Termin rozliczenia faktury korygującej zmniejszającej VAT należny wystawionej w przypadku zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych wskazano w art. 29 ust. 4a ustawy o VAT.
Zgodnie z nim w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, jej obniżenia podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia jej otrzymania przez nabywcę. Jeżeli w tym terminie podatnik potwierdzenia tego nie otrzyma, powinien uwzględnić tę korektę w rozliczeniu za miesiąc (kwartał), w którym je uzyska.
Tak więc w celu określenia daty rozliczenia faktury korygującej „in minus” podatnik w pierwszej kolejności powinien ustalić datę otrzymania korekty przez nabywcę. Przepisy nie precyzują, w jakiej formie powinno to być dokonane . Organy podatkowe akceptują każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy korekta dotarła do nabywcy. Może to być np. potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki poleconej (za zwrotnym poświadczeniem odbioru), pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania korekty, faks potwierdzający jej odbiór, czy też potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną. Tak przykładowo uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 2 lipca 2013 r., nr ILPP4/443-180/13-2/ISN.
Co jeśli nie mamy potwierdzenia odbioru faktury korygującej?
W obrocie gospodarczym mamy często do czynienia z partnerem po drugiej stronie, który z różnych względów nie potwierdzi nam odbioru faktury korygującej in minus. Wtedy możemy skorzystać z zapisów art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się, w przypadku gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia, mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, i z posiadanej dokumentacji będzie wynikać, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
W takiej sytuacji obniżenie podstawy opodatkowania nastąpi nie wcześniej niż w deklaracji podatkowej składanej za okres rozliczeniowy, w którym zostały łącznie spełnione przesłanki określone w art. 29a ust. 15 pkt 4.
