Kary umowne i wypłacone odszkodowanie to nie zawsze koszty podatkowe

Zasadniczo kary umowne i odszkodowania, wypłacane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli służą osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła. W tej kwestii przepisy są dość restrykcyjne.

Zgodnie z ogólną definicją kosztu podatkowego z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”. Nie mogą być one następstwem naruszenia przepisów prawa, niedbalstwa czy innych nieracjonalnych działań podatnika.

W przypadku nieprawidłowego wykonania umowy zawartej z kontrahentem, przedsiębiorca może być zobowiązany do zapłaty określonych kar umownych. Ich wysokość czy też rodzaje uchybień objętych groźbą kary są uregulowane w umowie zawartej pomiędzy stronami. Jeśli możliwe będzie powiązanie ich z działaniem w celu osiągnięcia przychodów, czy też ich zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, przedsiębiorca będzie mógł zakwalifikować je jako koszty podatkowe.

I tak na przykład może się okazać, że w trakcie realizacji przedmiotu umowy, przedsiębiorcy bardziej opłaca się zerwać umowę i ponieść karę umowną. Z ekonomicznego punktu widzenia, dla niego takie rozwiązanie jest bardziej opłacalne niż kontynuacja realizacji zlecenia. W takiej sytuacji można powiązać karę umowną z przychodami firmy, a tym samym zaliczyć ją do kosztów podatkowych.

Kara umowna a odszkodowanie

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku odszkodowania. Zgodnie z przepisami prawa odszkodowanie powinno obejmować nie tylko straty, które poszkodowany poniósł, ale także korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby szkoda nie zaistniała.

Odszkodowanie z tytułu nieprawidłowego wykonania umowy (na przykład w sytuacji opóźnienia w dostarczeniu towaru z winy sprzedawcy) można zaliczyć do kosztów podatkowych. Warunkiem jest jedynie wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem wydatków związanych z odszkodowaniami a możliwością osiągnięcia przychodów.

Należy jednak pamiętać, że jeśli w umowie strony zawarły zapis o karach, to, o ile umowa nie mówi inaczej, strona poszkodowana nie ma prawa domagać się odszkodowania z tytułu uchybień w realizacji kontraktu.

Kiedy kara nie jest kosztem podatkowym

Ustawa o CIT jednoznacznie wskazuje, w jakich przypadkach kar umownych i odszkodowań nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 22, nie uważa się za koszty podatkowe kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Natomiast kara za opóźnienie w przekazaniu dokumentów czy informacji uzgodnionych w umowie, będzie zatem kosztem uzyskania przychodu.

Ponadto do kosztów uzyskania przychodu nie mogą być zaliczone między innymi kary za nieprzestrzeganie przepisów w zakresie ochrony środowiska, czy też za niewykonanie nakazów w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Również w katalogu wykluczającym znalazły się dodatkowe opłaty, kwoty dodatkowe i opłaty sankcyjne, które, zgodnie z przepisami o cenach, podlegają wpłaceniu do budżetu państwa, a także kwoty dodatkowych opłat wymierzone przez ZUS.

Moment ujęcia kary umownej

Kary umowne, które można zaliczyć do kosztów podatkowych, należy zakwalifikować do kosztów pośrednio związanych z przychodami firmy. W związku z tym podlegają ujęciu w kosztach podatkowych w dacie poniesienia.

W przypadku podatników prowadzących księgi rachunkowe będzie to dzień, w którym koszty zaksięgowano (ujęto w księgach rachunkowych) zgodnie ze stosownym dokumentem, jak na przykład nota księgowa. Natomiast podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów, kosz ten ujmują w dacie wystawienia dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Otrzymanie kary umownej i jej zapłata zaliczane są dla celów rachunkowych do pozostałej działalności operacyjnej (zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości). Należy je ująć zgodnie z zasadą memoriału, czyli w roku obrotowym, którego dotyczą niezależnie od terminu ich zapłaty.

Orzeczenia nie zawsze korzystne dla podatników

Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku kar umownych na przykład związanych z nieterminowością usług, sądy wydają skrajnie różne orzeczenia. Nie wszystkie są korzystne dla podatników. Zaliczanie więc kosztów kar i odszkodowań do kosztów uzyskania przychodów jest związane z dużym ryzykiem sporu z organami podatkowymi, dlatego też warto każdorazowo wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.

Teresa Żołądek
Menedżer