Środkami trwałymi w rozumieniu Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 15) są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:
– nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
– maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
– ulepszenia w obcych środkach trwałych,
– inwentarz żywy.
Przyjęcie ŚT
Każdy środek trwały występujący w danym przedsiębiorstwie wymaga wprowadzenia do ewidencji środków trwałych. Pozwala na to dokument księgowy OT, który stanowi jednocześnie dowód przyjęcia do użytkowania. W zależności od okoliczności pojawienia się ŚT w firmie, występują różne dokumenty będące podstawą do wystawienia OT:
– zakup ŚT: faktura od dostawcy / rachunek z dołączonym protokołem odbioru technicznego,
– wytworzenie ŚT: dokumentacja inwestycyjna,
– nieodpłatne nabycie ŚT: umowa spadku / umowa darowizny,
– ujawnienie ŚT w trakcie inwentaryzacji: spis z natury wraz z protokołem komisji inwentaryzacyjnej.
Za przygotowanie OT odpowiada dział administracyjno-gospodarczy. Wymagane jest wystawienie trzech egzemplarzy:
– pierwszy z nich trafia do kierownika działu administracyjno-gospodarczego, który ma za zadanie skontrolować OT pod względem merytorycznym,
– drugi otrzymuje dział księgowości, gdzie następuje kontrola finansowo-rachunkowa,
– trzeci przeznaczony jest dla podmiotu odpowiedzialnego materialnie za dany środek trwały.
Istotnym elementem OT jest jego data. Należy wystawić go z rzeczywistą datą przyjęcia danego środka trwałego do użytkowania. Wpływa to na właściwe ustalenie terminu rozpoczęcia odpisów amortyzacyjnych, a także na prawidłowość zapisów w ewidencji ŚT.
Poza właściwą datą, przy sporządzaniu OT nie należy zapomnieć również o:
– określeniu rodzaju dowodu,
– nadaniu numeru identyfikacyjnego,
– wskazaniu stron danego zdarzenia gospodarczego,
– podaniu nazwy, charakterystyki oraz wartości początkowej środka trwałego,
– podpisie osoby wystawiającej dowód, a także osoby, której wydano, bądź od której przyjęto dany majątek trwały,
– uzupełnieniu polecenia księgowania oraz jego uwierzytelnieniu podpisem osoby do tego upoważnionej (nie jest to wymagane w przypadku prowadzenia uproszczonej księgowości).
Szablon dowodu OT prezentuje się następująco:
Zmiana wartości ŚT
Wartość początkowa środka trwałego może ulec zmianie. Przykładem zwiększenia wartości ŚT jest jego ulepszenie, natomiast zmniejszenia odłączenie jego części składowej / peryferyjnej. Aktualizacja wartości ŚT jest bardzo istotna, ponieważ wpływa na wysokość odpisów amortyzacyjnych, które stanowią koszt uzyskania przychodu (KUP).
Zwiększenie wartości ŚT
Środek trwały można nazwać ulepszonym w momencie spełnienia jednocześnie trzech poniższych warunków podyktowanych przez Ustawę z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16g ust. 13) / Ustawę z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22g ust. 17):
– ŚT został przebudowany, rozbudowany, zrekonstruowany, zaadaptowany, bądź też zmodernizowany,
– suma wydatków poniesionych na powyższe czynności w danym roku podatkowym przekroczyła 3.500 zł,
– powyższe wydatki spowodowały wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia ŚT do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego ŚT i kosztami jego eksploatacji.
W sytuacji, gdy ulepszenie dotyczy amortyzowanego środka trwałego, zmianie ulega kwota od której naliczane są odpisy amortyzacyjne. Składa się na nią wartość początkowa ŚT powiększona o kwotę wydatków poniesionych na ulepszenie danego ŚT.
W momencie, kiedy modernizacja dotyczy całkowicie zamortyzowanego ŚT następuje wznowienie naliczania odpisów amortyzacyjnych, czyli wydłużenie okresu amortyzacji. Odpisy nalicza się wówczas tak, jak przy częściowo zamortyzowanym środku, czyli od kwoty, na którą składa się wartość początkowa ŚT powiększona o wydatki poniesione na ulepszenie. Ważne, aby suma odpisów nie przewyższyła zaktualizowanej wartości ŚT.
Zwiększenie ŚT można udokumentować przy użyciu dowodu księgowego OT, który co prawda służy do przyjmowania ŚT do używania, ale nie ma przeciwwskazań, aby użyć go również w tym przypadku.
Zmniejszenie wartości ŚT
Jeżeli chodzi o przypadek zmniejszenia wartości ŚT z powodu odłączenia jego części składowej / peryferyjnej, to wartość początkową należy umniejszyć o kwotę obliczoną dzięki poniższemu równaniu:
koszt umniejszenia cena nabycia / koszt odpisy amortyzacyjne
wartości początkowej = wytworzenia oddzielonej – przypadające na oddzielaną
środka trwałego części środka trwałego część środka trwałego
W powyższej sytuacji zmniejszenie wartości ŚT następuje w miesiącu kolejnym w stosunku do miesiąca, w którym nastąpiło odłączenie. Kwotę odpisów amortyzacyjnych dotyczących odłączanej części składowej / peryferyjnej oblicza się stosując metody oraz stawki amortyzacji zastosowane przy wyliczaniu odpisów amortyzacyjnych dotyczących danego ŚT.
Jeżeli po odłączeniu danej części nastąpi jej przyłączenie do innego ŚT, to zwiększenie wartości tego środka następuje w miesiącu modyfikacji, a nie miesiąc później.
Izabella Wasilewska
Asystent ds. księgowości
Grant Thornton
