Podpis osobisty, podpis zaufany oraz kwalifikowany podpis elektroniczny – jakie są różnice między tymi trzema sposobami opatrywania sprawozdań finansowych, jakimi od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorcy będą mogli się posługiwać?
PODSUMOWANIE:
- Zmienione możliwości podpisywania sprawozdań finansowych będą obowiązywały dla sprawozdań składanych za rok 2019.
- Rozszerzony został katalog rodzajów podpisów uznawanych przez ustawodawcę, jakimi można sygnować sprawozdanie finansowe – od 1 stycznia 2020 roku będą to: podpis osobisty, zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny.
Nowelizacja ustawy o rachunkowości, która zacznie obowiązywać 1 stycznia 2020 roku wprowadzi zmianę w rodzajach podpisów elektronicznych stosowanych do sprawozdań finansowych przez przedsiębiorców. W znowelizowanym art. 45 pkt 1f ustawy dookreślono, że sprawozdanie finansowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Na czym polegają różnice między nimi?
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Zgodnie z definicją, kwalifikowany podpis elektroniczny, to podpis w formie elektronicznej, który składa się za pomocą specjalnego urządzenia. Z założenia jest to podpis płatny, którego rzetelność poświadcza dostawca usługi podpisu elektronicznego. Jest to od lat znana forma podpisu i jej stosowanie nie budzi większych wątpliwości. Żeby używać tego rodzaju podpisu trzeba go wykupić u certyfikowanego dostawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Listę dostawców można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji: https://www.nccert.pl/uslugi.htm. Podpis kwalifikowany może również być wydany zgodnie z algorytmem XAdES-BES w innym kraju.
Podpis zaufany
Podręcznik Ministerstwa Cyfryzacji określa podpis zaufany jako „podpis elektroniczny złożony przez użytkownika konta ePUAP, do którego dołączono informacje identyfikujące zawarte w profilu zaufanym”. Nazwa „Podpis zaufany” oficjalnie zastąpi w ustawie o rachunkowości od 1 stycznia 2020 roku dotychczasowy „podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP”. Profil zaufany możemy założyć poprzez bank, w którym mamy konto lub poprzez stronę https://pz.gov.pl/pz/index.
Podpis osobisty
Osobisty podpis, to z kolei zaawansowany podpis elektroniczny, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku, który jest weryfikowany za pomocą certyfikatu. Podpis osobisty ma służyć, co do zasady, do kontaktów z urzędami. Jednak różnica pomiędzy nim, a podpisem złożonym własnoręcznie na dokumencie jest taka, że podpis osobisty będzie składać się identycznie jak potwierdzenie transakcji kartą płatniczą, czyli poprzez interfejs bezstykowy. Od 4 marca 2019 roku są wydawane nowe dowody osobiste z warstwą elektroniczną, których stopień zaawansowania technologicznego umożliwia składanie tzw. podpisu osobistego, o ile dana osoba zechce mieć wgraną taką funkcję w dowodzie. Podpis osobisty może służyć także do podpisywania innych dokumentów, jeżeli zgodzą się na to obie strony transakcji.
Dobry kierunek, ale…
Ustawodawca stworzył i porządkuje kilka możliwości złożenia podpisów elektronicznych w pliku .xml, który jest sprawozdaniem finansowym. Jest to kolejny, dobry krok, w celu ułatwienia przedsiębiorcom prowadzenia działalności gospodarczej. Jednakże już pojawiają się głosy, że różne rodzaje podpisów nie współpracują ze sobą w każdym przypadku we właściwy sposób. Jeżeli problemy techniczne zostaną rozwiązane, będziemy mogli cieszyć się dobrym rozwiązaniem, które wspiera firmy, a nie przeszkadza w rozwijaniu potencjału przedsiębiorstw.
