Kary pieniężne dla podatników w związku z niedopełnieniem obowiązków dotyczących powszechnego stosowania KSeF mogą być dotkliwe. Jak bardzo i od kiedy? Co w przypadku „podwójnego” wystawienia faktury w KSeF i wewnętrznym systemie finansowo-księgowym firmy?
Od 1 lipca 2024 roku wejdzie w życie nowy obowiązek e-fakturowania i korzystania z Krajowego Systemy e-Faktur (KSeF). Zgodnie z projektem Ministerstwa Finansów regulacje dotyczące obowiązkowego KSeF przewidują sankcje w postaci kary pieniężnej za niedopełnienie obowiązków związanych z powszechnym korzystaniem z tego systemu. Co dokładnie grozi za niestosowanie KSeF lub błędy w wystawianiu faktur od 1 stycznia 2025 roku?
Jak wysokie będą kary za niedopełnienie obowiązków dotyczących korzystania z KSeF?
Kary mają być nakładane w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego, a ich kwota może wynosić do 100% kwoty podatku wykazanego na dokumencie:
- wystawionym poza KSeF,
- wystawionym w okresie awarii, ale niezgodnie z udostępnionym wzorem lub
- wystawionym w okresie awarii, ale nieprzesłanym do KSeF w 7-dniowym terminie po ustąpieniu awarii (z wyjątkiem awarii, która ogłaszana jest w środkach masowego przekazu).
W sytuacji, gdy na dokumencie nie będzie wykazanego podatku, kara pieniężna ma wynosić do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Co istotne, w przypadku błędów lub niedopełnienia obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uprawniony organ nie będzie wszczynał postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Oznacza to, że na podatniku będzie ciążyło ryzyko poniesienia wyłącznie kary pieniężnej (tj. sankcji administracyjnej, przy wyłączeniu możliwości pociągnięcia podatnika do odpowiedzialności karnej skarbowej). W praktyce oznacza to również, że podatnicy będą odcięci od możliwości składania tzw. „czynnego żalu”, a za każdą niewystawioną lub nieprawidłowo wystawioną fakturę będą rozliczani per dokument!
Jakiej wysokości kar należy się spodziewać i od czego będzie zależała ich wysokość?
O wysokości kary ma decydować m.in. waga i okoliczności popełnionego wykroczenia, wysokość korzyści jaką osiągnął podatnik czy częstotliwość niedopełniania w przeszłości danego obowiązku. Jak czytamy w uzasadnieniu:
„Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści, którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie mógł także odstąpić od nałożenia kary.”
Zatem w przypadku, gdy podatnik z jakichkolwiek powodów nie spełni wymagań Krajowego Systemu e-Faktur, kluczowe stanie się przedstawienie powodów takiego zaniedbania, wsparte dokumentacją lub okolicznościami potwierdzającymi konkretne sytuacje (na przykład w sytuacji awarii uniemożliwiającej korzystanie z KSeF, skutkującej brakiem możliwości przesłania faktury wystawionej w trybie offline do KSeF w następnym dniu roboczym z powodu nierozwiązania problemu technicznego, przy jednoczesnym zautomatyzowanym procesie wystawiania faktur). W takich przypadkach solidne uzasadnienie i udokumentowanie zaistniałych okoliczności będzie miało kluczowe znaczenie dla zminimalizowania ewentualnych negatywnych konsekwencji.
Co w przypadku „podwójnego” wystawienia faktury w KSeF i systemie FK?
W przypadku podwójnego wystawienia faktury, tj. zarówno z wykorzystaniem KSeF, jak i wewnętrznego systemu finansowo-księgowego oraz przesłania jej kontrahentowi (np. ze względu na konieczność przekazania załączników), istnieje ryzyko uznania obu dokumentów za dwa różne, dokumentujące dwie inne transakcje – zwłaszcza, gdy dokumenty będą się różniły treścią (np. faktura wystawiona poza KSeF będzie zawierała dodatkowe informacje, niemożliwe do wprowadzenia w ramach struktury przewidzianej w KSeF). W takiej sytuacji organy podatkowe – na podstawie art. 108 ustawy o VAT – mogą oczekiwać uiszczenia VAT należnego dwukrotnie. Podatnicy powinni zatem dopilnować, by wizualizacja faktury ustrukturyzowanej zawierała identyczne dane merytoryczne, co faktura wystawiona poprzez KSeF.
Masz pytania bądź wątpliwości? Skontaktuj się z nami >> KSeF – bieżące wsparcie
współautor: Honorata Zakrzewska-Krzyś
