Wybór księgowego nie jest łatwym zadaniem. Należy wziąć pod uwagę wiele aspektów, które mogą mieć wpływ na dalszą współpracę. Jednocześnie jest to jeden z najważniejszych wyborów dokonywanych na początku działalności. Co warto rozważyć w pierwszej kolejności?
Każdy, kto zakłada działalność gospodarczą, jeszcze przed jej rozpoczęciem powinien rozważyć komu powierzyć prowadzenie firmowej księgowości. Możliwości jest kilka – od automatycznych rozwiązań oferowanych przez banki razem z kontem firmowym, przez skorzystanie z usług małego biura rachunkowego lub zatrudnienie własnej księgowej, po wybranie oferty dużej firmy outsourcingowej, oferującej kompleksowe wsparcie także w zakresie np. prawno-podatkowym i compliance czy kadrowo-płacowym. Każde z tych rozwiązań ma swoje plusy i minusy. Jedno jest pewne – wybrane rozwiązanie powinno gwarantować rzetelność i bezpieczeństwo w zakresie firmowych rozliczeń finansowo-księgowych oraz podatkowych.
Jak wybrać zewnętrznego księgowego?
Zawód księgowego jest zawodem podwyższonego ryzyka. Księgowy powinien nieustannie aktualizować swoją wiedzę, być na bieżąco z przepisami podatkowymi. Kierownik jednostki musi mieć jednak świadomość, że to nie księgowy, ale on sam odpowiada za rzetelne prowadzenie ksiąg – nawet, jeśli ich prowadzenie zleci uprawnionemu do tego podmiotowi. Kary za brak rzetelności, nieprowadzenie ksiąg rachunkowych czy za wykazywanie nieprawdziwych danych są dotkliwe (więcej na ten temat tutaj >> Jakie sankcje grożą za nieprawidłowości w zakresie prowadzenia firmowej rachunkowości? <<).
Przed wybraniem zewnętrznego księgowego warto przeanalizować szereg aspektów, na czele z uzyskaniem odpowiedzi na poniższe trzy pytania.
- Czy zewnętrzny księgowy posiada odpowiednie kwalifikacje?
Obecnie zawód księgowego nie jest uregulowany (sprawdź także >> Czy regulacja zawodu księgowego jest potrzebna? <<). Księgowi mają jednak mnóstwo możliwości zdobywania wiedzy i odpowiednich certyfikatów z uznanych organizacji branżowych, np. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce (SKwP). Warto mieć potwierdzenie, czy księgowy lub zespół, który ma pracować nad naszą firmą, ma certyfikaty potwierdzające odpowiedni poziom wiedzy i umiejętności.
- Czy zewnętrzny księgowy posiada wykupione ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej?
Każde biuro rachunkowe powinno mieć wykupioną polisę ubezpieczeniową. To ona chroni przedsiębiorstwo przed potencjalnymi stratami poniesionymi z winy zatrudnionego w nim księgowego, umożliwiając wypłatę odszkodowania klientowi, w przypadku uzasadnionych roszczeń.
- Czy zewnętrzny księgowy zapewnia procedury związane z ochroną danych osobowych?
Firmy przekazują obsługującym je księgowym wiele różnych dokumentów. Są na nich często poufne dane, informacje o pracownikach – wraz z ich dokładnymi danymi lub wiele innych danych, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Bardzo ważne jest przeanalizowanie czy zewnętrzny podmiot księgowy ma wdrożone odpowiednie zasady poufności danych, czy dokumenty będą przechowywane w odpowiedni sposób, czy systemy komputerowe są właściwie zabezpieczone.
Decydując się na zewnętrzne usługi księgowe czy rachunkowe warto uwzględnić również renomę potencjalnego usługodawcy. Opinie innych przedsiębiorców są świetnym potwierdzeniem, że będziemy mieć do czynienia z fachowcem godnym zaufania. W wyborze mogą pomóc rekomendacje nie tylko osobiste, ale także opinie i oceny opublikowane np. w biznesowych portalach społecznościowych, profesjonalnych rankingach branżowych czy eksperckie publikacje lub komentarze udzielone mediom.
Księgowość prowadzona online czy osobiście?
Obecnie w wielu firmach obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów, wprowadzony w wielu przypadkach podczas pandemii koronawirusa. Nie każdemu jednak taki sposób pracy musi odpowiadać – warto przemyśleć indywidualne, który sposób prowadzenia księgowości w naszym przypadku będzie najwygodniejszy. Przedsiębiorcy ceniący zdalną formę przekazywania danych powinni zweryfikować czy potencjalny dostawca usług księgowych ma wypracowany system bezpieczeństwa przekazywania danych. Niektórzy dostawcy oferują klientom dedykowane, specjalnie zabezpieczone platformy, na które przedsiębiorstwo może wgrywać swoje dokumenty. Jest to bezpieczny i bardzo szybki sposób na terminowe i rzetelne przekazywanie danych. Jednakże w każdym przypadku kontakt z drugim człowiekiem – nie tylko profesjonalnym, ale także doświadczonym oraz oferującym wysoki standard jakości obsługi – w ostatecznym rozrachunku przesądza o zadowoleniu, lub nie, ze współpracy.
Podsumowując, wybór księgowego nie jest łatwym zadaniem. Należy wziąć pod uwagę wiele aspektów, które mogą mieć wpływ na dalszą współpracę. Jednocześnie jest to jeden z najważniejszych wyborów dokonywanych na początku działalności. Warto, aby decyzja była w pełni przemyślana, a wybrany księgowy zapewniał przedsiębiorcy bezpieczeństwo podatkowe i księgowe, a tym samym – spokojny sen.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
