Według najnowszego stanowiska fiskusa, pracodawca może rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki na posiłki fundowane zarówno osobom na etacie, jak i współpracownikom prowadzącym własną działalność gospodarczą.
30 maja 2022 roku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał indywidualną interpretację podatkową 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK. Interpretacja została wystosowana na wniosek spółki działającej w branży IT, która kupuje artykuły spożywcze i udostępnia je pracownikom oraz osobom współpracującym z nią na podstawie umowy cywilnoprawnej lub samozatrudnienia. Są to w szczególności: woda, kawa, herbata, cukier, mleko, soki, napoje gazowane, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce i tym podobne. Celem tych wydatków jest zapewnienie pracownikom i współpracownikom odpowiednich warunków pracy poprzez zagwarantowanie im stałego i nielimitowanego dostępu do wyżej wymienionych produktów, które umieszczone są w sposób ogólnodostępny we wspólnych pomieszczeniach biurowych. Spółka nie prowadzi żadnej ewidencji ich spożycia. We wniosku podkreślono także, że nie są to produkty wystawne ani luksusowe.
Spółka zapytała we wniosku, czy ma prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskana przychodów. Jej zdaniem istnieje taka możliwość. Swoje stanowisko uzasadniała tym, że poczęstunek jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale przede wszystkich wpływa pozytywnie na samopoczucie personelu oraz poprawia atmosferę pracy. Stanowi to zachętę do wspólnego spędzania czasu, a tym samym usprawnia wymianę informacji oraz wiedzy. W konsekwencji przekłada się to na większą efektywność działań oraz skuteczniejszą realizację projektów, a tym samym ma to wpływ na przychody spółki, co wiążę się z osiąganiem przez nią korzyści ekonomicznych. Ponadto spółka zwróciła uwagę na fakt, iż bezpłatne artykuły spożywcze są bonusem zachęcającym wiele osób do podjęcia lub kontynuacji zatrudnienia w spółce, co prowadzi do zmniejszenia rotacji pracowników, a tym samym pozwala spółce na ograniczenie kosztów związanych z rekrutacją nowego personelu. Spółka podkreśliła również fakt, iż jej zdaniem fundowanie jedzenia i picia jest wyłączoną z podatkowych kosztów reprezentacją w przypadku, gdy takie działanie jest skierowane do kontrahentów, a nie do własnych pracowników i współpracowników.
Co to są koszty uzyskania przychodów?
Zgodnie z ogólną definicją przyjętą w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).” W konsekwencji, by wydatek poniesiony przez spółkę mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:
- wydatek musi być poniesiony przez podatnika oraz zostać właściwie udokumentowany,
- musi być w ścisłym związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego celem ma być uzyskanie, zachowanie lub zabezpieczenie przychodów (bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów),
- jest definitywny (wartość poniesionego wydatku nie zostaje podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona),
- taki wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy << Grant Thornton
Stanowisko fiskusa w sprawie kawy, owoców i słodyczy w kosztach firmy
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze stanowiskiem spółki zawartym w jej wniosku. W wydanej przez siebie interpretacji indywidualnej podatkowej 0111-KDIB1-2.4010.146.2022.1.AK przypomniał, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się tak zwane koszty pracownicze, do których należą między innymi świadczenia wypłacane wraz z narzutami oraz inne wydatki mające pośredni wpływ na motywację pracowników. Natomiast zgodnie z art. 232 Kodeksu Pracy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia nieodpłatnych posiłków i napojów osobom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatkowym od osób prawnych odliczeniu nie podlegają wydatki na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów.
Jak twierdzi dyrektor KIS: „Reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników”.
Z powyższych słów wynika, iż fiskus zgadza się ze stanowiskiem spółki, że pojęcie reprezentacji nie obejmuje działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Dyrektor KIS potwierdził, że tworzenie przyjaznej atmosfery oraz dbanie tak o pracowników, jak i o współpracowników oraz osoby samozatrudnione, przekłada się na ich większą motywację, efektywność, a tym samym pozwala na osiąganie wyższych przychodów. Z tego powodu wydatki na nabycie artykułów spożywczych takich jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp., mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Znaczenie interpretacji skarbówki dla podatników
Interpretacja wydana na korzyść pracodawcy wskazuje na zmianę stanowiska fiskusa, bowiem jeszcze do niedawna obstawał on przy stanowisku, iż tylko poczęstunek dla pracowników może być kosztem uzyskania przychodu. Jeszcze w 2020 roku w jednej interpretacji uznano, że kupowane dla personelu owoce mogą być kosztem podatkowym jedynie w części przypadającej na pracowników, natomiast wydatki na osoby zatrudnione na podstawie innych umów nie kwalifikowały się do tej kategorii kosztów. Nie uznano wtedy argumentów pracodawcy o poprawie atmosfery pracy oraz powszechnie obowiązujących firmowych standardach.
Wydana interpretacja stanowi niewątpliwie dobrą wiadomość dla pracodawców. Ściąga bowiem z ich barków konieczność dzielenia wydatków na poczęstunek fundowany personelowi w zależności od tego, jaki typ umowy łączy ich z daną osobą. Pracodawca może rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki na posiłki fundowane zarówno osobom na etacie, jak i współpracownikom prowadzącym własną działalność gospodarczą.
