Jeśli pojawią się przesłanki warunkujące otwarcie likwidacji spółki, a decyzja wspólników wydaje się być nieunikniona należy uświadomić sobie jak wiele obowiązków wiąże się z rozpoczęciem procesu likwidacji. Przede wszystkim warto dobrze przemyśleć datę podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki.
O otwarciu likwidacji i rozwiązaniu spółki pisaliśmy w artykule pt. „Likwidacja spółki w przepisach KSH”. Jeśli decyzja o rozwiązaniu jest ostateczna, to należy mieć świadomość ogromu obowiązków dokumentacyjnych i sprawozdawczych ciążących na organach spółki i służbach księgowych.
Obowiązki spółki po otwarciu likwidacji
Przede wszystkim, po tym jak wspólnicy podejmą decyzję o rozwiązaniu spółki, otwiera się proces likwidacji, zaś do nazwy spółki zostaje dodane określenie “w likwidacji”. Uchwała podlega zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego, zaś zmiana danych spółki podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego (formularz VAT-R – Zgłoszenie w zakresie podatku od towarów i usług oraz NIP-8 – Zgłoszenie aktualizacyjne w zakresie danych uzupełniających). Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany. Likwidatorzy spółki mają również obowiązek zamieszczenia ogłoszenia o otwarciu procesu likwidacji i wezwaniu wierzycieli do zgłaszania swoich roszczeń. Po otwarciu procesu likwidacji likwidatorzy nie mogą rozpoczynać nowych interesów spółki, zaś ich głównym zadaniem jest zakończenie bieżącej działalności oraz upłynnienie majątku w celu zabezpieczenia roszczeń wierzycieli.
Dlaczego data uchwały o rozwiązaniu spółki jest ważna?
W ciągu 15 dniu od podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki należy otworzyć księgi rachunkowe spółki w likwidacji. Likwidatorzy mają ponadto obowiązek sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji oraz pełnego sprawozdania finansowego na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji. Obydwa te dokumenty zostały zdefiniowane przez odrębne akty prawne. Bilans otwarcia likwidacji to wymóg przepisów Kodeksu Spółek Handlowych, zaś w Ustawie o rachunkowości znajdziemy przepisy nakładające obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych (a co za tym idzie sporządzenia sprawozdania finansowego) na dzień poprzedzający dzień postawienia spółki w stan likwidacji.
Dlatego tak ważne jest, by data podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki była w miarę możliwości przemyślana. Przygotowanie sprawozdania finansowego na dzień przypadający w połowie miesiąca, nastręcza dużo więcej trudności, niż przygotowanie takiego dokumentu na ostatni dzień miesiąca. Uchwały podejmowane np. z pierwszym dniem miesiąca pozwalają służbom księgowym przygotować sprawozdania wymagane przepisami bez zbędnych wątpliwości, które towarzyszą przygotowaniu sprawozdań za niezamknięty okres sprawozdawczy (np. połowa miesiąca).
