Bilet a paragon – możliwość odliczenia podatku VAT

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ponosi szereg wydatków z nią związanych. Ogólnie nie ma przeszkód, aby wydatki ponoszone w związku z jej wykonywaniem stanowiły koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy oraz mogłyby być podstawą do odliczenia VAT-u, jednakże muszą one spełniać określone prawem wymagania. Przede wszystkim wszystkie wydatki muszą być związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również muszą być ekonomicznie uzasadnione oraz spełniać odpowiednie wymogi formalne.

Przeważająca część wydatków w przedsiębiorstwie ponoszona jest w oparciu o faktury VAT, na podstawie których można dokonać odliczenia podatku VAT. Jednakże są także koszty (np. podczas podróży służbowej), które podatnik może zaewidencjonować w swoich księgach na podstawie biletu lub paragonu. Czy od takich dokumentów można jednak odliczyć podatek VAT?

Są to głównie bilety PKP, jeżeli podróż odbywa się pociągiem oraz paragony za przejazd autostradami, jeżeli podróż odbywa się samochodem.

Jakie zatem elementy powinien zawierać taki bilet czy paragon, aby mógł być ujęty w księgach przedsiębiorcy, jako podstawa do odliczenia podatku VAT?

Zgodnie z par.3 pkt. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03.12.2013 r. w sprawie wystawiania faktur, faktura dokumentująca:

– przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

a) numer i datę wystawienia,

b) imię i nazwisko lub nazwę podatnika,

c) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

d) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

e) kwotę podatku,

f) kwotę należności ogółem.

Zasadniczo zatem zarówno od biletów jaki i od dowodów za przejazd autostradami przedsiębiorca ma prawo do odliczenia VAT-u od tych wydatków, pod warunkiem że zawierają one powyższe elementy. Jest jednak jedno ograniczenie, które dotyczy sytuacji, gdy podróż służbowa odbywa się samochodem osobowym wykorzystywanym do celów mieszanych (tj. do celów służbowych i prywatnych). Wówczas podatnicy mają prawo odliczyć 50 % VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami. Dotyczy to m.in. wydatków na zakup pojazdów i ich części składowych, czynszu najmu, rat leasingowych,  paliwa   od   tych   pojazdów,  usług napraw   lub   konserwacji   tych pojazdów oraz wydatków na inne towary czy usługi  związane z eksploatacją i używaniem tych pojazdów (do nich właśnie zalicza się  opłaty za przejazd autostradami oraz opłaty za parkingi).

W rzeczywistości gospodarczej istnieje jeszcze jedna możliwość, gdy na podstawie paragonu można dokonać odliczenia VAT-u. Ma to miejsce w sytuacji, gdy paragon zostaje uznany za fakturę uproszczoną, a kwota transakcji nie przekracza 450,00 zł lub 100 euro. Faktury takie (zg. z art.106 e ust. 5 pkt.3 ustawy o VAT) mogą nie zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywców towarów lub usług oraz ich adresów, a także danych takich jak:

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Faktura taka musi jednak zawierać dane, pozwalające na określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek podatku. Jeżeli sprzedawca na takim paragonie umieści na żądanie nabywcy jego NIP, to wówczas taki paragon można uznać za fakturę uproszczoną i odliczyć od niego podatek VAT, oczywiście pod warunkiem, że paragon zawiera co najmniej elementy wskazane w par.8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących.

Zapraszamy po więcej informacji związanych z możliwością odliczenia podatku VAT, zajrzyj na odliczenie podatku vat od wydatkow zwiazanych z uzytkowaniem samochodow osobowych

Katarzyna Szkiełka
Młodszy Specjalista ds. księgowości