Co powinniśmy wiedzieć o refakturowaniu?

Refakturowanie zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT mówi, iż jest to proces polegający na przeniesieniu kosztów na podmiot faktycznie korzystający z usługi (ponoszący koszty wykonania usługi). Mówimy wtedy o działaniu we własnym imieniu, ale na poczet osoby trzeciej. Proces ten rozliczany jest na podstawie wystawionej faktury, wystawcą jest podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą, a rzeczywistym nabywcą usługi.

 

Obwarowania

Warunkami koniecznymi do rozpoczęcia tego procesu między stronami są:

  • przedmiotem transakcji są na ogół usługi;
  • z usług nie będzie korzystać podmiot (lub korzystał z części), na którego została wystawiona pierwotna faktura;
  • zastosowano formę pisemną umowy;
  • nie zostają naliczone opłaty (marża, wynagrodzenia) dla podmiotu refakturującego;
  • faktura (refaktura) uwzględniona taka samą stawkę VAT, która została zastosowana na fakturze pierwotnej przez usługodawcę;

 

Zgodnie z art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE, stanowi, że:

w przypadku, gdy podatnik działając we własnym imieniu lecz na rachunek innej osoby bierze udział w świadczeniu usług – uznaje się ze podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. Podmiot refakturujący jest faktycznie podmiotem świadczącym refakturowane usługi”.

Refakturowaniu podlega

Najczęściej możemy spotkać z refakturowaniem następujących usług:

  • usługi najmu – przy świadczeni usługi najmu często pojawia się sytuacja że najemca oprócz ustalonej kwoty czynszu będzie zwracał koszty zużycia przez niego energii cieplnej i elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, wywozu śmieci itd. W tym momencie refakturowanie odbywa się na podstawie otrzymanych faktur za zużycie. W takiej sytuacji w umowie powinna wyraźnie zostać zawarta informacja, że czynsz obejmuje wyłącznie opłatę za najem powierzchni ale najemca jest dodatkowo zobowiązany do zwrotu kosztów dodatkowych na podstawie refaktury wystawionej przez wynajmującego;
  • usługi pocztowe – zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT powszechne usługi pocztowe świadczone przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług oraz dostawcę towarów ściśle z tymi usługami związaną są zwolnione z opodatkowania. Fakt, iż przewozu towaru dokona poczta polska jest bez znaczenia. Stronami umowy będzie kupujący i podatnik, a poczta polska będzie podwykonawcą. Zapłata zostanie wniesiona na rzecz podatnika, a nie poczty, podatnik będzie odpowiadał za dostarczenie zakupionych towarów. Istotne jest to, że podatnik wysyłając towar korzysta z usług poczty państwowej, tak wiec refakturowanie usług pocztowych ze zwolnieniem od podatku przynależnym usługom pocztowym, będącym tylko elementem kosztu sprzedawanego towaru opodatkowanego odpowiednimi stawkami podatku od towarów i usług, nie jest właściwe. Zastosowanie będzie miała zatem stawka 23%;
  • usługi telekomunikacyjne – w przypadku posiadania przez pracowników telefonów komórkowych i pojawiających się wątpliwości z oddzieleniem rozmów prywatnych od służbowych, wówczas uznaje się, że zostaje wystawiona refaktura obciążająca pracowników za koszty prywatnych rozmów, zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o VAT – usługa zostaje opodatkowana w dacie wystawienia faktury. W momencie wystawiania refaktury pracownikom należy zastosować tą samą stawkę VAT co na fakturze pierwotnej.

Sprawdź jak w obszarze finansowo-księgowym wspieramy dynamicznie rozwijających się przedsiębiorców >> 

Miejsce opodatkowania

Określenie miejsca opodatkowania następuje zgodnie z określeniem siedziby danego kontrahenta:

  • miejsce świadczenia związane jest z opodatkowaniem VAT w Polsce – miejsce dokonania dostawy lub odsprzedawanego towaru, miejsce świadczenia odsprzedawanej usługi znajduje się na terytorium Polski;
  • miejsce świadczenia nie jest związane z opodatkowaniem VAT w Polsce – miejsce świadczenia dostawy, lub odsprzedawanego towaru, miejsce świadczenia odsprzedawanej usługi nie znajduje się na terytorium Polski.

W momencie, kiedy miejsce świadczenia nie jest powiązane z terytorium Polski, taka refaktura powinna być fakturą uproszczoną, tzn., bez stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem.

 

Obowiązek podatkowy

W przypadku refakturowania ustalenie obowiązku podatkowego w VAT nie jest takie oczywiste, ponieważ w żadnych przepisach prawa nie zostało to jednoznacznie przedstawione. Przeważnie moment powstania obowiązku VAT przy refakturowaniu usług pokrywa się z momentem wykonania usługi dla pierwszego wykonawcy świadczenia, a jeśli sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury, to z chwilą jej wystawienia. Stanowisko takie potwierdza Minister Finansów w interpretacji z dnia 12.12.2014 IPPP1/443-1138/14-4/MP

Obowiązek podatkowy z tytułu odsprzedaży usług powstanie zatem z chwilą ich wykonania, przy czym, za datę wykonania usługi przez Wnioskodawcę, należy uznać dzień, w którym wykonana została dana czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a nie jak wskazuje Wnioskodawca – moment obciążenia beneficjenta usługi przez refakturującego (wystawienie refaktury).

W przypadku refakturowania mediów należy odnieść się do art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, który mówi, że w przypadku świadczenia usług polegających na dostawie prądu, gazu, odprowadzenia ścieków, telekomunikacyjnych itp., obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Warunkiem jednak jest to, aby faktura została wystawiona w ustawowym terminie, czyli nie później niż z upływem terminu płatności.

Przychód z tytułu wystawienia refaktury w orzecznictwie sądów i organów skarbowych powstaje na ogół w chwili wykonania usługi lub jej części, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania należności. Jeśli jednak strony określą okresy rozliczeniowe, wtedy przychód powstaje na ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Młodszy specjalista ds. księgowości. Departament Outsourcingu, Grant Thornton

Zobacz także

Skomentuj