Czasami może dojść do sytuacji, w której po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego okazuje się, że z powodu braku dowodów księgowych nie ujęto istotnych kosztów dotyczących zamkniętego roku. Czy takie koszty można ująć w księgach na bieżąco, na podstawie otrzymanych duplikatów?
Jeżeli już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego okazuje się, że jednostka nie ujęła w księgach rachunkowych kosztów dotyczących tego roku, to skutki takich zdarzeń ujmuje się w księgach na bieżąco, czyli w momencie otrzymania duplikatu faktury. Należy je również zaprezentować w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym uzyskano dane informacje. Ewidencja księgowa zdarzeń zależy od tego, czy ich skutki, w ocenie jednostki, mają istotny wpływ na zatwierdzone sprawozdanie finansowe.
Co zrobić, jeśli duplikat faktury znacząco wpływa na zatwierdzone już sprawozdanie finansowe?
W sytuacji, gdy w ocenie jednostki otrzymany duplikat faktury wpływa znacząco na zatwierdzone sprawozdanie finansowe, to kwotę korekty – zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości – odnosi się na kapitał (fundusz) własny. Wtedy ujmuje się ją na koncie 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” i wykazuje w bilansie jako „Zysk (stratę) z lat ubiegłych”. Oznacza to, że w przypadku, kiedy koszty dotyczące poprzedniego roku, których nie ujęto w księgach zamkniętego roku, za który sporządzono i zatwierdzono już sprawozdanie finansowe, będą stanowiły dla jednostki kwotę istotną, ich wartość w księgach rachunkowych bieżącego roku, na podstawie np. uzyskanych duplikatów faktur, powinna zostać zaewidencjonowana zapisem:
- Wn konto „Rozliczenie wyniku finansowego”,
- Ma różne konta, np. konto „Rozrachunki z dostawcami”, konto „Pozostałe rozrachunki”.
Sprawdź też >> Duplikat faktury kosztowej – co warto wiedzieć? Jak odliczyć VAT od duplikatu faktury? <<
Gdzie ująć informacje o błędach w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym?
Informację dotyczącą błędów popełnionych w zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym należy wówczas ująć w dodatkowych informacjach i objaśnieniach będących częścią sprawozdania finansowego za bieżący rok (gdy jest ono sporządzane według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości).
Jeżeli natomiast wartość kosztów, które nie zostały zaewidencjonowane w księgach zamkniętego roku, za który jednostka sporządziła i zatwierdziła sprawozdanie finansowe, uznana zostanie za kwotę nieistotną, ich skutki w roku, w którym jednostka uzyskała informację o błędzie, odnosi w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów w zespole 4 lub 5 – w zależności od tego, jakie zapisy dotyczące tej kwestii zawierają zasady (polityka) rachunkowości.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
