Co powinniśmy wiedzieć o refakturowaniu?

Refakturowanie zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT mówi, iż jest to proces polegający na przeniesieniu kosztów na podmiot faktycznie korzystający z usługi (ponoszący koszty wykonania usługi). Mówimy wtedy o działaniu we własnym imieniu, ale na poczet osoby trzeciej. Proces ten rozliczany jest na podstawie wystawionej faktury, wystawcą jest podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą, a rzeczywistym nabywcą usługi.

 

Obwarowania

Warunkami koniecznymi do rozpoczęcia tego procesu między stronami są:

• przedmiotem transakcji są na ogół usługi;
• z usług nie będzie korzystać podmiot (lub korzystał z części), na którego została wystawiona pierwotna faktura;
• zastosowano formę pisemną umowy;
• nie zostają naliczone opłaty (marża, wynagrodzenia) dla podmiotu refakturującego;
• faktura (refaktura) uwzględniona taka samą stawkę VAT, która została zastosowana na fakturze pierwotnej przez usługodawcę;

 

Zgodnie z art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE, stanowi, że:

„w przypadku, gdy podatnik działając we własnym imieniu lecz na rachunek innej osoby bierze udział w świadczeniu usług – uznaje się ze podatnik ten nabył i wyświadczył te usługi. Podmiot refakturujący jest faktycznie podmiotem świadczącym refakturowane usługi”.

Refakturowaniu podlega

Najczęściej możemy spotkać z refakturowaniem następujących usług:

• usługi najmu – przy świadczeni usługi najmu często pojawia się sytuacja że najemca oprócz ustalonej kwoty czynszu będzie zwracał koszty zużycia przez niego energii cieplnej i elektrycznej, ciepłej i zimnej wody, wywozu śmieci itd. W tym momencie refakturowanie odbywa się na podstawie otrzymanych faktur za zużycie. W takiej sytuacji w umowie powinna wyraźnie zostać zawarta informacja, że czynsz obejmuje wyłącznie opłatę za najem powierzchni ale najemca jest dodatkowo zobowiązany do zwrotu kosztów dodatkowych na podstawie refaktury wystawionej przez wynajmującego;
• usługi pocztowe – zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT powszechne usługi pocztowe świadczone przez operatora obowiązanego do świadczenia takich usług oraz dostawcę towarów ściśle z tymi usługami związaną są zwolnione z opodatkowania. Fakt, iż przewozu towaru dokona poczta polska jest bez znaczenia. Stronami umowy będzie kupujący i podatnik, a poczta polska będzie podwykonawcą. Zapłata zostanie wniesiona na rzecz podatnika, a nie poczty, podatnik będzie odpowiadał za dostarczenie zakupionych towarów. Istotne jest to, że podatnik wysyłając towar korzysta z usług poczty państwowej, tak wiec refakturowanie usług pocztowych ze zwolnieniem od podatku przynależnym usługom pocztowym, będącym tylko elementem kosztu sprzedawanego towaru opodatkowanego odpowiednimi stawkami podatku od towarów i usług, nie jest właściwe. Zastosowanie będzie miała zatem stawka 23%;
• usługi telekomunikacyjne – w przypadku posiadania przez pracowników telefonów komórkowych i pojawiających się wątpliwości z oddzieleniem rozmów prywatnych od służbowych, wówczas uznaje się, że zostaje wystawiona refaktura obciążająca pracowników za koszty prywatnych rozmów, zgodnie z art. 19a ust. 5 ustawy o VAT – usługa zostaje opodatkowana w dacie wystawienia faktury. W momencie wystawiania refaktury pracownikom należy zastosować tą samą stawkę VAT co na fakturze pierwotnej.

Sprawdź jak w obszarze finansowo-księgowym wspieramy dynamicznie rozwijających się przedsiębiorców >> 

Miejsce opodatkowania

Określenie miejsca opodatkowania następuje zgodnie z określeniem siedziby danego kontrahenta:

• miejsce świadczenia związane jest z opodatkowaniem VAT w Polsce – miejsce dokonania dostawy lub odsprzedawanego towaru, miejsce świadczenia odsprzedawanej usługi znajduje się na terytorium Polski;
• miejsce świadczenia nie jest związane z opodatkowaniem VAT w Polsce – miejsce świadczenia dostawy, lub odsprzedawanego towaru, miejsce świadczenia odsprzedawanej usługi nie znajduje się na terytorium Polski.

W momencie, kiedy miejsce świadczenia nie jest powiązane z terytorium Polski, taka refaktura powinna być fakturą uproszczoną, tzn., bez stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem.

 

Obowiązek podatkowy

W przypadku refakturowania ustalenie obowiązku podatkowego w VAT nie jest takie oczywiste, ponieważ w żadnych przepisach prawa nie zostało to jednoznacznie przedstawione. Przeważnie moment powstania obowiązku VAT przy refakturowaniu usług pokrywa się z momentem wykonania usługi dla pierwszego wykonawcy świadczenia, a jeśli sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury, to z chwilą jej wystawienia. Stanowisko takie potwierdza Minister Finansów w interpretacji z dnia 12.12.2014 IPPP1/443-1138/14-4/MP

Obowiązek podatkowy z tytułu odsprzedaży usług powstanie zatem z chwilą ich wykonania, przy czym, za datę wykonania usługi przez Wnioskodawcę, należy uznać dzień, w którym wykonana została dana czynność podlegająca opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, a nie jak wskazuje Wnioskodawca – moment obciążenia beneficjenta usługi przez refakturującego (wystawienie refaktury).

W przypadku refakturowania mediów należy odnieść się do art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, który mówi, że w przypadku świadczenia usług polegających na dostawie prądu, gazu, odprowadzenia ścieków, telekomunikacyjnych itp., obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Warunkiem jednak jest to, aby faktura została wystawiona w ustawowym terminie, czyli nie później niż z upływem terminu płatności.

Przychód z tytułu wystawienia refaktury w orzecznictwie sądów i organów skarbowych powstaje na ogół w chwili wykonania usługi lub jej części, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania należności. Jeśli jednak strony określą okresy rozliczeniowe, wtedy przychód powstaje na ostatni dzień okresu rozliczeniowego.