Z dniem 1 kwietnia 2023 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych może stać się obligatoryjne. Co warto na ten temat wiedzieć i jakie kroki podjąć, by przygotować się do podłączenia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Z początkiem 2022 roku został wprowadzony – przepisami ustawy o VAT – nowy rodzaj faktury: faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) oraz uruchomiony Krajowy System e-Faktur (KSeF). W obecnym stanie prawnym faktura ustrukturyzowana funkcjonuje obok znanych nam faktur papierowych i elektronicznych.
Aktualnie Krajowy System e-Faktur został udostępniony dla polskich przedsiębiorców na zasadach dobrowolnych. Z końcem marca 2022 roku Komisja Europejska wyraziła pozytywną decyzję na wprowadzenie w Polsce powszechnego fakturowania elektronicznego. Komisja Europejska skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej do wdrożenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Decyzja ma wejść w życie z dniem 1 kwietnia 2023 roku i jak zapowiada Ministerstwo Finansów z tą właśnie datą wystawianie faktur ustrukturyzowanych może stać się obligatoryjne.
Główne założenia projektu decyzji UE
Projekt decyzji derogacyjnej zakłada, że obligatoryjność:
- ma objąć podatników krajowych oraz zidentyfikowanych do procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP;
- nie obejmie podmiotów zagranicznych, nawet jeśli są zarejestrowani do VAT w Polsce;
- obejmie również transakcje rozliczane jako odwrotne obciążenie w Polsce (import usług, WNT).
Na dzień dzisiejszy nie ma jeszcze wydanych przepisów w zakresie obligatoryjności e-Faktur!
Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest przyspieszenie komunikacji podatników i administracji oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Pozostałe założenia, to m. in.:
- wystawianie e-Faktur w systemach FK;
- uwierzytelnianie systemu i autoryzacja użytkownika do wystawiania i dostępu do e-Faktur;
- możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF dla innych podmiotów;
- przyjęcie i udostępnianie e-Faktury w określonym formacie i praktycznie w czasie rzeczywistym;
- przydzielanie e-Fakturze unikalnego numeru KSeF;
- przydzielenie numeru KSeF = automatyczne udostępnienie e-Faktury nabywcy;
- przechowywanie e-Faktur w KSeF przez 10 lat.
Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – kluczowe informacje
Z fakturą ustrukturyzowaną (e-Fakturą) wiążą się następujące fakty:
- e-Faktura jest fakturą elektroniczną wystawioną przy użyciu KSeF;
- numer identyfikujący e-Fakturę w KSeF nie jest numerem nadanym w systemie księgowym;
- e-Faktura ma ściśle określoną strukturę (plik .XML);
- e-Faktura ma zawsze ten sam format;
- e-Faktura w KSeF nie jest to faktura elektroniczna załączona do maila w PDF;
- e-Faktura jest pobierana z centralnej bazy KSeF.
Jakie są zalety stosowania KSeF?
Niewątpliwymi zaletami korzystania z KSeF są: brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur; brak obowiązku sporządzania JPK_FA na żądanie organów; brak duplikatów; wcześniejszy zwrot VAT (40 dni) pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w ustawie o VAT; zmniejszenie VAT należnego z tytułu korekt in minus z datą wystawienia korekty – znaczne uproszczenie; zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur; ujednolicony wzór; brak papieru (ochrona środowiska).
Co trzeba zrobić, żeby wdrożyć w firmie KSeF?
Wprowadzenie obligatoryjności korzystania z KSeF wymaga – po stronie przedsiębiorców – podjęcia działań w celu:
- integracji z KSeF systemu księgowego czy też narzędzi do wystawiania faktur;
- automatyzacji obsługi e-Faktur; automatyzacja powinna przede wszystkim dotyczyć:
- monitorowania i automatycznego odbioru e-Faktur (faktury zakupu),
- możliwości ich opisania i akceptacji,
- przesłania e-Faktur do KSeF (faktury sprzedaży),
- odebrania urzędowego poświadczenia odbioru (UPO),
- skonfigurowania automatycznej dekretacji (właśnie automatyczna dekretacja jest jedną ze zmian, którą należy wziąć szczególnie pod uwagę ze względu na pobranie właściwej daty wystawienia i otrzymania e-Faktury).
Obecnie trwają prace wdrożeniowe, aby z dniem 1 kwietnia 2023 roku zapewnić połączenie systemu księgowego z KSeF celem pobierania oraz wysyłania faktur o odpowiedniej strukturze. Spółki, które samodzielnie dokonują fakturowania oraz korzystają z własnego systemu księgowego lub wewnętrznego systemu do obiegu dokumentów powinny przystosować systemy do połączenia z KSeF.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych czy wdrożenia KSeF? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
Agnieszka Michalak
Menedżer z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem w outsourcingu usług księgowych dla spółek kapitałowych oraz osobowych, zarówno z kapitałem polskim, jak i zagranicznym. Z Grant Thornton związana od października 2012 r., gdzie do czerwca 2016 r. odpowiadała między innymi za prawidłową pracę wieloosobowego zespołu księgowego oraz relacje z klientami Spółki. Zaangażowana w nadzór i koordynację projektów outsourcingowych. Odpowiadała za pełną obsługę księgową firm, dla których była dedykowanym ekspertem. Od lipca 2016 roku jest Liderem oraz osobą odpowiedzialną za rozwój zespołu The Center of Excellence w Departamencie Outsourcingu. Jej zadaniem jest wdrażanie w sposób systematyczny rozwiązań usprawniających pracę pozostałych osób poprzez m.in. optymalizację wykorzystania narzędzi IT.
