustynowicz
Senior Manager