Od 1 kwietnia 2025 r. e-Doręczenia dla zarejestrowanych w KRS

Od 1 kwietnia 2025 r. zakres obowiązkowego stosowania e-Doręczeń obejmie wszystkie podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 31 grudnia 2024 r. Usługa umożliwi im prowadzenie formalnej korespondencji z administracją publiczną online. Dzięki statusowi usługi zaufania, e-Doręczenia oferują gwarancję pewności skutków prawnych równoważną z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Podmioty objęte obowiązkiem korzystania z e-Doręczeń

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie docelowo dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Co istotne, jest on jednak realizowany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Z początkiem roku, obowiązkiem tym zostały objęte podmioty publiczne, nowozakładane podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS lub CEDIG oraz osoby wykonujące zawody zaufania publicznego.

Kolejne terminy zawarte w harmonogramie dotyczą pozostałych podmiotów niepublicznych i prezentują się następująco:

• 1 kwietnia 2025 r. – podmioty niepubliczne (w tym spółki prawa handlowego), wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r.
• 1 lipca 2025 r. – zarejestrowane do 31 grudnia 2024 r. w CEDIG podmioty niepubliczne, dokonujące zmian we wpisach (każda zmiana).
• 1 października 2026 r. – podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r.

Dostawcy usług zaufania

Usługę e-Doręczeń świadczą wyłącznie dostawcy usług zaufania, zarówno publiczni, jak i komercyjni (niepubliczni). Obecnie jedynym publicznym dostawcą e-Doręczeń jest Poczta Polska S.A. Jednocześnie jest to podmiot wyznaczony do świadczenia bezpłatnej usługi e-Doręczeń oraz do zapewnienia skrzynek elektronicznych wszystkim tym, którzy zdecydują się na korzystanie z publicznej usługi e-Doręczeń.

Z kolei, niepubliczni dostawcy e-Doręczeń to podmioty komercyjne, które są uznane za kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Oznacza to, że posiadają uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania. Pełną listę kwalifikowanych dostawców można znaleźć na poniższych stronach: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu lub https://www.nccert.pl/uslugi.htm.

Aktualna lista niepublicznych dostawców e-Doręczeń obejmuje: Asseco Data Systems S.A., Autenti sp. z o.o., KFJ Inwestycje Sp. z o.o., Poczta Polska S.A., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A..

Wybór dostawcy e-Doręczeń

Sposób założenia skrzynki i adresu do e-Doręczeń różni się w zależności od wyboru dostawcy usługi. W przypadku korzystania z usług publicznych wymagane jest złożenie odpowiedniego wniosku na stronach rządowych. Taka usługa jest bezpłatna. Natomiast zakup usługi doręczenia elektronicznego od kwalifikowanego dostawcy wymaga zawarcia umowy i opłacenia usługi zgodnie z cennikiem dostawcy. Koszty mogą się różnić w zależności od wielu czynników np.: wybranego pakietu usług, liczby użytkowników czy pojemności skrzynki. Decydując o wyborze dostawcy, warto pamiętać, że usługa e-Doręczeń na stronach rządowych jest zasadniczo prosta i przeznaczona głównie do komunikacji z administracją publiczną oraz podmiotami publicznymi. Ta skrzynka do doręczeń ma ograniczoną pojemność i raczej nie może służyć do prowadzenia archiwum spraw. Z kolei, skrzynki oferowane przez kwalifikowanych dostawców mogą obejmować szerszy zakres usług m.in.: doręczenia elektroniczne między przedsiębiorstwami, osobami fizycznymi oraz dodatkowe funkcje, takie jak: archiwizacja dokumentów czy integracja z systemami firmowymi oraz dostęp do możliwości nadawania i odbierania elektronicznych przesyłek z ekranu każdego urządzenia.

Podstawowe obowiązki podmiotu korzystającego z e-Doręczeń

Podmiot zobowiązany zgodnie z harmonogramem jest zobligowany do:

• złożenia wniosku o nadanie adresu i skrzynki do doręczeń elektronicznych i jej aktywowanie albo ujawnienie zakupionego adresu u kwalifikowanego dostawcy w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE);
• odbierania korespondencji kierowanej z adresu do doręczeń elektronicznych, pod sankcją proceduralną tzw. fikcji doręczeń (dokumenty dostarczone za pomocą e-doręczeń są uznawane za doręczone po 14 dniach od dnia wysłania, nawet jeśli odbiorca ich nie odebrał);
• zarządzania skrzynką doręczeń służącą do realizacji usług e-doręczeń pomiędzy podmiotami publicznymi a niepublicznymi (PURDE).

Na chwilę obecną brak jest obowiązku nadawania korespondencji na adres do doręczeń podmiotu publicznego.

Założenie skrzynki do e-Doręczeń

W przypadku założenia skrzynki za pośrednictwem podmiotu publicznego, złożenie wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych jest równoznaczne z ujawnieniem adresu w BEA. Przedsiębiorcy wpisani do KRS i CEIDG składają ten wniosek na stronie biznes.gov.pl, natomiast podmioty zobowiązane nieprowadzące działalności oraz obywatele korzystają ze strony e-doręczenia.gov.pl.

W przypadku podmiotów decydujących się na zakup usługi od zewnętrznego dostawcy, możliwe jest poproszenie dostawcy o ujawnienie adresu w BAE w imieniu nabywcy. Nowozakładane podmioty lub zmieniające wpisy w KRS/CEDIG mogą też zawnioskować o adres odpowiednio we wniosku o rejestrację działalności w KRS/CEDIG lub we wniosku o zmianę wpisu w KRS (od 1 kwietnia 2025 r.) /CEIDG (1 lipca 2025 r.).

Warto również zapoznać się z pouczeniem o skutkach prawnych wpisu do bazy adresów elektronicznych, które zawiera także zasady zarządzania skrzynką doręczeń, prawa i obowiązki posiadacza skrzynki doręczeń, zasady rezygnacji z PURDE, wykreślenie adresu z BAE lub zmiany adresu w BAE.

Korespondencja

Po aktywacji skrzynki wszelka korespondencja od podmiotów korzystających z e-Doręczeń będzie trafiała bezpośrednio do niej. Za pośrednictwem e-Doręczeń podmioty publiczne doręczają pisma wymagające potwierdzenia nadania lub odbioru. Oznacza to, że system ten znajduje zastosowanie głównie w przypadku doręczeń formalnych i proceduralnych. Pozostała korespondencja może być nadal wysyłana dotychczasowymi kanałami.

Przed wysłaniem korespondencji na e-skrzynkę, podmiot publiczny ma obowiązek sprawdzenia, czy adresat znajduje się w BAE. Jeśli tak, a nie istnieją żadne przeciwwskazania prawne lub faktyczne, korespondencja powinna zostać wysłana na adres wskazany w BAE.

Okres przejściowy

Ustawa z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadziła okres przejściowy do 31 grudnia 2025 r., w którym to podmioty publiczne będą mogły stopniowo dostosowywać się (technicznie i organizacyjnie) do nowego sposobu prowadzenia korespondencji. W 2025 roku zarówno podmioty prywatne, jak i publiczne mają obowiązek posiadani adresu, zgodnie z harmonogramem, ale w związku z okresem przejściowym to organy publiczne będą decydować o kanale przekazywania korespondencji. W okresie tym zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP oraz innych systemach dziedzinowych z e-Doręczeniami.

Na stronach dedykowanych e-Doręczeniom można sprawdzić na bieżąco podmioty publiczne korzystające już z usługi. Dane w zestawieniu są aktualne na poprzedni dzień roboczy. Przedsiębiorca, który ma już skrzynkę do e-Doręczeń na biznes.gov.pl, może ustalić adres urzędu za pomocą wyszukiwarki udostępnionej w skrzynce.

Źródło: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/aktualnosci

Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<