JPK_FA w wersji nr 4 obowiązuje już od 1 kwietnia. Wymagana jest w przypadku praktycznie każdej kontroli, niezależnie czy dotyczy ona VAT czy podatku dochodowego. Poniżej przypominamy kluczowe informacje.
JPK_FA(4) jest jedną ze struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, która przekazywana jest na żądanie urzędów. JPK_FA(4) to zbiór wszystkich faktur sprzedaży wystawionych przez podmiot w określonym czasie, zawierający szczegółowe dane dotyczące zawartej transakcji. Struktura JPK_FA(4) jest wymagana w przypadku praktycznie każdej kontroli, niezależnie czy dotyczy ona VAT czy podatku dochodowego.
W jakich sytuacjach składa się JPK_FA(4)?
Podatnicy zobowiązani są do przekazywania organom podatkowym JPK_FA na ich żądanie (obowiązek ten nie obejmuje faktur ustrukturyzowanych). Organ podatkowy może żądać przekazania JPK w ramach:
- kontroli podatkowej,
- czynności sprawdzających,
- kontroli celno-skarbowej,
- postępowania podatkowego.
Organ podatkowy ma prawo żądać JPK_FA zarówno od podatnika, jak i jego kontrahenta, jeżeli prowadzi on księgi podatkowe w formie elektronicznej. Z reguły podatnik powinien być w stanie przekazać właściwemu organowi dane w określonej formie w terminie nie mniej niż 3 dni. Czas ten może ulec wydłużeniu na uzasadnioną prośbę podatnika. W przeciwieństwie do JPK_VAT, struktura JPK_FA nie podlega korekcie. Oznacza to, że podatnicy zobowiązani do złożenia ostatecznej wersji pliku JPK_FA zgodnie z obowiązującą strukturą.
Struktura JPK_FA – z jakich elementów się składa?
Struktura JPK_FA(4) obejmuje wyłącznie dane z faktur sprzedaży. Rodzaje faktur raportowanych w strukturze JPK_FA(4) określają przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, zawarte w art. 106a-q. Są to m.in.: faktury VAT, faktury VAT korygujące, faktury VAT dokumentujące otrzymanie zapłaty, a także faktury wystawione na podstawie przepisów wydanych w oparciu o upoważnienie zawarte w art.106o ustawy o VAT. W strukturze tej nie są natomiast raportowane faktury VAT RR, czy inne dowody sprzedaży określone w Ordynacji podatkowej.
Struktura JPK_FA (oprócz tzw. węzłów technicznych) posiada trzy podstawowe węzły zawierające dane z wystawionych faktur VAT:
- węzeł Faktura, który zawiera podstawowe dane z faktury VAT takie jak np. numer faktury, dane wystawcy i nabywcy, datę wystawienia, kwoty netto oraz podatku VAT wg stawek; obejmuje również informacje o walucie, w której wystawiona jest dana faktura; dodatkowo ten element struktury zawiera pozostałe informacje dotyczące szczególnych typów transakcji udokumentowanych daną fakturą (określonych w art. 106e ust. 1 pkt 16-24 ustawy o VAT), takich jak stosowanie metody kasowej, samofakturowania, mechanizmu podzielonej płatności, czy transakcji „odwrotnego obciążenia”;
- węzeł Faktura Wiersz, który zawiera numer faktury (żeby powiązać ten węzeł z pierwszym węzłem) oraz dane o dostarczonych produktach lub świadczonych usługach, w tym ich ilość/zakres, cenę jednostkową i wartość;
- węzeł Zamówienie, który zawiera dane o zamówieniach/umowach, w tym ich wartościach całkowitych oraz przedmiocie (ilość/zakres, cena jednostkowa i wartość), do których zostały wystawione faktury zaliczkowe ujęte w danej strukturze JPK_FA.
Kwietniowe zmiany w strukturze JPK_FA(4)
W strukturze JPK_FA(4) można zauważyć wiele istotnych zmian w stosunku do struktury JPK_FA(3) – weszły one w życie 1 kwietnia 2022 roku. Główną z nich jest aktualizacja słownika krajów członkowskich UE (w tym kodu dla obszaru Irlandii Północnej) oraz pozostawienie kodu GB dla Wielkiej Brytanii. Wprowadzono także zaktualizowany słownik walut, nowy kod systemowy JPK_FA(4) oraz nowy wariant formularza – nr 4. Ponadto dodano nowy element dla celów raportowania różnych stawek w procedurach OSS i IOSS.
Jak tłumaczy ustawodawca, zmiany w strukturze JPK_FA wynikają z konieczności dostosowania jej do aktualnego stanu prawnego, związanego z pakietem e-commerce, finalnym skorygowaniem w związku z BREXIT oraz wprowadzonymi zmianami w zakresie zaliczek.
Na temat zmian wprowadzanych w strukturze JPK_FA informowaliśmy już w marcu w artykule pt.: >> Nowa wersja struktury JPK FA wchodzi w życie 1 kwietnia 2022! Jakie niesie ze sobą zmiany? <<
Kwestie problematyczne związane z JPK_FA
Warto pamiętać o kilku kwestiach, które powinny być skonfigurowane i wyjaśnione przy okazji aktualizacji JPK_FA(4).
W strukturach JPK_FA(3) i JPK_FA(4) faktury mogą być przedstawiane w jednym pliku dla różnych walut, ale za to we wcześniejszych plikach należało przygotować oddzielne pliki. W sytuacji przygotowywania jednego pliku w sekcjach Faktura i Faktura Wiersz należy ująć dane w walucie obcej, natomiast przeliczony na złote podatek (o ile wystąpił) należy ująć w odpowiednich rubrykach. W sekcji Faktura w elemencie „Kod Waluty” należy wskazać dedykowany dla danej faktury kod waluty obcej.
Następna kwestia, to samofakturowanie, czyli wystawiane faktur w imieniu innego podatnika VAT. W pliku JPK_FA raportowane są wyłącznie faktury sprzedaży podatnika, który został zobowiązany do przekazania tych faktur. Faktury wystawione za pomocą programów komputerowych powinny być dostępne i przekazane w formie pliku JPK_ FA temu podatnikowi, jeśli organ podatkowy zwróci się do niego z żądaniem dostarczenia jego faktur sprzedaży.
Kolejną sprawą jest zawieranie w JPK_FA danych, w przypadku gdy podatnik wie o błędzie na fakturze. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach do struktury JPK_FA (4) wskazuje, że „zawartość pliku JPK_FA powinna odzwierciedlać treść faktur wprowadzonych do obiegu”. Zatem istotne jest zapewnienie zgodności między danymi w systemach finansowych, na podstawie których generowany jest plik JPK_FA (4) z danymi, z których generowane są faktury wysyłane do klientów.
Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy << Grant Thornton
