Zostało już tylko 5 dni na przeprowadzenie inwentaryzacji!

Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji, czyli okresowego ustalenia lub sprawdzenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, wynika z art. 26 oraz 27 Ustawy o rachunkowości. Jest ona elementem rachunkowości jednostki, odpowiedzialność za którą ponosi jej kierownik jednostki. Rozpoczyna się nie wcześniej niż na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończy 15 stycznia następnego roku.

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona w sposób rzetelny i z należytą starannością, gdyż jest podstawą wiarygodnej wyceny bilansowej i poprawnego sprawozdania finansowego. Zgodnie z zasadą kompletności podlegają jej wszystkie składniki majątku firmy. Przeprowadza się ją metodą:

• spisu z natury – polega na przeliczaniu, ważeniu, mierzeniu poszczególnych składników aktywów posiadanych przez jednostkę, wycenie ich ilości, porównaniu wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz następnie na wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych
• potwierdzenia sald – należy uzyskać od banków i kontrahentów potwierdzenie prawidłowości stanu aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, a także należności (w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów) oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic względem wartości wykazanych w księgach rachunkowych
• weryfikacji – jeśli przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – dokonuje się porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikuje wartości składników aktywów i pasywów.

Wybór właściwej metody jest ściśle określony w art. 26 pkt 1 UoR i uzależniony od rodzaju składników aktywów i pasywów posiadanych przez jednostkę.

Zgodnie z art. 26 pkt 3, czynności w ramach inwentaryzacji można rozpocząć na trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego, ale muszą zostać zakończone 15 stycznia roku następnego. W przypadku więc jednostek, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, inwentaryzację za 2016 r. można było rozpocząć już 1 października 2016 r., ale należy ją zakończyć do 15 stycznia 2017 r. Inwentaryzację, przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości. Ustawa o rachunkowości dopuszcza ponadto różną częstotliwość dokonywania inwentaryzacji. I tak na przykład raz na dwa lata przeprowadzana jest inwentaryzacja w przypadku zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów przechowywanych na strzeżonych stanowiskach (czyli dozorowanych w sposób ciągłym, zamknięte dla osób nieuprawnionych miejscach przechowywania), dla których jest prowadzona ewidencja ilościowo-wartościowa.

Tylko w enumeratywnie wskazanych w art. 26 pkt 5 przypadkach można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji w ogóle, tj:

• w przypadku ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt 3 UoR jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych;
• w przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji;
• w przypadku zawieszenia działalności, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3b UoR jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.

Nadrzędnym celem inwentaryzacji jest ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów, a także urealnienie wartości tychże wynikających z ewidencji księgowej, co stanowi podstawę do właściwej wyceny bilansowej. Jak wskazuje art. 27 pkt 1 i 2 fakt przeprowadzenia i wyniki inwentaryzacji powinny zostać odpowiednio udokumentowane i powiązane z odpowiednimi zapisami w księgach rachunkowych. Ujawnione różnice muszą zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadka termin inwentaryzacji.

Do właściwego przeprowadzeniu inwentaryzacji niezbędny będzie regulamin inwentaryzacji, zazwyczaj stanowiący część polityki rachunkowości firmy. Co roku powinien być także ustalany odpowiedni harmonogram inwentaryzacji oraz powoływana dedykowana komisja inwentaryzacyjna. Inwentaryzacja wspiera procesy kontroli wewnętrznej. Ważne jest jednoznaczne wskazanie, na przykład w regulaminie obiegu dokumentów, kto i w jakim zakresie odpowiada za przeprowadzone operacje gospodarcze tak, aby dalsze rozliczenie wykazanych różnić inwentaryzacyjnych przebiegło w sposób właściwy.

Dokładny termin spisu z natury ustalany jest tak, aby jak najłatwiej było dokonać uzgodnienia wyników tego spisu z bieżącą ewidencją księgową. Dlatego najczęściej będzie to ostatni dzień danego miesiąca kiedy to najprościej jest uzyskać dane z systemu finansowo-księgowego, czy ewidencji magazynowej. Nie ma jednak przeszkód, aby ustalić spis na inny dzień. Jednak w przypadku jednostek, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta termin powinien zostać tak ustalony, aby umożliwić mu udział w spisie istotnych składników zapasów.

Zależnie od wielkości jednostki i posiadanych przez nią zasobów, należy odpowiednio się przygotować do inwentaryzacji. Jak zawsze pierwszym korkiem powinno być przygotowanie formalnej dokumentacji. Inwentaryzację rozpoczyna się od ustalenia faktycznego stanu wszystkich posiadanych składników aktywów i pasywów jednostki według stanu na dany dzień. Następnie dokonuje się porównania tego stanu z wielkościami odnotowanymi w ewidencji księgowej i ustala oraz wyjaśnia różnic tj. nadwyżki czy niedobory. Kolejny etapem jest rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za stwierdzone niedobory i szkody, a także doprowadzenie wartości wskazanych w ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym.

Należy pamiętać, że w proces inwentaryzacji zaangażowane są zazwyczaj osoby, które na co dzień wykonują inne zadania, stąd tak istotne jest wcześniejsze przygotowanie do tych czynności, aby przebiegły w sposób bezkolizyjny.

Teresa Żołądek
Menedżer
Grant Thornton