Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Koniec roku to czas intensywnej pracy związanej z zamknięciem roku i przygotowaniem sprawozdania finansowego. W praktyce okres pierwszego kwartału następnego roku obrotowego jest czasem trwających prac bilansowych.
Dlaczego pierwszy kwartał?
Zgodnie z art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
- w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
- na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
- na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
- na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
– nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Oznacza to, że jednostki, w których dzień bilansowy przypada na 31 grudnia 2017r., mają obowiązek zamknąć księgi rachunkowe nie później niż do 31 marca 2018r.
Co po 31 marca 2018r.?
Czy to oznacza, że po tym dniu nie będzie możliwości dokonywania w księgach 2017 roku żadnych zapisów?
Często zdarza się, że po sporządzeniu sprawozdania finansowego za dany rok, natomiast przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymuje informacje o zdarzeniach powodujących konieczność wprowadzenia korekt w zamkniętych księgach.
Jeżeli zdarzenia te mają istotny wpływ na sporządzone sprawozdanie finansowe lub jeśli w wyniku tych zdarzeń założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione to zgodnie z art. 54 ust. 1 ww. ustawy, należy dokonać odpowiednich zapisów w księgach roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy.
Jednocześnie należy poinformować biegłego rewidenta o dokonanych zmianach, jeżeli korekty zapisów w księgach rachunkowych zostały dokonane podczas badania lub po zakończeniu badania sprawozdania finansowego.
Jeżeli po dniu bilansowym wystąpią zdarzenia niemające istotnego wpływu na sporządzone sprawozdanie finansowe, wyjaśnienia dotyczące zaistniałych zdarzeń należy ująć w dodatkowych informacjach i objaśnieniach sporządzonych za kolejny rok obrotowy.
Kiedy ostatecznie zamykamy księgi rachunkowe?
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych i zgodnie z art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przyjmuje postać uchwały organu zatwierdzającego lub decyzji organu założycielskiego i powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1. ustawy o rachunkowości).
Joanna Parobczak
Specjalista ds. Księgowości, The Center of Excellence
Grant Thornton
