Biura rachunkowe już dawno nie zajmują się wyłącznie prowadzeniem ksiąg rachunkowych swoich klientów oraz przygotowywaniem w ich imieniu deklaracji czy sprawozdań podatkowych. Stały się swoistym ramieniem UODO, KAS, a nawet szerzej – Ministerstwa Finansów.
Rolą biur rachunkowych nie jest obecnie jedynie prowadzenie ksiąg rachunkowych swoich klientów. Jednostki te w swoich zadaniach mają również pilnowanie poziomu uczciwości firm czy ochronę danych osobowych. Poniżej przytaczamy najważniejsze zakresy zadań oraz procesy, o których muszą pamiętać dostawcy usług księgowych dla firm.
Obowiązki biur rachunkowych: procedury AML
AML, czyli Anti Money Laundering, to odniesienie do ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Ma ona zastosowanie do jednostek takich jak:
- doradcy podatkowi,
- biegli rewidenci,
- podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Według wyżej wspomnianej ustawy, jednostki te muszą:
- prowadzić identyfikację klienta oraz weryfikować jego tożsamość,
- na bieżąco monitorować stosunki gospodarcze oraz uzyskiwać informacje o ich charakterze i celu,
- analizować transakcje w zakresie zgodności rodzaju prowadzonej przez klienta działalności oraz poziom ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
- badać źródła pochodzenia elementów majątku przedsiębiorcy.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
Obowiązki biur rachunkowych: schematy podatkowe
MDR, czyli Mandatory Disclosure Rules, to tzw. mechanizm schematów podatkowych. Jest to narzędzie służące do przekazywania informacji administracji skarbowej, które ma na celu poprawę szczelności systemu podatkowego. Dzięki niemu szef KAS otrzymuje dane o potencjalnym planowaniu i nadużyciach w planowaniu podatkowym oraz o stosowanych schematach podatkowych.
Schemat podatkowy to czynność lub zbiór czynności powiązanych ze sobą, w których jedna ze stron jest podatnikiem albo może dojść do powstania lub niepowstania obowiązków podatkowych.
W przypadku działalności biur rachunkowych, rola takich podmiotów może się sprowadzać do:
- promotora – kiedy opracuje dla przedsiębiorcy schemat podatkowy lub
- wspomagającego – kiedy będzie prowadzić usługi księgowe dla firmy, która stosuje schemat podatkowy.
Obowiązki biur rachunkowych: RODO
Biura rachunkowe należą do tych jednostek gospodarczych, które szczególnie muszą dbać o bezpieczeństwo danych. Przedsiębiorcy korzystający z ich usług przekazują dokumenty takie, jak: faktury, umowy, wyciągi bankowe itp., które zawierają następujące informacje:
- dane dotyczące odbiorców i dostawców,
- dane pracowników, w których znajdują się również dane wrażliwe dotyczące zatrudnionych oraz
- dane dotyczące przeprowadzonych transakcji gospodarczych.
Czynności wykonywane przez biura rachunkowe polegają na przetwarzaniu danych osobowych, co podlega pod regulacje RODO. W związku z tym, każde biuro rachunkowe powinno zawrzeć umowę ze swoimi klientami o powierzaniu danych, w której określone będą stosowane zabezpieczenia w ochronie tych danych. W przypadku, gdy biuro otrzymuje dokumenty w formie papierowej, musi odpowiednio zadbać o bezpieczeństwo ich przechowywania. Również systemy księgowe stosowane przy ewidencji dokumentów muszą być odpowiednio zabezpieczone przed włamaniem i kradzieżą informacji oraz uszkodzeniami.
Czasy są skomplikowane, działalność biznesowa złożona, a jej odzwierciedleniem są zapisy księgowe. Łatwiej już było. Teraz księgowi muszą nieustannie się dokształcać nie tylko w zakresie rachunkowości i podatków (regulacji nie tylko obszernych, ale i nieustannie się zmieniających), ale także w innych obszarach dotyczących klientów i otaczającej ich rzeczywistości gospodarczej, aby zapewnić im odpowiedni poziom bezpieczeństwa oraz obsługi – Marta Piechnik.
