Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z dużą ilością obowiązków, co niestety zwiększa ryzyko popełnienia błędów między innymi związanych z wystawianiem faktur. Wówczas pojawią się pytania jak takie błędne faktury poprawić i czy sporządzić korektę faktury, a może ją anulować i w jaki sposób to zrobić?
Kiedy korygować a kiedy anulować fakturę?
Zazwyczaj błędy na fakturach poprawia się sporządzając fakturę korygującą. Dotyczy to takich sytuacji jak np. całkowita zmiana nabywcy, ceny netto, kwoty czy stawki podatku. Prawo do sporządzenia faktury korygującej leży po stronie sprzedawcy. Fakturę korygującą sporządza się również w przypadku, gdy towar zwrócono, został udzielony rabat lub podwyższono ceny już po wystawieniu faktury VAT.
Przy popełnieniu błędu można również rozważyć anulowanie faktury VAT, jednak należy wspomnieć, iż jest to pojęcie umowne niewynikające z żadnych przepisów, lecz akceptowane przez organy skarbowe. Zatem można to zrobić tylko jeżeli spełnione zostanę dwa wymienione warunki jednocześnie:
- transakcja w ogóle nie doszła do skutku,
- faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego (nie dotarła do odbiorcy) – wystawca posiada oba egzemplarz.
Do takich sytuacji dochodzi podczas sprzedaży wysyłkowej za pobraniem, gdzie sprzedawca wysyła fakturę wraz z towarem, ale odbiorca nie odbiera przesyłki, co jest równoznaczne z brakiem zapłaty. W konsekwencji towar oraz wystawiony dokument wracają z powrotem do sprzedawcy. Nie dochodzi więc do sprzedaży ani do powstania obowiązku podatkowego. Jednocześnie faktura VAT nie dotarła do kontrahenta. Jako inny przykład można przytoczyć sytuację, gdy faktura VAT została wystawiona na podstawie zamówienia złożonego przez nabywcę, ale rezygnuje on z zamówienia zanim zostanie ono wysłane. Z kolei, gdy faktura sprzedaży została wystawiona, po czym sprzedający zorientował się, że na fakturze zostały umieszczone błędne dane nabywcy, który w ogóle nie był stroną tej transakcji. Z uwagi na to, że sprzedający był w posiadaniu obu egzemplarzy, zostały one anulowane. Należy zwrócić uwagę na moment powstania obowiązku podatkowego, bowiem powstaje on w chwili sprzedaży. Zatem nie można anulować faktury w przypadku, kiedy transakcja została wykonana, ale nieopłacona przez kupującego. Może się zdarzyć, że sprzedawca nie będzie posiadał oryginału faktury, która powinna zostać anulowana, np. w przypadku gdy wysyłając towar wraz z fakturą do klienta, przesyłka zaginie lub zostanie skradziona. Wtedy również może taką fakturę anulować, opisując odpowiednio posiadaną kopię i przechowując ją wraz z dokumentacją poświadczającą, że transakcja nie doszła do skutku np. dokumentem od firmy kurierskiej, poczty o zagubieniu lub zniszczeniu przesyłki.
Jak poprawnie anulować fakturę?
Kolejna kwestia dotyczy poprawnego anulowania faktury VAT, gdyż istotne znaczenie ma kwestia numerowania dokumentów sprzedażowych. Numeracja powinna być chronologiczna i nie może zostać zaburzona.
Przepisy jednak nie regulują kwestii w jaki sposób anulować fakturę, jest to pojęcie umowne i w praktyce akceptowane przez urzędy skarbowe. Aby poprawnie anulować fakturę należy:
- przekreślić obie wersje anulowanej faktury (oryginał i kopię),
- dołączyć opis mówiący o tym, że dokument został anulowany wraz z datą oraz podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur,
- dodatkowo powinno się podać powód anulowania faktury.
Anulowane w ten sposób faktury nie podlegają ewidencji jednak konieczne jest przechowywanie ich we firmowej dokumentacji w celu zachowania ciągłości numeracji. Jest to koniecznie w celu uniemożliwienia ponownego wykorzystania takiego dokumentu. Jeżeli anulowana faktura została wcześniej ujęta w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, to podatnik w momencie anulowania, ma prawo do sporządzenia korekty tej deklaracji, a tym samym do skorygowania zawyżonego w deklaracji podatku VAT.
Zdaniem organów podatkowych podatnik powinien dochować wszelkiej staranności, aby anulowanie faktur nie było konieczne.
Dowiedz się więcej o biurze rachunkowym->
