Szef firmy odpowiada za błędy księgowego

Zrzec się całkowicie odpowiedzialności za obowiązki z zakresu rachunkowości – nie można. Ciążą na kierowniku jednostki, np. wspólniku czy zarządzie spółki. Natomiast można się tą odpowiedzialnością podzielić, choć i tak zawsze kierownik jednostki odpowiada za rachunkowość z tytułu nadzoru.

Zasady odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków z zakresu rachunkowości regulują zapisy Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r., poz. 330, dalej: uor). Odpowiedzialność ta spoczywa na kierowniku jednostki (art. 4 ust. 5 uor) – osobie lub organie wieloosobowym (z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez tę jednostkę). Gdy w ramach wieloosobowego organu zarządzającego nie została wyznaczona osoba odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Z odpowiedzialności mogą zostać wyłączeni poszczególni członkowie, jeżeli tak stanowią wewnętrzne przepisy jednostki, np. uchwała zarządu.
W zależności od formy prawnej firmy, kierownik jednostki, to:

• w przypadku spółki jawnej i cywilnej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
• w przypadku spółki partnerskiej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd,
• w przypadku spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
• w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub wykonującej wolny zawód – ta osoba,
• w przypadku postępowania upadłościowego – likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w tym postępowaniu.

Odpowiedzialność karna

Grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2 (albo obu tym karom łącznie – zgodnie z art. 77 uor), podlega ten, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:

• nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych;
• niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych.

Poza tym kara grzywny albo ograniczenia wolności (wg art. 79 uor) grozi temu, kto:

• nie poddaje sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta;
• nie udziela biegłemu rewidentowi informacji, wyjaśnień, oświadczeń (lub udziela niezgodne ze stanem faktycznym informacje, wyjaśnienia, oświadczenia) albo nie dopuszcza go do pełnienia obowiązków;
• nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia;
• nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności jednostki we właściwym rejestrze sądowym;
• nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów wspólnikom czy akcjonariuszom.

Dochodzenia w sprawach o przestępstwa z art. 77 oraz 79 uor odbywają się w ramach postępowań o charakterze uproszczonym.

Podział odpowiedzialności

Jeżeli kierownik jednostki powierzy określone obowiązki z zakresu prowadzenia rachunkowości innej osobie za jej zgodą (z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury), to i tak nie uniknie odpowiedzialności z tytułu nadzoru nad zleconymi zadaniami.

Wyrażenie zgody na przejęcie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych musi być sporządzone w formie pisemnej i może mieć miejsce przy zatrudnieniu księgowego na etacie, jak również na podstawie np. umowy o usługowe prowadzenie ksiąg. Przyjmujący odpowiedzialność odpowiada jak sprawca za przestępstwa i wykroczenia (Kodeks karny skarbowy) związane z prowadzeniem ksiąg czy rozliczaniem należności publicznych.

Zatem zarówno na kierowniku, jak i na osobie faktycznie prowadzącej sprawy księgowe jednostki, spoczywa odpowiedzialność karna wynikająca z ustawy o rachunkowości czy też karna skarbowa za skutki ewentualnych błędów czy zaniedbań.

Etatowego pracownika w przypadku błędu można obciążyć karą finansową do maksymalnej wartości trzykrotności jego wynagrodzenia. Natomiast zewnętrzne biuro rachunkowe – ustawowo zobowiązane do posiadania zawodowego ubezpieczenia OC – odpowiada za swoje działania w takim zakresie, jaki definiuje wiążąca strony umowa (o ile nie stoi w sprzeczności z innymi, nadrzędnymi regulacjami). Nierzetelnemu biuru rachunkowemu grożą sankcje bez względu na to, czy w wyniku wadliwego wykonania usługi dana jednostka faktycznie poniosła szkodę, czy została na nią jedynie narażona. W takiej sytuacji wypłaty odszkodowania należy dochodzić u ubezpieczyciela owego nierzetelnego biura rachunkowego. Jednak takie sprawy mogą się ciągnąć długimi miesiącami czy latami, dlatego tak ważne jest, by kierownik jednostki był pewien osób, którym powierza obowiązki dotyczące rachunkowości.

Obowiązki kierownika jednostki

Zadania, które należą do zakresu odpowiedzialności każdego kierownika jednostki, są dokładnie opisane w ustawie o rachunkowości. Obejmuje je poniższa lista.

1. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej w języku polskim i aktualizuje dokumentację opisującą zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności:

• określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
• metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
• sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych (m.in. zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych);
• system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

2. W przypadku, gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania. Oprócz tego zobowiązany jest zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą tych organów.

3. Do obowiązków kierownika jednostki należy również ustalenie zdolności jednostki do kontynuowania działalności w dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy, niż jeden rok od dnia bilansowego. Kierownik jednostki uwzględnia przy tym wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. One bowiem mają wpływ na decyzję, czy przyjęcie założenia o kontynuacji działalności jest zasadne, czy też nie, co w konsekwencji skutkuje odpowiednią wyceną aktywów i pasywów.

4. Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu odpowiedniej metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Sposoby ewidencji możliwe do zastosowania to: ilościowa, wartościowa, ilościowo-wartościowa oraz metoda odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączona z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

5. Kierownik określa również sposób postępowania, jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub egzemplarz dowodu, w szczególności wskazuje, który dowód lub egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji (nie dotyczy to jednak zakupów opodatkowanych podatkiem od towarów i usług oraz skupu metali nieżelaznych od ludności).

6. Kolejnym obowiązkiem kierownika jednostki jest zapewnienie sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawienie go właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Oprócz tego, w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza sprawozdanie z działalności jednostki. Jest przy tym zobowiązany do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie powyższego obowiązku. Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a także kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

7. Kierownik jednostki, która ma obowiązek poddać się badaniu sprawozdania finansowego, zawiera z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdania finansowego umowę o badanie lub przegląd w terminie umożliwiającym jego udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Jest również zobowiązany do udostępnienia biegłemu rewidentowi przeprowadzającemu badanie, ksiąg rachunkowych oraz dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów oraz wszelkich innych dokumentów, jak również udzielenia wyczerpujących informacji, wyjaśnień i oświadczeń. W przypadku rozwiązania umowy o badanie lub przegląd, kierownik jednostki informuje niezwłocznie Komisję Nadzoru Audytowego.

8. Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta – jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały, bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, także w przypadku jednostek zobowiązanych do jego sporządzenia, oraz sprawozdanie z działalności jednostki – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

9. Kierownik jednostki obowiązany jest także złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego, stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia, wraz z opinią biegłego rewidenta oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Ogłoszenie następuje w ogólnokrajowym dzienniku urzędowym „Monitor Sądowy i Gospodarczy”, a w odniesieniu do spółdzielni – w „Monitorze Spółdzielczym”.

10. Kierownik jednostki ma także obowiązek poinformować właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania zbiorów jednostek, które zostały zlikwidowane.

Grunt, to zaufanie

Jak widać powyżej, na kierowniku jednostki ciąży mnóstwo szalenie odpowiedzialnych zadań. Rzadko kiedy sam ma możliwość, czas i umiejętności, by prowadzić księgi rachunkowe zarządzanego przez siebie podmiotu. Tym ważniejsze jest, dla jego osobistego bezpieczeństwa, a także codziennego funkcjonowania firmy i możliwości jej rozwoju, by zadaniami obejmującymi rachunkowość zajmowały się osoby godne zaufania, rzetelne i profesjonalne. Z rachunkowością bowiem nie ma żartów.

Magdalena Augustynowicz
Senior Menedżer
Grant Thornton