Samofakturowanie, czyli fakturę sprzedaży wystawia nabywca

Podstawowym dokumentem poświadczającym dokonanie transakcji sprzedaży w myśl ustawy o podatku od towarów i usług jest faktura VAT. Co do zasady wystawia ją i przekazuje nabywcy podmiot dokonujący dostawy towarów bądź świadczący usługi czyli sprzedający. Przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług dopuszczają jednak odstępstwo od tej reguły. W niektórych przypadkach to nabywca może wystawiać fakturę dokumentującą transakcję kupna-sprzedaży w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Sytuację tę określa się mianem samofakturowania. Samofakturowanie, czyli tzw. self-billing, jest dość mało znanym sposobem dokumentowania transakcji. Nie każdy przedsiębiorca ma świadomość, że ma taką możliwość.

Jakie warunki muszą zostać spełnione?

Ustawodawca wymaga, by wdrożenie procesu samofakturowania poprzedzone zostało zawarciem umowy w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika oraz zapisaniem w niej procedury zatwierdzania faktur przez podatnika. Przepisy nie precyzują co, oprócz procedury akceptacji faktur, powinno znaleźć się w umowie oraz w jakiej formie powinna ona zostać zawarta. Do celów dowodowych warto jednak zadbać o to, by umowa została zawarta na piśmie. Z treści umowy powinno wynikać upoważnienie nabywcy do wystawiania faktur, faktur zaliczkowych, faktur korygujących oraz ich duplikatów w imieniu i na rachunek sprzedawcy oraz zobowiązanie się nabywcy do ich wystawiania zgodnie z przepisami. Umowa powinna określać termin na jaki została zawarta oraz zakres towarów i usług, których sprzedaż ma być dokumentowana fakturami wystawianymi przez nabywcę, sposób przekazywania wystawionych faktur oraz terminy ich dostarczania. Termin przedstawiania faktur sprzedawcy w celu ich akceptacji powinien zostać określony tak, by miał on możliwość rozliczenia podatku w terminie.

Procedura zatwierdzania faktur przez sprzedawcę

Umowa w sprawie fakturowania musi określać sposób zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Regulacje prawne nie przedstawiają wytycznych, jak ta procedura powinna wyglądać. Sposób akceptacji faktur jest zależny wyłącznie od woli stron umowy. Jak wskazuje A. Bartosiewicz: „sposób zatwierdzania faktur został pozostawiony uznaniu stron porozumienia o wystawianiu faktur przez nabywcę. Może on być dowolny, byle pozwalał na jednoznaczne rozstrzygnięcie, czy dana faktura została zatwierdzona przez nabywcę, czy też nie” (Komentarz do art. 106d ustawy o podatku od towarów i usług, Lex 2013). Dopuszczalne jest zastosowanie procedury tzw. milczącej akceptacji. Sprzedawca ma wówczas określony w umowie termin na wniesienie zastrzeżeń do wystawionej przez nabywcę faktury. Jeśli w określonym terminie nie zgłosi sprzeciwu, faktura jest uznawana za zaakceptowaną. Organy podatkowe uznają tzw. milczące zatwierdzenie za działanie prawidłowe. Prawidłowość stosowania procedury milczącej akceptacji faktur potwierdzają m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 24 kwietnia 2014 r., nr. ILPP2/443-139/14-2/MN oraz interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2015 r., nr. IBPP2/443-1043/14/IK. Ważne jest, by sprzedający zaakceptował każdą fakturę wystawioną przez kupującego. Dopiero po zaakceptowaniu dokumentu staje się on pełnoprawną fakturą sprzedaży stanowiącą podstawę rozliczenia przez sprzedawcę należnego podatku VAT oraz odliczenia podatku przez nabywcę. Odliczenie podatku naliczonego przez nabywcę jest możliwe dopiero po zatwierdzeniu faktury przez sprzedającego.

Faktury wystawiane przez nabywcę

Faktura wystawiona przez nabywcę powinna spełniać wymogi ustawowe wskazane w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. W praktyce oznacza to, że oprócz tego, że powinna zawierać te same elementy co standardowa faktura musi zostać oznaczona terminem „samofakturowanie”. Ustawodawca wymaga, by wyraz ten znalazł się na fakturze. Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 4 lutego 2014 r., nr IBPP4/443-555/13/LG dopuszcza zastąpienie słowa „samofakturowanie” odpowiadającym mu wyrazem w języku obcym, np. „self-billing”, jeśli faktura została wystawiona przez podatnika z innego kraju członkowskiego Unii Europejskiej.  Sprzedawca po zaakceptowaniu faktury wystawionej przez nabywcę powinien ująć ją w swojej ewidencji sprzedaży i na jej podstawie naliczyć podatek VAT.

Wady i zalety

Nieprawidłowe zorganizowanie procesu samofakturowania naraża sprzedawcę na nieprawidłowe wypełnienie deklaracji VAT i niedotrzymanie terminu zapłaty podatku. Wystawianie faktur w trybie samofakturowania może jednak okazać się dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców mających problem z terminowym otrzymywaniem faktur od sprzedawców lub gdy mamy do czynienia z ciągłością przeprowadzanych transakcji z jednym lub wieloma kontrahentami. Dzięki wdrożeniu procesu samofakturowania nabywca może mieć pełną kontrolę nad treścią faktur, co również może stanowić pewną wartość dla Spółki.