Przedsiębiorstwo, które kończy swoją działalność ma obowiązek przechowywania i archiwizacji dokumentów zarówno księgowych, jak i kadrowych. Wynika to z faktu, iż przepisy prawa nie pozwalają na wyrzucenie czy zniszczenie dokumentacji likwidowanej spółki.
Zasadność obowiązku przechowywania dokumentacji
W myśl art. 71 ust. 1 Ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwa mają obowiązek ochrony dokumentów przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami, a także nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
Art. 71. ust. 1.
Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Konieczność archiwizacji dokumentów, również po zakończeniu procedury likwidacji spółki, służy przede wszystkim zabezpieczeniu danych dotyczących byłych pracowników i ma na celu umożliwienie odtworzenia przebiegu całego stosunku pracy. Tym samym ma zagwarantować im dostęp do świadczeń przysługujących z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowym celem obowiązku archiwizowania dokumentacji spółki jest zapewnienie zewnętrznym instytucjom, np. podatkowym, dostępu do dokumentacji źródłowej.
Obowiązek wskazania osoby przechowującej
Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników. W przypadku braku takiego wskazania, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Przed zakończeniem procesu likwidacji spółka powinna zabezpieczać wydatki na przechowywanie ksiąg. Na podstawie art. 288 § 3 KSH, osobę przechowującą powinna wskazywać umowa spółki, a jeżeli tak nie postanowiono, wspólnicy powinni podjąć stosowną uchwałę bezwzględną większością głosów. W braku ustaleń umownych lub uchwały wspólników sąd wyznacza przechowawcę. W umowie, uchwale lub decyzji sądu powinno się określić wynagrodzenie przechowawcy. Celowe jest, aby przechowawca miał miejsce zamieszkania lub siedzibę w miejscowości stanowiącej siedzibę spółki. Dokumenty zgodnie z art. 73 ust. 4 ustawy o Rachunkowości powinny być przekazane jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów.
Obowiązki pracodawcy
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Wg art. 51u Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dokumenty dotyczące zatrudnienia pracowników muszą być przechowywane przez podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji przez 50 lat od dnia:
- zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej;
- wytworzenia – dla dokumentacji płacowej.
Otwarcie likwidacji spółki – i co dalej? Przeczytaj
Okres przechowywania pozostałych dokumentów
Art. 74 [Okres przechowywania]
- Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
- Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe – 5 lat;
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
7) dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
8) pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.
- Okresy przechowywania ustalone w ust. 2 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
Wszystko co o RODO przedsiębiorca wiedzieć powinien
Obowiązki względem RODO
Warto również zauważyć, że w kontekście unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, czyli RODO, obowiązującego od 25 maja 2018 roku, za nadużycia związane z nieodpowiednim przechowywaniem danych również po likwidacji działalności, organ ochrony danych może nakładać bardzo wysokie administracyjne kary pieniężne.
Zobacz też – likwidacja spółki w przepisach KSH
Podstawy prawne regulujące obowiązek archiwizacji dokumentów spółki:
– Ustawa o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 ze zm.)
– Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.)
– Kodeks Spółek Handlowych (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1578 ze zm.)
– Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1666 ze zm.)
– Ustawa o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 r. (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r. poz. 922).
– Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2016 r., poz. 1506)
– Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2017 r., poz. 1383)
