Od stycznia 2020 roku pierwsi przedsiębiorcy będą mieli obowiązek stosowania kas fiskalnych online. Na początek obejmie on warsztaty samochodowe i wulkanizacyjne oraz stacje benzynowe. Bezwzględny obowiązek posiadania kasy nowego rodzaju będzie dotyczył wszystkich od stycznia 2023 roku.
Po styczniu 2020 roku kolejna graniczna data, to 1 lipca 2020 r. Od tego dnia kasy online założą placówki gastronomiczne (w tym również te działające sezonowo); przedsiębiorcy oferujący usługi hotelarskie; sprzedający węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. I ostatnia ważna data w tym obszarze, to 1 stycznia 2021 roku. Tego dnia kasy online będą musieli zainstalować podatnicy świadczący usługi: fryzjerskie, kosmetyczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów, prawnicze oraz usług związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu. Po 1 stycznia 2023 roku kasy fiskalne online będą musieli posiadać wszyscy podatnicy.
O harmonogramie wprowadzania kas online pisaliśmy także tutaj >>
Kasy online – co to oznacza
Kasy fiskalne są stosowane przez przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Dziś większość kas fiskalnych posiada papierową lub elektroniczną kopię zapisu danych. Kasy fiskalne online pozwolą na stosowanie, do ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego, urządzeń przesyłających dane do centralnego systemu teleinformatycznego, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), zwanego Centralnym Repozytorium Kas.
Stosowanie kas online umożliwi przede wszystkim zautomatyzowane i bezpośrednie przesyłanie danych z kas do Centralnego Repozytorium Kas. W Repozytorium znajdą się dane o każdej transakcji zapisanej w kasie ze wskazaniem wysokości opodatkowania, kwoty podatku, stawki VAT, rodzaju towaru czy usługi, a także czasu i miejsca instalacji kasy. Dane nabywcy przesyłane do tego systemu będą anonimowe.
Jednym słowem kasy online to znakomite narzędzie dla szefa KAS do gromadzenia danych o sprzedaży, rejestrowanej w kasach. Przesyłanie tych danych będzie w pełni automatyczne i będzie przebiegać praktycznie w czasie rzeczywistym. Przepisy przewidują, że kasa online będzie fiskalizowana (przy pomocy serwisanta) w momencie jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas i następnie będzie wysyłała, z określoną częstotliwością, informacje o dokonanych transakcjach. Przesył danych będzie dokonywany za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej.
Jak wskazuj art. 111 a ust. 4 ustawy VAT, Szef KAS będzie mógł udostępniać dane z kas Ministrowi Finansów, dyrektorom izb administracji skarbowej, naczelnikom urzędów skarbowych, czy naczelnikom urzędów celno-skarbowych, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków ustawowych.
Taki sposób gromadzenia danych ma przede wszystkim uszczelnić system VAT i zmniejszyć szarą strefę. Ma też zwiększyć efektywność kontroli.
Masz wątpliwości jak najkorzystniej rozliczać sprzedaż? Skorzystaj z wiedzy ekspertów od spraw finansowo-księgowych Grant Thornton >>
Stare kasy nie znikną z dnia na dzień
Poszczególne grupy podatników będą musiały stosować kasy online od dat wskazanych powyżej. Równocześnie możliwe będzie stosowanie kas dotychczasowych. Przepisy przewidują, że producenci i importerzy kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii będą zobowiązani uzyskać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te posiadają odpowiednie funkcje oraz spełniają kryteria i warunki techniczne dla tych kas. Czas ważności takich potwierdzeń będzie ograniczony. Potwierdzenie dla kas z elektronicznym zapisem kopii będzie aktualne maksymalnie do 31 grudnia 2022 roku, a dla kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii do 31 sierpnia 2019 roku. Po upływie tych dat, kasy te trzeba będzie wymienić na urządzenia online.
Takie rozwiązanie – jak podkreślali projektodawcy na etapie prac – ma spowodować, że kasy „starego” rodzaju będą funkcjonowały obok kas online (posiadających funkcję przesyłu danych), aż do momentu de facto ich wyeksploatowania. W zależności od rodzaju działalności gospodarczej, do której jest używana dana kasa rejestrująca, może ona funkcjonować nawet kilka lat.
Docelowym systemem będzie jednak system kas online, umożliwiających przesyłanie danych do Centralnego Repozytorium Kas.
Ulga na zakup urządzeń bez zmian
Przedsiębiorcy nabywający kasy online będą mieli prawo do skorzystania ze specjalnej ulgi na zakup takiego urządzenia. Będą mogli odliczyć od podatku należnego kwotę wydaną na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90 proc. ceny jej zakupu (bez podatku), ale nie więcej niż 700 zł.
Jak wynika z art. 1 pkt 3 g ustawy z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, przedsiębiorcy nie mają obowiązku zgłaszania kasy fiskalnej online, aby skorzystać ze wspomnianej ulgi. Muszą jednak nabyć kasę fiskalną online w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży. Do uzyskania ulgi niezbędne jest także posiadanie faktury potwierdzającej zakup kasy oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup.
Przepisy dotyczące kas fiskalnych online weszły w życie 1 maja 2019 r. (Dz.U. z 2019 r., poz. 675).
