Znamy daty obowiązkowego wdrożenia KSeF – Blog ekspertów Grant Thornton

16 kwietnia 2025

Autorstwa: monikazukowska

Obecnie przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), umożliwiającego wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur drogą elektroniczną. Zgodnie z nowym harmonogramem przedstawionym przez Ministerstwo Finansów, do 2027 roku system ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Etapy obowiązkowego wdrożenia KSeF

Krajowy System eFaktur (KSeF) został po raz pierwszy udostępniony przedsiębiorcom w 2022 roku. Od tego czasu funkcjonuje jako rozwiązanie fakultatywne. Początkowo obowiązek jego stosowania miał wejść w życie już w 2024 roku, jednak termin został przesunięty. W najnowszym komunikacie z 11 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów zaproponowało nowy termin wraz z planem etapowego wdrożenia systemu. Harmonogram prezentuje się następująco:

• 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największe firmy, czyli te, których roczny obrót (łącznie z VAT) przekracza 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 roku – system stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z tego obowiązku.
• 1 stycznia 2027 roku – dodatkowy czas na wdrożenie systemu otrzymają najmniejsi przedsiębiorcy, których pojedyncze faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.

Taki podział ma na celu zapewnienie płynnego przejścia na e-fakturowanie, a także zminimalizowanie ryzyka problemów technicznych, które mogłyby utrudnić działalność firm.

Okres przejściowy

Podział wdrożenia na etapy to niejedyny element, który ma ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system fakturowania. Ministerstwo Finansów zaproponowało również wydłużenie okresu przejściowego. Potrwa on do końca 2026 roku. W tym czasie przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z systemu, a także nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury.

Szczegóły zamian w projekcie KSeF zostały szczegółowa opisane w artykule na stronie Grant Thornton: KSeF 2026 i 2027: Ministerstwo Finansów przedstawia plan wdrożenia – Grant Thornton

Przygotowania do wdrożenia obligatoryjnego KSeF nabierają tempa. Już w czerwcu Ministerstwo Finansów zapowiedziało publikację nowej wersji systemu w postaci struktury logicznej FA(3). Wszystkie zmiany oraz kolejne etapy wdrażania systemu na bieżąco monitorujemy i regularnie omawiamy na naszym blogu. Zachęcamy do obserwowania, by lepiej przygotować się do pełnego wdrożenia KSeF.