Podpis elektroniczny dla obcokrajowca

Coraz więcej deklaracji trzeba będzie składać do Urzędu Skarbowego tylko i wyłącznie w sposób elektroniczny. Problem powstaje, gdy Spółką zarządza obcokrajowiec.

W celu zorganizowania podpisu elektronicznego i możliwości wysyłania deklaracji w sposób elektroniczny przez obcokrajowca przebywającego poza granicami kraju, musimy wykonać następujące kroki:

Organizacja numeru PESEL dla obcokrajowca

PESEL będzie potrzebny tylko i wyłącznie do uzupełnienia jednego z wymaganych pól w pełnomocnictwie UPL-1.

Organem wyznaczonym do wydawania numeru PESEL dla obcokrajowca jest Urząd Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy (http://www.srodmiescie.warszawa.pl/).
W celu uzyskanie bliższych informacji zachęcam do kontaktu z Urzędem bezpośrednio pod numerem 0224439138.

W Urzędzie należy złożyć:

– Wniosek o nadanie numeru PESEL http://www.um.warszawa.pl/sites/default/files/wniosek_o_nadanie_nr_pesel.pdf

W punkcie 7 wniosku należy wpisać  następującą podstawę prawną: “Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych ( Dz.U. 1992 Nr 21 poz. 86 tekst ujedn.) Art. 27 ust.1c oraz Ustawa o podpisie elektronicznym (Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450)”

– Ksero strony paszportu z danymi oraz zdjęciem potwierdzone za zgodność z oryginałem u notariusza w Państwie, którego obywatelem jest obcokrajowiec. Następnie dokument winien być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych zgodnie z danymi ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości                                            http://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html

– Ksero aktu urodzenia potwierdzone za zgodność z oryginałem u notariusza w Państwie, którego obywatelem jest obcokrajowiec. Następnie dokument winien być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych zgodnie z danymi ze strony  Ministerstwa Sprawiedliwości http://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html

Po przesłaniu dokumentów do Urzędu, należy czekać około 2 tygodniu na nadanie numeru PESEL. Powyższa czynność nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty.

Wypełnienie UPL-1

Po otrzymaniu numeru PESEL dla obcokrajowca, możemy przystąpić do wypełnienia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej –UPL-1  i przesłać do Urzędu Skarbowego, do którego przynależy Spółka.

Przy pełnomocnictwie UPL-1 nie jest pobierana opłata skarbowa.

Organizacja podpisu elektronicznego

Niektóre firmy oferujące certyfikowany podpis elektroniczny wprowadziły możliwość wysyłki podpisu elektronicznego podpisu do klienta, bez wymogu osobistego stawiennictwa w placówce wydającej podpis.

Procedura wygląda w sposób następujący:

– Nabywamy podpis elektroniczny (jeszcze nie aktywowany). Firma sprzedająca przesyła nam sprzęt, kartę aktywacyjną z unikalnym numerem oraz wniosek.

– Na wniosek nanosimy numer karty aktywacyjnej i wypełniamy danymi osoby, która ubiega się o podpis elektroniczny. Wypełniony dokument winien być potwierdzony za zgodność z oryginałem u notariusza w Państwie, którego obywatelem jest obcokrajowiec. Następnie dokument winien być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego na język polski.

– Organizujemy także ksero strony paszportu z danymi oraz zdjęciem potwierdzone za zgodność z oryginałem u notariusza w Państwie, którego obywatelem jest obcokrajowiec. Następnie dokument winien być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego na język polski.

Dokumenty w oryginale muszą trafić do firmy oferującej certyfikowany podpis elektroniczny, która aktywuje uprzednio przesłany podpis elektroniczny.

Podpis elektroniczny jest odpłatny.

Oprogramowanie do wysyłki deklaracji

Do wysyłki  deklaracji do Urzędu Skarbowego mogą nam posłużyć odpłatne programy dostępne na rynku. Zainstalowanie tego programu nie wymaga konieczności posiadania polskiego systemu operacyjnego na komputerze obcokrajowca.

Podsumowując, po przejściu powyższej drogi, jesteśmy w stanie zorganizować sprawnie funkcjonujący podpis elektroniczny, nie wymagający wizyty obcokrajowca w Polsce. Zachęcam do zorganizowania w tym samym czasie dokumentów u notariusza na potrzeby PESEL oraz podpisu elektronicznego. A następnie zbiorcze przekazanie do tłumacza.

Równocześnie podzielę się informacją, że Departament Bezpieczeństwa i Ochrony Informacji jest w trakcie pracy nad wprowadzeniem możliwości używania przez obcokrajowców na terenie Polski podpisów elektronicznych uzyskanych przez nich w innych krajach Unii Europejskiej. Najwcześniej taka opcja będzie dostępna w II kwartale 2017 roku.  Nie są prowadzone prace nad możliwością korzystania w Polsce z podpisów elektronicznych, pochodzących z krajów nienależących do Unii Europejskiej.

Anna Zapart
Senior Manager
Grant Thornton