Faktury ustrukturyzowane będą obligatoryjne już od 18 kwietnia br. w zamówieniach publicznych, jednak wyłącznie dla zamawiających. Wykonawcy na razie będą mieli jedynie możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej. Zobowiązani będą do tego dopiero od 1 listopada 2020 roku.
Z dniem 18 kwietnia br. wchodzi w życie ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Zobowiązuje następujące podmioty administracji publicznej do przyjmowania ustrukturyzowanych e-faktur od usługodawców:
- organy władzy publicznej (w tym jednostki samorządu terytorialnego),
- uczelnie publiczne,
- spółki komunalne.
Usługodawcom na razie przysługuje jedynie prawo do wystawiania faktur w postaci elektronicznej. Od 1 listopada 2020 roku będą mieli taki obowiązek.
Wyjątek od w/w ustawy będą stanowiły zamówienia objęte tajnością z racji ochrony bezpieczeństwa państwa.
Ustrukturyzowane, czyli?
Zgodnie z unijną dyrektywą e-faktury będą musiały posiadać format EDI, który umożliwi automatyczne przetwarzanie zawartych w nich danych przez systemy informatyczne, bez konieczności angażowania ludzi do obsługi tego procesu. Inaczej, niż w przypadku faktur papierowych czy w formacie PDF, które wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego. Takie rozwiązanie ma na celu m.in.: „zmniejszenie zatorów płatniczych i liczby błędnych oraz fałszywych faktur w obiegu, oszczędność czasu i pieniędzy”.
Na razie tylko e-realizacja
Wchodząca już za kilka dni w życie ustawa na razie nie wprowadza pełnej elektronizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Odnosi się jedynie do etapu jego realizacji.
Proces wystawiania i przyjmowania ustrukturyzowanych faktur (tj. w pełni zautomatyzowanej wymiany rozliczeń) w zamówieniach publicznych będzie obsługiwany za pośrednictwem tzw. Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Przy jej pomocy będzie można przesyłać następujące dokumenty:
- faktury i faktury korygujące,
- zlecenie dostawy (zamówienie),
- awizo dostawy,
- potwierdzenie odbioru,
- noty księgowe.
Jak skorzystać z PEF?
Przedsiębiorcy mogą korzystać z PEF bezpłatnie, wchodząc na rządową stronę: https://efaktura.gov.pl/uslugi-pef/. Tam mają do wyboru aplikację webową lub desktopową, z którymi mogą się łączyć na trzy sposoby:
- poprzez stronę WWW,
- łącząc swój system ERP z PEF przez nowoczesne API,
- pobierając i instalując aplikację PEF na swoim komputerze.
Na podstawie umów zawartych z Ministerstwem Przedsiębiorczości i Technologii, Usługi PEF świadczy dwóch Brokerów: Firma Infinite IT Solutions oraz Konsorcjum PEFexpert. Usługi obu dostawców mają takie same funkcjonalności, ale różnią się wyglądem aplikacji.
