Zasady odliczania VAT w przypadku zwykłych faktur i ich duplikatów są takie same, z tym że przyczyny wystawienia duplikatu faktury mają duży wpływ na moment odliczenia podatku VAT oraz na prawidłowe ujęcie dokumentów w pliku JPK_V7. Od czego zależy sposób postępowania?
W przypadku, kiedy faktura dokumentująca zakup towarów bądź wykonanie usługi zaginie albo ulegnie zniszczeniu, podatnik ma prawo zgłosić się do sprzedawcy w celu wystawienia duplikatu faktury.
Jakie konsekwencje podatkowe będzie miało otrzymanie duplikatu przez podatnika?
Kiedy wystawia się i jakie dane powinien zawierać duplikat faktury?
Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT, w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu bądź zaginie, podatnik lub osoba trzecia, upoważniona przez niego do wystawiania faktur, wystawia ponownie fakturę. Dokument taki traktowany jest na równi z pierwotną fakturą. Sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia duplikatu faktury za każdym razem, gdy z takim wnioskiem wystąpi do niego kontrahent.
Duplikat faktury powinien zawierać identyczne dane, jak na fakturze pierwotnej, poza dwoma wyjątkami. Dodatkowym elementem, który może zostać zawarty na takim dokumencie, jest adnotacja „duplikat” oraz data jego wystawienia. Od stycznia 2022 roku słowo „duplikat” na fakturze nie jest już obligatoryjne – może, ale nie musi pojawić się na dokumencie.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych z kontrahentami? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
Odliczenie VAT na podstawie duplikatu faktury
Zgodnie z ogólnymi zasadami podatnik z przysługującego mu prawa do odliczenia VAT może skorzystać w terminach określonych w art. 86 ust. 10, ust. 10b i ust. 11 ustawy o VAT. Oznacza to, że prawo do odliczenia VAT przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym z tytułu danej transakcji powstał obowiązek podatkowy u sprzedającego. Prawo to nie może być jednak zrealizowane wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę potwierdzającą zakup. W przypadku, kiedy podatnik nie dokonał odliczenia VAT w ww. terminie, może to zrobić w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych (gdy VAT rozliczany jest za okresy miesięczne), bądź w deklaracji za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (w przypadku podatnika rozliczającego się z VAT kwartalnie).
Powyższe zasady stosuje się także do duplikatów faktur, z tym że przyczyny wystawienia duplikatu faktury mają duży wpływ na moment odliczenia podatku VAT oraz na prawidłowe ujęcie dokumentów w pliku JPK_V7. Sposób postępowania zależy od tego, czy:
- nabywca otrzymał i dokonał odliczenia VAT z pierwotnej faktury, która później zaginęła albo uległa zniszczeniu – wówczas duplikat faktury stanowi wyłącznie potwierdzenie prawa do odliczenia podatku oraz uzupełnia lukę w dokumentacji firmy;
- nabywca otrzymał fakturę pierwotną, która nie została zaksięgowana, a następnie została utracona – wówczas odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie duplikatu w momencie, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy oraz kiedy odnotowano wpływ faktury pierwotnej lub za jeden z dwóch/trzech następnych okresów rozliczeniowych (w zależności czy VAT rozliczany jest miesięcznie czy kwartalnie); w tym przypadku w pliku JPK_V7 w polach: „data wystawienia dowodu zakupu” i „data wpływu dowodu zakupu” należy podać datę wystawienia i wpływu faktury pierwotnej;
- nabywca towaru lub usługi nie otrzymał faktury pierwotnej – jeżeli tak się stało, to odliczenia podatku VAT należy dokonać na podstawie otrzymanego duplikatu, który w takiej sytuacji traktowany jest jak oryginał faktury; duplikat faktury należy zaksięgować zgodnie z datą otrzymania dokumentu lub w jednym z dwóch/trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w zależności czy VAT rozliczany jest miesięcznie czy kwartalnie), natomiast w pliku JPK_V7 należy ująć dane z duplikatu faktury, tj. numer faktury i datę wystawienia tego duplikatu.
