Obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych w zamówieniach publicznych przez zamawiających wszedł w życie już w kwietniu br. dla transakcji o wartości powyżej 30 000 euro. Od 1 sierpnia zostanie rozszerzony i będzie dotyczył wszystkich zamówień publicznych.
Obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych dotyczy zamawiających, którzy stosują się do przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych lub Ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym. Wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w naszym kraju odbywa się w dwóch etapach. Od 18 kwietnia b.r. obowiązek dotyczył odbioru przez zamawiających dla zamówień powyżej 30 000 euro. Od 1 sierpnia będzie dotyczył wszystkich zamówień publicznych.
Inne kraje korzystające z faktur ustrukturyzowanych
Polska nie jest pierwszym krajem, który wprowadził faktury ustrukturyzowane. Jednakże na razie ten format faktury dotyczy wyłącznie zamówień publicznych.
Wśród państw, które dostosowały już swoje przepisy do obowiązujących w Unii Europejskiej są m.in.:
a) Francja i Hiszpania – gdzie wprowadzono obowiązek wystawiania przez wszystkie przedsiębiorstwa elektronicznych faktur ustrukturyzowanych do podmiotów administracji publicznej w zamówieniach publicznych;
b) Włochy i Turcja – gdzie obowiązek przesyłania e-faktur przez centralną platformę rządową istnieje nawet w transakcjach, w których nie biorą udziału podmioty administracji publicznej.
Jak wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych?
Do przesyłania faktur ustrukturyzowanych została stworzona Platforma Elektronicznego Fakturowania – PEF (https://efaktura.gov.pl/). Skierowana jest do zamawiających w zamówieniach publicznych i wykonawców zamówień publicznych.
Od 1 kwietnia 2019 r. została udostępniona możliwość zakładania kont na tej platformie. W ramach jednego konta jest możliwy dostęp dla wielu użytkowników posiadających indywidualne loginy i hasła. PEF składa się z 5 usług: zamówienia, awiza dostawy, potwierdzenia odbioru, faktury korygującej oraz noty księgowej. Obowiązkowy jest jedynie odbiór faktury ustrukturyzowanej, natomiast wystawienie pozostałych dokumentów jest opcjonalne.
Faktury ustrukturyzowane są kolejnym krokiem w cyfryzacji procedur dotyczących przedsiębiorców. Pliki w strukturach XML są coraz częściej spotykane w naszych zadaniach i obowiązkach. Dobrze byłoby wprowadzić w naszym kraju obowiązek faktury ustrukturyzowanej dla wszystkich przedsiębiorców. Zdecydowanie ułatwiłoby to konfiguracje np. na potrzeby JPK w programach księgowych, magazynowych czy do wystawiania faktur.
autor: Anna Świątek, zespół The Center of Excellence
