Dziś Dzień Księgowego – co warto wiedzieć o karierze w księgowości?

Czy księgowy to zawód perspektywiczny w dobie powszechnej automatyzacji? Do którego etapu w tej pracy zadania mogą się nużyć, a od którego można tylko pomarzyć o nudzie? Co potrafi zaskoczyć początkujących księgowych?

 

Księgowi w Polsce co roku 9 czerwca świętują Dzień Księgowego, obchodzony na pamiątkę powołania w tym dniu, w roku 1907, organizacji Buchalterów w Warszawie. W Grant Thornton księgowi stanowią wielką siłę – są rdzeniem Departamentu Outsourcingu finansowo-księgowego, obsługując klientów z całego świata i niemal każdej branży. Pracują także w wewnętrznej księgowości, w ramach Departamentu Administracji. Są jak jedna, zgrana drużyna. Codziennie dzielą się wiedzą i doświadczeniem w ramach mniejszych zespołów oraz wspierają w wykonywaniu bieżących obowiązków.

 

Z okazji przypadającego dziś święta postanowili opowiedzieć o tym, jak wygląda kariera w księgowości. Swoją historią, doświadczeniami, refleksjami i odczuciami (czasem pół żartem, pół serio) podzielili się: Milena Rejer (menedżerka z Warszawy), Martyna Stefaniak (starsza specjalistka z Poznania), Katarzyna Carewicz (specjalistka z Katowic), Marta Piechnik (starsza specjalistka z Poznania), Alicja Miszczyk (specjalistka z Wrocławia) oraz Miłosz Sobczyk (specjalista z Torunia).

 

Jak rozpocząć przygodę z księgowością? Czy trzeba lubić matematykę?

Kasia: Szczerze nie znosiłam matematyki. Po maturze niosłam wydrukowane arkusze z myślą „nigdy więcej matematyki w moim życiu”. Zawsze myślałam o sobie jak o humanistce. Postanowiłam studiować prawo. Po półtora roku jednak uznałam, że to jednak nie jest to – wykiełkowała myśl o pójściu na finanse i rachunkowość. Widząc w sylabusie matematykę wrócił stres, jednak dałam sobie z tym przedmiotem radę. Okazało się, że kiedy odchodzą mniej przyjemne zagadnienia, jak geometria i zostają liczby, matematyka staje się przyjemniejsza. Pracując w księgowości liczby trzeba lubić, ale niekoniecznie trzeba lubić samą matematykę. Nie zawsze wszystko też musimy wiedzieć, natomiast powinniśmy się orientować, gdzie daną informację można odnaleźć.

Marta: U mnie było podobnie – nigdy za matematyką nie przepadałam. Zawsze lubiłam języki obce i geografię, dlatego wybrałam studia na kierunku Międzynarodowe Stosunki Gospodarcze, gdzie matematyki jest mało. W trakcie nauki okazało się, że są działy, które da się lubić i łatwo je opanować. Nie ma czego się bać. A języki obce bardzo się przydają – zwłaszcza, kiedy dysponujemy certyfikatem potwierdzającym kwalifikacje i pracujemy w międzynarodowym środowisku.

Martyna: Muszę przyznać, że też nie byłam orłem z matematyki, więc kiedy w sylabusie zauważyłam rozszerzoną matematykę trochę się przestraszyłam, ale ostatecznie nie było źle. Matematyka na studiach jest zupełnie inna niż w liceum. Nie jest tak rozbudowana. A co do samej pracy, to zgadzam się, że wystarczy lubić cyferki. Tak naprawdę liczy za nas Excel – warto go dobrze znać. Nie używamy jednak żadnych całek, pochodnych, więc pracując w księgowości generalnie o matematyce już dawno zapomniałam.

Alicja: Księgowość jest często kojarzona ze skomplikowanymi obliczeniami, a w rzeczywistości opiera się na dodawaniu, odejmowaniu i mnożeniu, które w zdecydowanej większości przypadków wykonuje za nas program. Bycie księgowym jest łatwiejsze, kiedy mamy kierunkowe wykształcenie, bo w większości ogłoszeń o pracę jest taki wymóg. Jednak według mnie rachunkowość finansowa (co innego podatki czy finanse) nie wymaga 5 lat nauki na uczelni.

Milena: Na pewno potrzebne jest analityczne zacięcie. Najłatwiej w tej pracy będzie osobom, które pierwszą styczność z rachunkowością mają np. na studiach. Tam przede wszystkim można się zorientować czy to zagadnienie w ogóle nas interesuje. Bardzo pomocne są również kursy kierunkowe, np. w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce – przechodziłam przez wszystkie stopnie, od podstaw do głównego księgowego.

Miłosz: Również jestem przykładem na to, że aby zostać księgowym nie trzeba mieć kierunkowego wykształcenia. Moja kariera w księgowości zaczęła się od pracy w dziale o innym charakterze. Pewnego dnia dostałem propozycję zmiany departamentu na księgowy i tak już zostało. Tak więc wiele dróg prowadzi do Rzymu.

 

Czy to perspektywiczna branża? Czy automatyzacja nie „straszy”?

Milena: Automatyzacja straszyła nas kilka lat temu, kiedy panowało przekonanie, że maszyny są w stanie zastąpić człowieka. Obserwując to, co się dzieje obecnie – nieustane zmiany przepisów, zapotrzebowanie na fachową wiedzę, zdolności analityczne – uważam, że automatyzacja jest konieczna, żeby usprawnić pracę u podstaw. Wymagania w naszym zawodzie są obecnie tak szerokie, że każde optymalizacja procesu działa jedynie na korzyść, i jest jak najbardziej pożądana. Zdecydowanie komputer nie zastąpi człowieka w najważniejszych sprawach, za to z pewnością pomaga pracować bardziej efektywnie.

Miłosz: W mojej ocenie również komputer nigdy nie zastąpi człowieka. Księgowy w każdej firmie zawsze będzie potrzebny, ewentualnie jego obowiązki oraz zadania będą ewoluować wraz z rewolucją technologiczną.

Marta: Absolutnie się zgadzam, że analizy przepisów, kreatywnego myślenia podczas poruszania się w przepisach nie zastąpi żadna maszyna. Podobnie jak kontaktu i relacji z klientami. Komputer nie wytłumaczy klientowi zawiłych przepisów – to zawsze będzie musiał zrobić człowiek. Automatyzacja może nieść zagrożenie jedynie dla osób, które nie chcą się rozwijać a tylko zakładają, że będą całe życie np. wprowadzać do systemu te same proste dokumenty.

 

Z jakimi trudnościami należy się liczyć, zwłaszcza na początku kariery?

Alicja: Jak w wielu zawodach, początek kariery w księgowości wiąże się raczej ze skromnymi zarobkami oraz koniecznością spędzenia wielu godzin na, jak to księgowi określają, „przeklepywaniu” ogromnej liczby podobnych do siebie dokumentów.

Miłosz: Ja bym do tego dodał, że różnorodne interpretacje przepisów oraz ich ciągła zmiana także nie ułatwiają tej pracy. Przystosowanie się do sztywnej terminowości też może sprawić niektórym problem.

Milena: Na początku na pewno dużym wyzwaniem jest też spora dawką wiedzy, jaką trzeba przyswoić od razu na starcie. Pracując w dużej organizacji, takiej jak nasza, trzeba też nastawić się na radzenie sobie z różnymi klientami – każdy z nich ma swoja specyfikę, swoje oczekiwania i wymagania.

Marta: Klienci rzeczywiście bywają różni. Trzeba umieć zadbać o relacje, czasem coś wytłumaczyć, przeprosić za popełniony błąd – to może stanowić pewne wyzwanie.

Martyna: Czasem można spotkać się z niezrozumieniem ze strony klientów – zwłaszcza obcokrajowców – w obliczu częstej zmiany przepisów. Pracownicy ze spółek z obcym kapitałem po prostu nie wiedzą dlaczego wyrzucamy im z kosztów uzyskania przychodów ogromną kwotę, podczas gdy w ich państwie zostałaby uwzględniona.

Kasia: Moim zdaniem trudne może być też to, że na studiach jednak zadania prowadzą do jakiegoś wyniku, a w praktyce niestety nie jest tak kolorowo. Kiedy zamiast zmory powtarzalności początkujący pracownik zostanie wrzucony na zbyt głęboką wodę, to potrafi być przytłaczające.

 

Co może zaskoczyć początkujących księgowych?

Alicja: Mnie zaskoczyło to, jak szybko psuje się wzrok od patrzenia raz na dokumenty, raz na monitor komputera. Nie oszczędzajcie na okularach i dobrym monitorze!

Miłosz:  Zaskoczyć może to, że nie jest tak źle i trudno jak wszyscy myślą.

Marta: Moim zdaniem zaskakujący może być rozdźwięk między materiałem przerabianym na studiach i liczonymi zadaniami, a tym, z czym mamy do czynienia w praktyce.

Martyna: To fakt – na początku ciężko jest przełożyć teorię na praktykę. Dopiero po kilku miesiącach pracy, albo nawet lat, wszystko czego się nauczyliśmy, zaczyna się składać w spójną całość. Niby wszystko wiemy na temat przepisów, a jednak gdy przychodzi co do czego, robimy coś źle, czegoś nie zauważamy. Dopiero praktyka uczy zauważać wiele rzeczy i robić wszystko poprawnie.

 

Jak wyglądają początki w tej pracy i jak – w miarę rozwoju kariery – zmieniają się obowiązki?

Milena: Na samym początku drogi zawodowej księgowi zaczynają od pracy z dokumentami – tzn. uczą się księgować wszystkie podstawowe typy dokumentów – faktury zakupu, sprzedaży, listy płac, wyciągi bankowe. Jeszcze niedawno była to praca z papierowym dokumentem, teraz gównie bazujemy na dokumentach elektronicznych. W miarę rozwoju umiejętności młodszy księgowy zaczyna pracę pod opieką starszych kolegów przy procesie zamknięcia okresu (miesiąca, kwartału, roku). Uzgadnia konta, wyjaśnia nieścisłości. Cały czas rozwija swoją wiedzę rachunkową i podatkową, żeby w kolejnym etapie móc przygotowywać raporty dla klientów, deklaracje podatkowe i sprawozdania finansowe. A z czasem z roli ucznia/asystenta wchodzi w rolę nauczyciela/specjalisty.

 

Jakie są ścieżki rozwoju zawodowego?

Marta: Ta praca jest tak dynamiczna i zmienna, zwłaszcza w większych firmach, gdzie mamy do czynienia z wieloma różnymi projektami i klientami, że nawet pracując kilka lat na jednym stanowisku, ma się poczucie ciągłego rozwoju. Bardzo doświadczeni księgowi mogą dalej pójść np. drogą doradztwa podatkowego, zdając stosowne egzaminy lub wybrać ścieżkę audytorską, po uprzednim uzyskaniu uprawnień biegłego rewidenta. O ile chcą pracować w takim charakterze.

Kasia: Praca w księgowości umożliwia poznawanie tak wielu branż i przepisów z nimi związanych – i od strony rachunkowej, i podatkowej, że jest to jak studnia bez dna, w której jeśli tylko się chce i lubi tę pracę może „kopać bez końca” wybierając na przykład ścieżkę wąskiej specjalizacji. Jeśli chodzi o dalszy rozwój i awans, można zostać główną księgową w jakimś przedsiębiorstwie albo w outsourcingu menedżerem czy dyrektorem i dalej badać teren poznając wiele dziedzin i poszerzając horyzonty. Sama na przykład zastanawiałam się nad branżą IT i procesami księgowymi, ponieważ takie osoby coraz bardziej są potrzebne i cenione – jak wdrożeniowiec systemu księgowego, który ma i wiedzę księgową oraz podatkową, i z zakresu DevOps.

Martyna: Można też pomyśleć o własnej firmie, choćby biurze rachunkowym, ale to wymaga dodatkowo różnych innych umiejętności i nie jest dla każdego. Trzeba mieć ogromne doświadczenie i świadomość olbrzymiej odpowiedzialności,  która jest związana z zarządzaniem całą firmą. Dla osób lubiących pracę tylko w księgowości dojście do funkcji głównej księgowej może być satysfakcjonujące.

 

Jak wygląda typowy dzień pracy w księgowości?

Miłosz: Panuje przekonanie, że praca w księgowości jest nudna. Tabelki, cyferki, raporty i nieustanny dzień świstaka. Takie rzeczy na pewno nie w GT. Zaczynamy pracę o 8:00, o 8:01 pijemy kawę i zabieramy się do pracy. Po włączeniu skrzynki pocztowej i zapoznaniu się z wiadomościami (zwykle od klientów) przekonujemy się, że niepotrzebnie wypiliśmy kawę, bo ciśnienie potrafi mocno skoczyć po pierwszym odczytanym e-mailu.

Alicja: Ja też zaczynam dzień od dobrej kawy.  Potem… cóż, zależy od firmy w jakiej jest się zatrudnionym. Bardzo często to księgowanie wyciągów za poprzedni dzień i wprowadzanie do banku bieżących przelewów.

Kasia: To zależy od stanowiska, klienta oraz momentu miesiąca, w którym jesteśmy. Kiedy zbliża się okres rozliczeń podatkowych – 20-ty i 25-ty dzień miesiąca, to zwykle ten dzień ma konkretny plan od samego początku. Od rana wiadomo co trzeba zrobić krok po kroku. Młodsi księgowi muszą dopilnować czy wszystko zostało wprowadzone, specjaliści sprawdzić czy nie ma błędów oraz zweryfikować wszystkie dokumenty i zacząć przygotowywać deklaracje. Jeśli klient wymaga raportu miesięcznego, również trzeba zacząć go przygotowywać pod kątem zamknięcia miesiąca.

Martyna: Początek miesiąca na młodszych stanowiskach to wprowadzanie dokumentów lub/i przelewów, ale na wyższych szczeblach nigdy nie wiadomo co przyniesie dzień, bo nie wiemy jaki dokument trafi od klienta, jakiej transakcji dokona, jaki jego problem będziemy musieli rozwiązać. Ale rozwiązywanie „kejsów” zaczyna się już od najniższych stanowisk, bo to do asystentów czy młodszych księgowych trafiają dokumenty. To oni muszą się zastanowić co z nimi zrobić, dopiero później idą z nimi do specjalistów aby wspólnie się nad nimi pochylić.

Marta: Dobrze widziane jest to, aby specjalista czy starszy specjalista zwrócił się z problemem, który zauważy do menedżera, proponując od razu rozwiązanie. Może się okazać, że nie będzie miał racji, że coś źle sprawdził, ale ważne jest proaktywne, krytyczne myślenie. Wtedy można się bardzo wiele nauczyć. Zresztą takie podejście jest ważne na każdym etapie. Im ktoś jest bardziej samodzielny, tym jest bardziej doceniany. Poza tym własna inicjatywa liczy się przy awansach.

 

Jakie miękkie kompetencje przydają się w pracy?

Marta: Bardzo ważna jest umiejętność współpracy, bo niby mamy dość samodzielne stanowiska pracy, ale jednak zależymy od siebie wzajemnie – ja od młodszego specjalisty, on od asystenta, bo bazuje na danych, które ten zaksięguje. Menedżer wykonujący trudniejsze kalkulacje potrzebuje danych od specjalisty i starszego specjalisty. Musi mieć pewność, że zostały poprawnie zweryfikowane. Jak widać istnieje duża zależność jednych od drugich, każda praca jest ważna. Zdarza się, że np. specjalista się pomyli, a młodszy asystent to wychwyci. Trzeba też umieć dzielić się wiedzą, nie tylko we własnych mikro zespołach, ale w tych większych. To u nas jest fajne, że kiedy ktoś trafi na jakiś nietypowy, trudniejszy przypadek, mówi o tym pozostałym członkom zespołu, aby wiedzieli jak w danej sytuacji postąpić. Podobnie postępujemy, kiedy pojawi się techniczny problem, np. z systemem. To bardzo ułatwia i przyspiesza pracę. Jest naprawdę fajne.

Kasia: Dodam, że niezbędna jest umiejętność słuchania siebie nawzajem i klienta, ponieważ czasem inna osoba może dostrzec ważny szczegół, który zmienia podejście merytoryczne do zagadnienia. Poza tym trzeba być z jednej strony w miarę pewnym siebie wychodząc z jakąś inicjatywą, ale z drugiej pokornym. Możemy przecież popełnić błąd, co nie jest końcem świata. Dobrze też umieć odnajdywać się w konfliktowych sytuacjach, czy to wewnątrz zespołu, kiedy ścieramy się w poglądach, czy w kontaktach z klientem. Umiejętność dobrej komunikacji jest bezcenna, zresztą jak chyba w każdym zawodzie i w życiu prywatnym.

Martyna: Ważna jest też umiejętność pracy pod presją czasu. Zdarza się bowiem, że dane do zamknięcia miesiąca dostajemy na dzień czy kilka godzin przed terminem, i wtedy robi się naprawdę nerwowo, a zadań do wykonania jest całe mnóstwo. Do tego odporność na stres – zwłaszcza, kiedy rozdzwaniają się telefony na przykład z pytanie o raport, kiedy coś jeszcze uzgadniamy bo się nie zgadza.

 

Co jest najciekawsze w pracy księgowego?

Miłosz: Jednym z najbardziej ekscytujących momentów jest poszukiwanie zaginionego grosza wśród tysięcy zapisów. I nie ma lepszego uczucia w tej pracy, niż to, kiedy uda się go odnaleźć!

Kasia: Dla mnie najciekawsze jest drążenie i szukanie rozwiązań. Dokładnie jak w stereotypowym powiedzeniu, że przed księgową niczego nie ukryjesz. Myślę, że coś w tym jest – ta dociekliwość i niestrudzone poszukiwanie rozwiązania zostaje na całe życie i jest super.

Marta: Zmienność przepisów – z jednej strony jest wyzwaniem, ale z drugiej wyklucza nudę. Daje też poczucie swoistej pewności, stałego punktu odniesienia czy bazy – bo to wszystko gdzieś można odnaleźć, sprawdzić, gdzieś musi być spisane i opublikowane, także jest się czego chwycić.

Martyna: Też najbardziej lubię rozwiązywanie różnych problemów księgowych, „kejsów” podatkowych – trochę jak detektyw, który musi gdzieś zadzwonić,  gdzieś dopytać czy doczytać, powiązać fakty i coś wykombinować. Nigdy tak naprawdę nie wiadomo co w ciągu dnia „wyskoczy” i to sprawia, że nasza praca jest bardzo interesująca, wciągająca.

 

Co jest najtrudniejsze w tym zawodzie?

Miłosz: Na pewno nie wyjaśnienie zagadki zagubionego grosza i konieczność pogodzenia się z jego utratą.

Milena: Nieprzewidywalne otoczenie ekonomiczne w którym funkcjonujemy. Polskie przepisy, nie dość że są jednymi z najbardziej skomplikowanych w Europie, to jeszcze non stop się zmieniają. Informacje o zmianach są publikowane na ostatnią chwilę, tuż przed wejściem w życie. Trzeba być przygotowanym na to ciągłą naukę. To stały element tego zawodu. Dodatkowo jest to praca wymagająca dużej samodyscypliny i dobrej organizacji. Terminy, czy to podatkowe czy raportowe, ustalone z klientem, są sztywne i trzeba tak się organizować, żeby przed „deadlinem” móc spokojnie powiedzieć sobie „ok, dobra robota, zamknięte”.

Kasia: Tak, sztywne terminy i duża odpowiedzialność potrafią być przytłaczające. Jesteśmy w końcu swego rodzaju tarczą dla klientów przed urzędami skarbowymi, a mamy do czynienia z nagromadzeniem wielu zdań w krótkim czasie. Czasem problematyczne jest więc zachowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, bo zdarzają się nadgodziny.

Martyna: Nie możemy w dowolnym momencie miesiąca wziąć urlop i pojechać np. w Bieszczady, bo ograniczają nas choćby terminy sprawozdawcze. Dla mnie trudna jest też zmienność interpretacji – nie chodzi o same przepisy. Wiadomo, że się zmieniają. Chodzi o zmieniające się interpretacje, które czasem potrafią błyskawicznie wywrócić wszystko do góry nogami.

 

Dlaczego wybraliście pracę akurat w Grant Thornton?

Kasia:  W GT najbardziej cenię sobie to, że pośród tak wielu zmian przepisów i interpretacji mamy zespoły, które opracowują dla nas informatory czy alerty, które dają nam poczucie kontroli i panowania nad rzeczywistością. Mamy wewnętrzną bazę wiedzy, pełną najróżniejszych regulacji oraz wyjaśnień, niezbędnych w codziennej pracy. Z mojej perspektywy ważne było też to, że mogę dbać nie tylko o swój rozwój zawodowy. Mogę pisać artykuły na nasz blog księgowy, czego moja humanistyczna dusza czasem się domaga.

Marta:  Ja pracowałam podczas studiów w średniej wielkości biurze rachunkowym, ale tam była duża specjalizacja – młodszy księgowy nie miał dostępu do czynności, których u nas może się uczyć już nawet asystent pod okiem specjalisty. Jest możliwość szybszego awansu, no i używania na co dzień obcego języka, pracy w międzynarodowym środowisku, na czym mi bardzo zależało. Poza tym mamy bardzo dużo różnych inicjatyw, na przykład integracyjnych, a że pracujemy głównie w młodych zespołach, możemy nawiązywać fajne relacje także poza pracą. No i inicjatywy są dla wszystkich – dla singli, dla rodziców, żadna grupa nie jest pomijana. Na przykład z okazji Dnia Dziecka mogliśmy zjeść w firmie pyszne rzemieślnicze lody, które zostały specjalnie dla nas sprowadzone do biura. Miłośnicy psów czy kotów mogą brać udział w konkursach ze swoimi pupilami, i tak dalej. Jest też mnóstwo benefitów – czy to sportowych, czy medycznych, a odkąd zostałam mamą niecałe dwa lata temu, to też bardzo ważna jest dla mnie elastyczność pracy. Podoba mi się, że menedżerowie rozumieją wyzwania stojące przed młodymi rodzicami – zawsze możemy na godzinę wyskoczyć, a potem ją odpracować w dowolnym terminie.

Martyna: Najważniejsze atuty pracy w GT wymieniły koleżanki, ja pokreślę jeszcze raz kwestię dzielenia się wiedzą, dzięki czemu nie zostajemy sami z problemem, który nie pozwala nam spać po nocach. Zawsze każdą sprawę możemy z kimś przegadać, nawet z kilkoma osobami lub rozważyć pomiędzy wieloma zespołami.

Miłosz: Moje początki pracy w księgowości były związane z księgowością międzynarodową, ale uznałem, że to nie dla mnie. Kiedy postanowiłem związać swoją przyszłość z zawodem księgowego, jako cel wybrałem znalezienie zatrudnienia w firmie, która obsługuje klientów z Polski. GT mieści się w tym samym budynku, co mój poprzedni pracodawca. Gdy pojawiła się możliwość pracy tutaj, zdecydowałem się z niej skorzystać. Żeby stworzyć zespół nie tylko wysokiej rangi specjalistów, ale szczycący się najlepszą możliwą atmosferą, udało mi się namówić do współpracy niejednego mojego znajomego.

Alicja: Do tej pory pracowałam w przedsiębiorstwach produkcyjnych, funkcjonujących na rodzimym rynku. Były to firmy z sektora średnich przedsiębiorstw. Uznałam, że chcę poznać kulturę pracy w korporacji. No i te owocowe wtorki…

Milena: W moim przypadku pytanie powinno brzmieć raczej „dlaczego pracuję tutaj już 15 lat?”.

Grant Thornton dał mi możliwość niesamowitego rozwoju – zaczynałam od pracy asystenta, w tej chwili zarządzam 13-osobowym zespołem. Mogę liczyć na swoich ludzi i na moją niesamowitą przełożoną, która nieustannie mnie wspiera. Poza tym urodziłam w tym czasie dwoje dzieci i bez żadnych problemów wracałam po urlopie macierzyńskim do pracy. Dla mnie GT tworzy takie środowisko pracy, w którym po prostu dobrze się pracuje. Mam poczucie, że naprawdę jestem w miejscu, w którym chcę być i że jest to miejsce, gdzie mogę jeszcze coś fajnego zdziałać. Dla mnie GT, to nie tylko biurko na open space, ale miejsce, w którym udaje mi się tworzyć fajną przestrzeń do pracy i rozwoju dla osób, z którymi działam na co dzień.

 

Rozmawiała Honorata Zakrzewska-Krzyś