Czym są kody QR na fakturach? Kiedy należy stosować kody weryfikacyjne QR? Na jakich rodzajach dokumentów winno się je umieszczać? Jakie rozwiązania w zakresie stosowania kodów QR przy korzystaniu z KSeF przewiduje ustawodawca?
Kody QR są coraz częściej spotykane w rzeczywistości gospodarczej. W przypadku nowego obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) również będą stosowane jako dodatkowe oznaczenia. Ich zadaniem będzie zweryfikowanie poprawności wystawienia otrzymanej faktury i jej zgodności z dokumentem widniejącym w KSeF. Będzie to miało miejsce gł. w sytuacji, gdy taką fakturę otrzymamy poza systemem KSeF w formie wizualizacji pdf lub papierowej. Zawarty na dokumencie kod weryfikacyjny QR będzie dawał dostęp, dzięki zeskanowaniu, do danych zamieszczonych na fakturze w systemie KSeF.
Odbiorca faktury za pomocą urządzenia mobilnego w prosty sposób może zeskanować kod QR podany na dokumencie i zweryfikować dane zawarte w Krajowym Systemie e-Faktur. Przy użyciu kodu QR będzie możliwe również opłacenie faktury w aplikacji bankowej, dzięki temu, iż dane do przelewu zostaną automatycznie uzupełnione. Konieczne będzie jedynie zatwierdzenie danych.
Obowiązek oznaczania faktury kodem QR
Kod QR jest potwierdzeniem wystawienia faktury w KSEF. Jak założył ustawodawca, obowiązek stosowania kodów QR na fakturach – zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT – będzie dotyczył następujących sytuacji:
- udostępnienia faktury nabywcom zagranicznym w sposób inny niż przy użyciu KSeF,
- wykorzystywania faktury poza systemem KSeF,
tj. głównie przypadków, gdy miejscem świadczenia usługi jest inny kraj, niż Polska lub gdy nabywcą jest podmiot nie posiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia tej działalności w Polsce).
– dla wszystkich faktur wystawianych w systemie KSEF (dotyczy dokumentów po wizualizacji, tj. pdf, papierowych);
– udostępnianych poza system KSEF dla podmiotów zewnętrznych.
Art. 106gb ust. 4 precyzyjnie definiuje sytuacje, w których dokumenty będą udostępniane poza systemem faktur ustrukturyzowanych – w sposób uzgodniony z nabywcą, tj.:
- „miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę”.
Brak kodu QR na fakturze będzie możliwy w przypadku:
– faktury konsumenckiej wystawianej poza KSEF,
– faktury dostarczanej poprzez system KSEF,
– faktury wystawionej do celów wewnętrznych podatnika.
Sposób nadawania kodów QR
Faktury ustrukturyzowane wystawiane w systemie KSEF są plikiem danych XML. Format ten dla celów wizualizacji można przekształcić na PDF lub papierowy wydruk dokumentu. Jeżeli dokumenty będą stosowane poza systemem KSeF – jak wyjaśniliśmy powyżej – niezbędne będzie wdrożenie oznaczania faktur kodami weryfikacyjnymi QR. Kod QR będzie obejmował podsumowane dane z faktury i dodatkowo numer KSeF lub token awaryjny.
Obecnie dostępny jest jedynie projekt Rozporządzenia Ministra Finansów, w którym wyjaśniono, iż oznaczanie faktur kodami QR będzie się odbywało za pomocą komercyjnych narzędzi lub udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, za każdym razem gdy będzie konieczność przekształcenia pliku XML dla celów zewnętrznych.
Przedsiębiorca będzie mógł wygenerować kod QR:
- przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – generowanie odbywać się będzie w oparciu o skrót faktury, który tworzą numer KSeF oraz treść faktury;
- wykorzystując token awaryjny – rozwiązanie zaproponowane na wypadek awarii systemu KSeF; kod QR będzie można wygenerować w systemie offline na podstawie dedykowanego klucza; klucz trzeba będzie pobrać wcześniej z systemu KSEF – będzie on dotyczył więcej niż jednej faktury i korzystanie z niego będzie możliwe przez kilka lat.
Według obietnic Ministerstwa Finansów stosowanie kodów QR ma zostać doprecyzowane w specjalnie opracowanym podręczniku stanowiącym Kompendium wiedzy o systemie KSEF.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
