Kto i za co odpowiada, jeśli chodzi o prowadzenie firmowej księgowości? Jak się rozkłada odpowiedzialność prawna, gdy przekażemy prowadzenie księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu?
Przedsiębiorca zakłada firmę, i co dalej? Prowadzenie działalności gospodarczej jest ściśle powiązane z prowadzeniem księgowości jednostki. Pozostaje jednak pytanie, kto odpowiada za rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych? Właściciel firmy, kierownik jednostki, a może główny księgowy?
Firmowa rachunkowość, czyli co?
Kwestie zakresu rachunkowości jednostki oraz odpowiedzialności za firmową księgowość reguluje Ustawa o Rachunkowości (UoR), a konkretnie art. 4 tejże ustawy. Zgodnie z art. 4 pkt. 3 UoR, rachunkowość jednostki obejmuje:
- „1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
- 2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- 3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- 4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- 5) sporządzanie sprawozdań finansowych;
- 6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
- 7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.”
Ten punkt de facto rozwiewa wątpliwości, co tak naprawdę zawiera się w rachunkowości firmy – zaczynając od polityki rachunkowości, na przygotowaniu sprawozdania finansowego kończąc (które w niektórych przypadkach musi podlegać badaniom biegłych rewidentów).
Po czyjej stronie spoczywa odpowiedzialność za księgi rachunkowe?
Odpowiedzialność za poprawne prowadzenie ksiąg reguluje art. 4 pkt. 5 UoR, i tak: „Kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych ust. 2, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.”
Z powyższych przepisów wyraźnie wynika, że kierownik jednostki jest głównym odpowiedzialnym za rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przekazanie prowadzenia ksiąg rachunkowych do głównego księgowego lub do biura rachunkowego nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności.
Sprawdź >> Jakie sankcje grożą za nieprawidłowości w zakresie prowadzenia firmowej rachunkowości? <<
Czy możliwe jest scedowanie odpowiedzialności na głównego księgowego?
Każda sytuacja przejęcia odpowiedzialności za firmową księgowość przez inną osobę powinna być udokumentowana w formie pisemnej, jak wynika z wyżej przytoczonych przepisów. Jeśli główny księgowy pisemnie przejmie odpowiedzialność za prowadzenie księgowości firmy, to – w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę – będzie formalnie ponosił odpowiedzialność za wszelkie szkody wyrządzone pracodawcy, zgodnie z regulacjami zawartymi w pierwszym rozdziale piątego działu Kodeksu Pracy. Dodatkowo, w określonych sytuacjach, może również podlegać odpowiedzialności zgodnie z zapisami Kodeksu karnego skarbowego oraz Kodeksu karnego. Jednakże nawet w takiej sytuacji, kierownik jednostki nie pozostanie bez odpowiedzialności, ponieważ jego zadaniem i odpowiedzialnością jest nadzorowanie rzetelności prowadzenia ksiąg – dlatego w przypadku nieprawidłowości odpowie on razem z głównym księgowym za błędy.
Czy oddanie księgowości w ręce zewnętrznego usługodawcy jest rozwiązaniem?
W tej sprawie absolutną jasność pozostawia Komunikat nr 10 Ministra Finansów z 18 maja 2010 r. (w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych), który stwierdza, że „Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia kierownika jednostki z odpowiedzialności za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.” (pkt. 24). Z kolei w punkcie 25 mamy rozwinięcie tego założenia oraz praktyczne wskazówki: „ Kierownik jednostki powinien zapewnić wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości poprzez: staranny wybór przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, odpowiednie zapisy w umowie o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kontrolę dotrzymywania warunków tej umowy (…)”.
Warto zwrócić szczególną uwagę na rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie, ponieważ odpowiedzialność karna jest dotkliwa, o czym można przeczytać w art. 77 i 79 UoR. Kary sięgają grzywny oraz pozbawienia wolności do lat 2 lub nawet obu tych kar jednocześnie.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
