Czy globalna pandemia przyniosła jakieś plusy firmom korzystającym z outsourcingu księgowości?
Za nami ponad półtoraroczny okres pandemii. Bez wątpienia, miał on znaczny wpływ na wiele dziedzin gospodarki – w większości negatywny, osłabiając wielu aktywnych przedsiębiorców, ale nie wszędzie.
Zmianie uległ między innymi sposób prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwach. Powszechna izolacja międzyludzka oraz praca zdalna, spowodowały konieczność błyskawicznego wprowadzenia rozwiązań, które od dawna znajdowały się w sferze nieśmiałych planów wielu księgowych i przedsiębiorców. To bez wątpienia pozytywny efekt wpływu pandemii na ten sektor gospodarki. Do jego przejawów można zaliczyć unowocześnienie prowadzonych procesów księgowych, rozwinięcie poziomu technologii w tym zakresie oraz znaczny wzrost poziomu cyfryzacji.
Zmiana specyfiki kontaktu księgowy – klient
W czasach przed pandemią, prowadzenie księgowości, zwłaszcza tej outsourcowanej, opierała się w dość dużej mierze na specyficznej współpracy. Często relacja przedsiębiorca – księgowy opierała się na osobistym kontakcie, w formie regularnego przekazywania dokumentów. Każde przedsiębiorstwo wystawiało swoim klientom faktury w formie papierowej, co skutkowało koniecznością gromadzenia dokumentów przekazywanych następnie co miesiąc zespołowi księgowości (własnemu lub zewnętrznemu). W zakresie zadań zespołu finansowego, istotne było odpowiednie zabezpieczenie faktur czy paragonów (poprzez np. ich kserowanie), kontrola kompletności z zestawieniami, ich porządkowanie czy regularne prowadzenie dokumentacji w segregatorach. Zadania te niejednokrotnie były bardzo czasochłonne.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych? Skorzystaj z outsourcingu finansowo-księgowego Grant Thornton >>
Po rozpoczęciu pandemii, zachowanie tego typu relacji było niemożliwe. Prawne uregulowanie kwestii dotyczących prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej było dużym usprawnieniem dla obu stron. W przypadku przedsiębiorców zmniejszył się problem kompletowania dokumentacji czy potrzeba regularnego dostarczania osobiście dokumentów w formie papierowej. Dla księgowych znacznie ograniczył się zakres „obrabiania” otrzymanych faktur. Dla obu stron możliwość prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej zapewniło ogromną oszczędność czasu (na dostarczanie, drukowanie, kserowanie czy wpinanie dokumentów) oraz miejsca (na zbieranie, segregowanie, przechowywanie dokumentacji).
Brak wymogu dostarczania dokumentów nie sprawił jednak, że przedsiębiorca z księgowym zaniedbali wzajemną relację. Epidemia przyspieszyła procesy cyfryzacji. W przedsiębiorstwach częściej zaczęto używać komunikatorów czy programów umożliwiających zdalny kontakt, bez konieczności wychodzenia z miejsca pracy. Pozwoliło to na możliwość rozwiązywania wielu kwestii twarzą w twarz, w dogodnym dla stron terminie, ale bez konieczności fizycznego kontaktu. Jest to ogromna zaleta również w relacjach z zagranicznymi klientami. Umożliwia bieżące konsultacje, rozwiewanie wątpliwości czy dogodne omawianie kwestii spornych, tak często, jak to konieczne. Jak mówi Aleksandra Wawrzkowicz, menedżer w Grant Thornton Polska:
„Obecnie jestem częściej w kontakcie ze swoimi klientami. Wcześniej problemy wymienialiśmy w korespondencji mailowej, czekając kilka dni na ich wspólne rozwiązanie. Teraz, jak tylko pojawia się kwestia do wyjaśnienia, kontaktujemy się, ustalając wszelkie szczegóły”.
Cyfrowy milowy krok naprzód w outsourcingu usług księgowych
Zmiany w zakresie prowadzenia dokumentacji ośmieliły firmy księgowe do szybszego i odważniejszego wprowadzania pomysłów usprawniających wymianę dokumentacji. Między innymi wskutek pojawienia się nowych wyzwań i możliwości w Grant Thornton powstała platforma GT Harmony. Jest to portal, gdzie klient i księgowy mają dostęp do wszystkich dokumentów finansowych i podatkowych. Obie strony mogą w jej ramach dodawać i pobierać różnego rodzaju pliki, niezbędne do prowadzenia rachunkowości. Dostęp do platformy jest ciągły, a jej obsługa bardzo intuicyjna.
Ponadto rozwojowi uległa aplikacja e-Sprawozdania finansowe GT. Odkąd w 2018 roku uregulowano prawnie przesyłanie sprawozdań finansowych jedynie w formie elektronicznej, rozwiązanie to umożliwia naszym klientom i pracownikom sprawne tworzenie, edycję, kontrolę i przesyłanie rocznych danych przedsiębiorstw. Dzięki tej aplikacji zespół księgowy może wspólnie pracować nad tworzonym sprawozdaniem, co zapewnia oszczędność czasu oraz kontrolę formy pod względem zgodności z aktualnymi przepisami. Pozwala również na porównywanie i przenoszenie danych między kolejnymi okresami sprawozdawczymi. Jest narzędziem łatwym w obsłudze, a zawarte w aplikacji dane bez problemu można wyeksportować do arkuszy kalkulacyjnych niezbędnych do ich analizy.
Szukasz dobrego NARZĘDZIA DO sporządzania e-SPRAWOZDAŃ finansowych? Nasz zespół, składający się z ekspertów ds. rachunkowości oraz programistów, przygotował aplikację webową do ich sporządzania. Dowiedz się więcej tutaj >> (klik).
Zmiany w zarządzaniu zespołem księgowych
Czas epidemii sprawił, że rynek pracy również uległ znaczącym przemianom. Pracodawcy musieli zmierzyć się z wieloma wyzwaniami. Pojawiły się problemy z nieobecnością pracowników, zmianą trybu na pracę zdalną czy przeprowadzaniem rekrutacji i zwolnień. W związku z nakładaniem kwarantanny, izolacji czy zamykaniem placówek takich jak szkoły, przedszkola i żłobki, wiele osób musiało czasowo lub trwale zrezygnować z pracy. Szczególnie problem ten dotknął kobiet, stanowiących zresztą znakomitą większość wśród księgowych. Dostawcy usług księgowych (i nie tylko) w takich sytuacjach niejednokrotnie zmagali się z problemami utraty ciągłości pracy, dotrzymywania terminów i profesjonalizmu w realizacji usług.
Z drugiej jednak strony, epidemia spowodowała rozpowszechnienie się modelu pracy poza miejscem zamieszkania, czyli tzw. pracy zdalnej. Pod koniec roku już niemal 9% zatrudnionych pracowało zdalnie. Ten tryb pracy sprawdził się szczególnie w większych firmach. Umożliwiał kontynuację pracy, bez konieczności utraty pracowników. Sektor finansowy jest jednym z działów gospodarki, który najlepiej dostosował się do wprowadzonej pracy zdalnej. Niemal 1/3 zatrudnionych w tym dziale pracuje poza miejscem pracy, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług i zachowanie profesjonalnego poziomu obsługi klientów.
Skorzystanie z usług księgowych w firmie outsourcingowej ogranicza wyzwania dotyczące organizacji pracy zdalnej, z którymi mniejsze biura mogą sobie gorzej radzić. Zapewnia też nieustanny dostęp do wykwalifikowanej kadry, niezależnie od aktualnej sytuacji związanej z epidemią. Liczne zespoły księgowe, które są dostępne w Grant Thornton umożliwiają zastąpienie nieobecnych pracowników w przypadku ich niedyspozycji. Ograniczone do minimum jest ryzyko związane z niedotrzymywaniem terminowości czy brakiem możliwości realizacji zadań. Zwiększa to poczucie bezpieczeństwa dla przedsiębiorców, które zwłaszcza w obecnej sytuacji gospodarczej jest niezwykle istotne. Ponadto plusem korzystania z outsourcingu księgowości jest dostęp do wykwalifikowanych pracowników, których wiedza jest zgodna z aktualnymi przepisami i stale uzupełniania. Pozwala to przedsiębiorcom na szybkie przystosowywanie się do zmian legislacyjnych z zakresu księgowości i podatków, które są niestety bardzo częste. Dodatkowo, oprócz zespołu księgowego, istnieje możliwość skorzystania z dodatkowych usług w zakresie podatkowym czy doradztwa finansowego, bez konieczności zatrudnienia kolejnych usługodawców, co wpływa na możliwość podejmowania trafniejszych decyzji biznesowych i rozwojowych, dla skuteczniejszej realizacji założonych celów.
