Kwestię należności przysługujących pracownikom na pokrycie kosztów związanych z odbywaniem podróży służbowych regulują przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Obowiązkiem zaś przedsiębiorcy, jako pracodawcy, jest wypłata diet oraz zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika na podróż oraz nocleg.
Zwrot uzasadnionych i udokumentowanych wydatków
Podróż służbowa ma miejsce wtedy, gdy pracownik odbywa ją na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy. Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługują diety, a także zwrot kosztów przejazdów, noclegów oraz innych, niezbędnych wydatków. Zwrot przysługuje w wysokości udokumentowanej rachunkami, biletami lub fakturami wraz z opłatami dodatkowymi (z uwzględnieniem ulgi na dany środek transportu). Obejmuje również inne niezbędne wydatki związane z daną podróżą, takie jak np. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi oraz autostradami, wstęp na targi, postój w strefie płatnego parkowania lub miejsca parkingowe. Należy zwrócić uwagę na fakt, iż wszelkie wydatki poniesione przez pracownika powinny być określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, natomiast pracownik powinien uwzględnić je w rozliczeniu podróży służbowej i udokumentować podpinając faktury pod rozliczenie.
Diety w podróży służbowej
Dieta jest kwotą, na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży, należną pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową. Obecnie wysokość pełnej diety krajowej wynosi 30 zł. Wysokość diety zależy od czasu podróży służbowej, który to liczy się od momentu rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Dieta nie przysługuje w poniższych przypadkach:
- za czas oddelegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
- za czas przerwy w delegacji;
- jeżeli pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie;
- za czas przejazdów w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Warunki przyznawania diet za podróż służbową uregulowane zostały w przywołanym na wstępie Rozporządzeniu Delegacyjnym, jednakowoż nadmienić należy, iż pracodawcy, w przepisach wewnątrzzakładowych lub w umowach o pracę mogą samodzielnie ustalić zasady zwrotu należności z tytułu podróży służbowych, których wysokość nie może być niższa, niż dieta ustalona w Rozporządzeniu.
Szczegółowe zasady rozliczania należności opisane zostały w naszym Purpurowym Informatorze, który stanowi również praktyczny poradnik i narzędzie Grant Thornton gotowe do wspierania użytkowników w procesie rozliczania podróży służbowych.
Kwestia podatkowa
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, zwolnione z podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w Rozporządzeniu Delegacyjnym. Z uwagi na to, że wszelkie inne wydatki związane z podróżą służbową, z wyłączeniem wyżywienia i noclegów, nie są ograniczone limitami kwotowymi, podlegają zwolnieniu w pełnej kwocie.
