Karty benefitowe, czyli jak obdarować pracowników i uniknąć kłopotów z ZUS

Celem ustawodawcy w zakresie ZFŚS było niwelowanie nierówności społecznych poprzez ulgowe usługi i świadczenia. Dlatego wszelkie dopłaty, aby realizować postulaty ustawy i jednocześnie korzystać ze zwolnień ze składek ZUS, powinny być tak ustalone, że wraz z polepszeniem sytuacji materialno-bytowej rodziny w szczególności wraz ze wzrostem dochodu na jednego członka rodziny powinna maleć wartość dopłaty.

Pracownicy mający najtrudniejszą sytuacje rodzinną i życiową powinni otrzymać dopłatę najwyższej wartości.

W praktyce zastosowanie przepisów przedmiotowej ustawy w zakresie dopłat do kart benefit w kontekście zwolnienia ich ze składek ZUS, nastręcza wiele problemów. Z analizy orzecznictwa oraz indywidualnych interpretacji ZUS wynika, iż w przypadku wypłaty świadczenia dla większej liczby osób, bardzo mało prawdopodobne jest aby ich sytuacja materialna, życiowa i rodzinna była taka sama, stąd świadczenia o równej wysokości uznawane są za świadczenia dodatkowe a nie o charakterze socjalnym. Dlatego niezwykle istotne jest zróżnicowanie wartości tych dopłat, ponieważ odzwierciedla zróżnicowaną sytuację rodzinną.

Jeżeli regulamin ZFŚS określając sposób wydatkowania środków z Funduszu, a także zasady jego gromadzenia, ustala te zasady jedynie dla świadczeń socjalnych tzn. dla świadczeń, których udzielenie zależy od łącznego wystąpienia kryterium materialnego rodzinnego
i życiowego. to wszelkie dopłaty powinny być przyznawane po łącznym uwzględnieniu ww. kryteriów, także w wypadku tak popularnych kart sportowych i kinowych.

Komisja Socjalna na etapie przyznawania świadczeń powinna w szczególności uwzględniać następujące okoliczności w obrębie danego kryterium, tj.:

  1. Sytuację materialną odzwierciedlaną przez np. dochód pracownika oraz dochód na członka rodziny pracownika.
  2. Sytuację rodzinną odzwierciedloną np. przez liczbę dzieci, ich wiek, stan zdrowia, liczbę innych członków rodziny (w tym pozostających całkowicie na utrzymaniu pracownika, ich wiek, stan zdrowia).
  3. Sytuację życiową, która z definicji jest zmienna i zależy od okoliczności. Może być uwzględniana np. w sytuacji wypadków i zdarzeń losowych (utrata pracy przez drugiego z rodziców, ciężkie warunki mieszkalne, ciężka choroba osoby bliskiej – niekoniecznie domownika, inne zdarzenia). Wymaga każdorazowo wnikliwej oceny.

Warto mieć na uwadze to, że przyznanie świadczenia z pominięciem ww. kryteriów musi skutkować odmową uznania go za świadczenie socjalne, co pociągnie za sobą konsekwencje w postaci obowiązku odprowadzenia składek do ZUS.

Pewnym zabezpieczeniem może być wprowadzenie większego zróżnicowania sytuacji pracowników oraz wartości przyznawanych świadczeń i dopłat, np. poprzez ustalenie dodatkowych progów dochodu na członka rodziny (zamiast trzystopniowej skali – zastosować skalę 6 stopniową, która bardziej oddaje zróżnicowanie pracowników). Obowiązkiem Komisji Socjalnej jest wnikliwe badanie sytuacji rodzinnej i życiowej pracowników, gromadząc w tym celu materiał dowodowy. Ustalenie progów dochodowych powinno być poprzedzone indywidualnymi rozmowami z pracownikami lub przeprowadzeniem anonimowych sondaży.

Samo przyznawanie świadczeń (co jest decyzją uznaniową), powinno być dokonywane
na podstawie rozmów lub pisemnych oświadczeń, dokumentacji zgromadzonej w aktach, informacji powziętych od innych osób, czy własnych obserwacjach pracodawcy. Dotyczy
to również finansowania prezentów świątecznych dla pracowników (kwestię tę opisywaliśmy w osobnym artykule). wszelką wątpliwość działania te muszą mieć oparcie
w faktach.

Na koniec trzeba podkreślić, że pomimo braku obowiązku gromadzenia dokumentacji będącej podstawą decyzji Komisji Socjalnej, należy mimo to przemyśleć wprowadzenie wymogu gromadzenia takiej dokumentacji, która posiadałaby walor dowodowy
w ewentualnych kontrolach ZUS.

Monika Smulewicz

Dyrektor Zarządzający/Partner
Grant Thornton

Zobacz także

Skomentuj