Co to jest faktura ustrukturyzowana i jak działa KSeF? Jakie faktury będą wyłączone z KSeF? Czym dokładnie jest uwierzytelnienie i co to jest autoryzacja? Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie KSeF i jakie sankcje są związane z tym systemem? Wreszcie – jak wdrożyć KSeF?
Od 1 lipca 2024 r. podatników VAT czeka cyfrowa rewolucja w fakturowaniu. Większość przedsiębiorców będzie zobligowana do wystawiana obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych oraz pobierania zakupowych faktur w takim formacie za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wyjątek będą stanowiły między innymi podmioty zwolnione z podatku VAT, których ustawodawca zobowiązał do wystawiania e-Faktur od 1 stycznia 2025 roku. Temat e-Faktur budzi wśród podatników wiele pytań i wątpliwości. Poniżej przestawiamy zbiór najważniejszych informacji o Krajowym Systemie e-Faktur i nowym sposobie fakturowania.
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana, inaczej e-Faktura, to faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF wraz z nadanym numerem identyfikującym tę fakturę (numer KSeF). Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Od 1 lipca 2024 r. faktury ustrukturyzowane w transakcjach między podatnikami zastąpią tradycyjne faktury papierowe i zwykłe faktury elektroniczne.
Jakie faktury będą wyłączone z KSeF?
Faktury wyłączone z obowiązku wystawiania przy pomocy KSeF to:
- faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- faktury wystawiane przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- faktury wystawiane przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych OSS i IOSS, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- faktury wystawiane na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- faktury uproszczone uznane za takie według rozporządzenia wykonawczego, wystawiane przez podatnika świadczącego usługi:
- przejazdu autostradą płatną, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług;
- przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego, wystawionymi przez podatników uprawnionych do świadczenia tych usług;
- w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, w tym usługi objęte stawką podatku w wysokości 0%, udokumentowane fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji ds. Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
W sytuacji kiedy podatnik nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF, będzie je wystawiał w formie papierowej lub elektronicznej.
Do końca 2024 roku z KSeF nie będą musieli korzystać podatnicy:
- zwolnieni z VAT,
- korzystający z kas rejestrujących do wystawiania faktur (od 2025 r. nie będzie można wystawiać faktur za pomocą kas rejestrujących) oraz
- wystawiający faktury uproszczone (paragony z NIP nabywcy do kwoty 450 zł).
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).
Czym dokładnie jest uwierzytelnienie?
Uwierzytelnianie to nic innego jak potwierdzenie tożsamości podmiotu (np. firmy) celem uzyskania dostępu do KSeF. W odniesieniu do osób fizycznych możliwe jest uwierzytelnienie z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub ePUAP. Dla osób prawnych skorzystanie z podpisu elektronicznego osób ją reprezentujących nie będzie wystarczające. Przepisy wymagają w tej sytuacji użycia pieczęci elektronicznej, która jest rodzajem podpisu elektronicznego. Oznacza to, że dopiero po prawidłowym uwierzytelnieniu podatnik uzyska dostęp do KSeF, jego zasobów i funkcjonalności, m.in. będzie mógł odbierać faktury elektroniczne oraz je wystawiać.
Co jest autoryzacja?
Autoryzacja stanowi proces nadawania uprawnień do działania w imieniu uwierzytelnionego użytkownika KSeF. Może ona dotyczyć przyznania uprawnień do przesyłania lub odczytywania e-faktur, a także do nadawania uprawnień kolejnym użytkownikom, np. wszystkim lub wybranym pracownikom działu księgowego. Zakres nadawanych uprawnień można regulować dobrowolnie. Oznacza to, że inne osoby mogą być uprawnione do odczytu faktur, a inne do wystawiania.
Archiwizacja faktur po wejściu KSeF
Jedną z korzyści, jaką niesie za sobą Krajowy System e-Faktur, jest przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie 10-letniego okresu archiwizacji w KSeF, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać faktury ustrukturyzowane we własnym zakresie, czyli poza KSeF, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zachowując przy tym wymagania dotyczące przechowywania faktur elektronicznych (zgodnie z art. 112 i 112a ustawy o VAT).
Należy jednak pamiętać o zapewnieniu należytej archiwizacji niezbędnych dokumentów i załączników do faktur, których KSef nie będzie obsługiwał, np. dokumentów transportowych, dokumentów celnych czy protokołów.
Jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie KSeF?
KSeF niesie za sobą też pewne inne korzyści, poza aspektem archiwizacji. Do najważniejszych z nich należą:
- skrócenie terminu zwrotu VAT – z obecnych 60 dni do 40 (z takiego terminu korzystają już ci podatnicy, którzy używają KSeF dobrowolnie);
- brak obowiązku przesyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) na żądanie organów podatkowych;
- brak konieczności wystawiania duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.
Jakie sankcje są związane z KSeF-em?
W sytuacji, kiedy podatnik mimo obowiązku:
- nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF;
- w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem;
- nie przesłał do KSeF faktury w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii lub w terminie 1 dnia roboczego od dnia wystawienia w przypadku niedostępności z innych przyczyn niż awaria;
naczelnik urzędu skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF.
Sankcje za naruszenie przepisów o KSeF wejdą w życie od 1 stycznia 2025 r.
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF?
W celu wdrożenia obowiązkowego KSeF podatnicy powinni skoordynować działania w kilku obszarach – głównie księgowym i informatycznym. Jednym z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów jest interface API. Ma on na celu zapewnienie powiązania sytemu księgowego z KSeF. Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatne narzędzie e-Mikrofirma, które służy do wystawiania i zapisywania faktur krajowych.
Wdrażając KSeF warto zwrócić uwagę na uwierzytelnianie i autoryzację – dokładnie rozważyć kto ma mieć dostęp do systemu oraz jakie uprawnienia ma posiadać.
Masz pytania bądź wątpliwości? Skontaktuj się z nami >> KSeF – bieżące wsparcie
