Jak zweryfikować kontrahenta, żeby uniknąć zarzutów o brak należytej staranności? Z jakich narzędzi najlepiej skorzystać, gdy reprezentujemy firmę małą albo dużą? Co daje udostępniony niedawno przez resort finansów plik płaski do masowej weryfikacji rachunków bankowych? Poniżej super przydatne wskazówki!
Biała lista to zagadnienie, które spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Dochowanie należytej staranności w obrocie gospodarczym, podobnie jak zapewnienie, że mamy do czynienia z bezpieczną transakcją, nastręcza przedsiębiorcom wielu problemów. Narzędzia służące do weryfikacji kontrahentów udostępnione przez resort finansów czy KAS mają z jednej strony uszczelnić system podatkowy w Polsce, a z drugiej ułatwić życie przedsiębiorcom. Z czego mogą korzystać? Szczegóły poniżej.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Skorzystaj z ekspertów Grant Thornton >>
Metody weryfikacji kontrahentów
Bardzo bezpiecznym i pewnym rozwiązaniem jest weryfikacja kontrahentów poprzez wyszukiwarkę udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jednak metoda ta nie sprawdza się w przypadku dużych przedsiębiorstw, których skala danych do zweryfikowania jest bardzo duża.
Poniżej plik do wyszukiwarki:
https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
Drugą metodą jest udostępniony przez Ministerstwo Finansów interfejs programistyczny API. Korzystanie z API jest limitowane, co oznacza, że można złożyć jedynie 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotach jednocześnie. Po przekroczeniu limitu dostęp do danych jest zablokowany do godziny 0:00.
Poniżej informacje o API:
https://www.gov.pl/web/kas/api-wykazu-podatnikow-vat
KAS zdecydowało się ułatwić weryfikację rachunków bankowych z białej listy za pomocą kolejnego narzędzia, tzw. pliku płaskiego, służącego do masowej weryfikacji danych kontrahentów. Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów podczas listopadowego webinarium nt. wykazu podatników VAT, plik płaski ruszył z końcem listopada br. Udostępniona metoda nie zawiera ograniczeń, jak przy weryfikacji z wykorzystaniem interfejsu programistycznego, jednak ma mniejszą liczbę danych (jak podczas wykorzystywania API).
Poniżej specyfikacja pliku płaskiego
https://www.podatki.gov.pl/vat/bezpieczna-transakcja/wykaz-podatnikow-vat/plik-plaski/
Plik płaski – co daje przedsiębiorcom?
Wstępna specyfikacja techniczna pliku płaskiego została udostępniona znacznie wcześniej, żeby umożliwić przedsiębiorcom wdrożenie odpowiedniego oprogramowania do jego obsługi. Pod koniec listopada (29 listopada br.) KAS udostępnił ostateczną specyfikację techniczną, wraz z plikiem płaskim. Składał się z ciągu znaków powstałych z wyliczenia funkcji skrótu, której parametrami wejściowymi są: data udostępniania pliku, NIP oraz numer rachunku rozliczeniowego lub imiennego rachunku w SKOK (którego podmiot jest członkiem, otwartego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą) lub rachunku wirtualnego. Oznacza to, że masowa weryfikacja może się odbywać już od grudnia 2019 roku.
Jakie są konsekwencje niedochowania należytej staranności?
Wykaz podatników VAT został udostępniony podatnikom 1 września br. Obejmuje podmioty zarejestrowane, niezarejestrowane, wykreślone oraz przywrócone do rejestru VAT. Brak weryfikacji kontrahenta przy użyciu narzędzi oferowanych przez Ministerstwo Finansów może być uznane przez fiskusa za niedochowanie należytej staranności, a w konsekwencji, może wywołać sankcje w postaci niezaliczenia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.
Szerzej o należytej staranności pisaliśmy tutaj:
https://grantthornton.pl/publikacja/czym-jest-nalezyta-starannosc-w-vat/
Ministerstwo zostawia jednak przedsiębiorcom otwartą furtkę – o ile powiadomią właściwy dla siebie urząd skarbowy o wpłacie na konto spoza białej listy najpóźniej w ciągu 3 dni od wykonania przelewu.
7 zamiast 3 dni na zgłoszenie od 2020 roku?
Ostatnie webinarium Ministerstwa Finansów potwierdza, że trwają prace nad przedłużeniem terminu zgłoszenia zawiadomienia dotyczącego wykonania przelewu na rachunek spoza białej listy – z 3 do 7 dni. Ponadto urzędnicy pracują nad rozporządzeniem, które określa wzór elektronicznego zawiadomienia. Istnieje szansa, że już od nowego roku zawiadomienia będzie można składać w wygodnej formie.
Poniżej link do webinarium Ministerstwa Finansów nt. wykazu podatników VAT:
