Czym jest polityka rachunkowości, kto powinien ją posiadać i kto jest za nią odpowiedzialny? Co powinien zawierać dokument zwany polityką rachunkowości i co grozi za jego brak?
Każda organizacja pozarządowa, zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinna opracować politykę rachunkowości. Polityka rachunkowości to zasady finansowe, według których prowadzone są księgi rachunkowe. Niekiedy przedsiębiorcy dowiadują się o obowiązku jej posiadania dopiero w momencie kontroli skarbowej, tymczasem za brak polityki rachunkowości grożą sankcje. Kierownik jednostki, który nie ustali w formie pisemnej zasad (polityki) rachunkowości dopuszcza się prowadzenia ksiąg wbrew przepisom ustawy, a więc podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.
Czym jest polityka rachunkowości i kto jest za nią odpowiedzialny?
Ustawa o rachunkowości definiuje politykę rachunkowości w art. 3 ust 1. pkt. 11, jako przyjęte zasady i wybrane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym również określone w MSR, które zapewniają wymaganą jasność sprawozdań finansowych. Z uwagi na to, że ustawa dopuszcza różnego rodzaju rozwiązania danej kwestii, w polityce musimy określić, które rozwiązania będą stosowane w przedsiębiorstwie, a także z jakich uproszczeń będzie przedsiębiorstwo korzystać. Dokument powinien być aktualizowany na bieżąco w odniesieniu do zmieniających się potrzeb i sytuacji firmy. Jak stanowi art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1. Za politykę rachunkowości organizacji odpowiedzialność ponosi zarząd, który przyjmuje ten dokument na podstawie uchwały.
Kto musi posiadać politykę rachunkowości?
Politykę rachunkowości powinna posiadać każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe. Powinna być to dokumentacja opisująca w języku polskim przyjęte przez nią zasady rachunkowości.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
Co powinien zawierać dokument zwany polityką rachunkowości?
Opisane w polityce rachunkowości danej organizacji zasady finansowe określają m.in. plan kont, sposób obiegu, przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej, sposób amortyzowania środków trwałych, informacje o sposobie księgowania kosztów przynależących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym itd. W szczególności powinny znaleźć się tam następujące informacje:
- określenie roku obrotowego i jego okresów sprawozdawczych,
- zasady dokumentowania operacji dowodami księgowymi,
- zasady wyceny i amortyzacji posiadanego majątku,
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- określenie planu kont, a w szczególności podziału kosztów i przychodów,
- zasady inwentaryzacji posiadanego majątku,
- zasady archiwizacja dokumentów i okres ich przechowywania; udostępnianie danych oraz dokumentów osobom trzecim,
- metody prowadzenia ewidencji zapasów,
- zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego,
- opis systemu przetwarzania danych (przy korzystaniu z systemów komputerowych) oraz system zabezpieczania dokumentów.
W polityce rachunkowości powinna zostać także wskazana osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wszystkich procedur określonych w polityce rachunkowej organizacji i odpowiednich przepisach. Każdorazowa zmiana zasad powinna znaleźć się w aneksie, który musi zostać podpisany przez osoby do tego upoważnione.
