W życiu codziennym powszechne jest stosowanie paragonów jako metody ewidencji zdarzeń gospodarczych. Jest to, obok operacji dokumentowanych za pomocą faktur, najpopularniejsza forma rejestracji sprzedaży. W niniejszym artykule przedstawiamy zasady postępowania, z tymi powszechnymi, ale czasami problematycznymi dowodami księgowymi.
Zasady ogólne
Paragony fiskalne, zgodnie z artykułem 111 ustawy o podatku od towarów i usług wydawane są przez podatników, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Sprzedawca zobowiązany jest do wydruku paragonu oraz wydania go nabywcy. Przepisy podatkowe nakładają również na sprzedawcę konieczność przechowywania kopii paragonów do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli w większości przypadków przez 5 lat od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe (nastąpiła sprzedaż).
Paragony, zgodnie z par. 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z 14.03.2014 r. muszą zawierać szereg obligatoryjnych informacji. Dodatkowo muszą być czytelne i umożliwiać nabywcy sprawdzenie dokonanej transakcji.
Ewidencja sprzedaży
Sprzedaż ewidencjonowana za pomocą paragonów, zgodnie z wspomnianym wyżej par. 8 Rozporządzenia Ministra Finansów z 14.03.2014 r, dotyczy co do zasady operacji przedsiębiorcy z ostatecznym odbiorcą towarów i usług – zgodnie z zasadami konstrukcji podatku VAT. Pojedyncze operacje sprzedaży zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej powinny być rozliczone zbiorczo z fiskusem za pomocą struktur JPK, ale podstawową formą ewidencji służącą do przygotowania rozliczeń i struktur jest raport fiskalny okresowy (miesięczny). Jest to dokument, w którym wykazywane są podstawowe dane, takie jak: kwota netto sprzedaży, kwota podatku należnego w podziale na stawki podatku oraz kwota podatku ogółem, jak również kwota sprzedaży brutto.
Zdarzają się jednak sytuacje, w których operacje pomiędzy przedsiębiorcami zostaną zaewidencjonowane przy użyciu paragonu, do którego zostanie następnie wystawiona faktura. Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Fianansów, podatnik powinien w ewidencji sprzedaży VAT wykazać odrębnie fakturę sprzedaży, a miesięczny raport fiskalny pomniejszyć o kwoty wystawionych faktur. W ten sposób podatnik uniknie podwójnego rozliczenia VAT od danej czynności sprzedaży.
Ewidencja zakupu
W przypadku dokonywanych przez podatnika zakupów od innego podatnika podatku od towarów i usług, na rzecz prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, dokumentem uprawniającym do obniżenia kwoty podatku VAT naliczonego jest co do zasady Faktura VAT. Podstawą jest w tym przypadku art. 106b wyżej wymienionej ustawy. Istnieją jednak szczególne przypadki, kiedy to przedsiębiorca może odliczyć podatek naliczony z paragonów za przejazdy autostradami płatnymi oraz zakupionych biletów komunikacji publicznej. Istotne w tym przypadku są informacje zawarte na paragonie. Paragon musi zawierać: numer i datę wystawienia, imię i nazwisko lub nazwę podatnika, numer NIP wystawcy, informacje pozwalające na identyfikację usługi, kwotę podatku oraz kwotę należności ogółem. Dodatkowo, w przypadku biletów jednorazowych za przejazdy na dokumencie musi znaleźć się informacja o pokonanej odległości, nie mniejszej niż 50 km. Jest to katalog informacji wymieniony w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur.
Podatnik, w kosztach wykazywanych do rozliczenia podatku od wartości dodanej może również stosować zbiorczą ewidencję paragonów, co było przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 26 listopada 2013 r. (nr IPPP1/443-938/13-2/JL). Podatnik będzie miał prawo do rozliczania zbiorczo paragonów za przejazdy autostradami płatnymi, o ile będzie to skutkowało prawidłowo sporządzoną deklaracją podatkową. Ewidencja zbiorcza musi zawierać: nawę i NIP sprzedawcy, numer kolejny paragonu, datę wystawienia paragonu, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku VAT, kwotę netto, nazwę jednostki sporządzającej dowód, kolejny numer, miesiąc otrzymania paragonów, datę sporządzenia oraz podpis osoby sporządzającej zestawienie. Paragony powinny być podpięte pod ewidencję, a w ewidencji księgowej i prowadzonej do celów rozliczenia podatkowego wprowadzone kwoty będą wynikały z podsumowania kwot paragonów wymienionych w dokumencie zbiorczym.
Paragony, od których podatnik odlicza podatek naliczony VAT, również te zaewidencjonowane w sposób zbiorczy, podatnik ujmuje w ewidencji JPK.
Szczególne przypadki
Nie zawsze jednak przedsiębiorca jest zobowiązany do wystawiania paragonów dla odbiorcy indywidualnego. Do końca bieżącego roku obowiązuje jeszcze Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kas rejestrujących. Zwolnienie podmiotowe dotyczy przedsiębiorców, którzy między innymi w ciągu roku nie przekroczą obrotu na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych w wysokości 20 000 zł. Kwotę tę rozlicza się proporcjonalnie do okresu wykonywania w ciągu roku podatkowego czynności na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Zwolnieniu przedmiotowemu podlegają na przykład niektóre usługi dla rolnictwa, usługi komunalne, pocztowe i kurierskie czy w zakresie edukacji.
Od 1 stycznia 2019 roku ma obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, jednak póki co jest ono na etapie opiniowania przez organy uprawnione.
Ewidencja paragonów do celów podatku VAT czasami może budzić wiele wątpliwości. W świetle projektowanych zmian od 2019 roku warto jak najszybciej zapoznać się z treścią procedowanych zmian, gdyż czasu na podjęcie ewentualnych działań pozostaje coraz mniej.
_________________________________________________
Źródła:
http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040540535/U/D20040535Lj.pdf
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12316756/katalog/12539422#12539422
https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-do-paragonu-w-jpk
https://www.gofin.pl/podatki/17,2,62,170425,kiedy-paragon-uprawnia-do-odliczenia-vat.html
