Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bliżej - co warto o nim wiedzieć?

Z dniem 1 kwietnia 2023 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych może stać się obligatoryjne. Co warto na ten temat wiedzieć i jakie kroki podjąć, by przygotować się do podłączenia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

 

Z początkiem 2022 roku został wprowadzony – przepisami ustawy o VAT – nowy rodzaj faktury: faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) oraz uruchomiony Krajowy System e-Faktur (KSeF). W obecnym stanie prawnym faktura ustrukturyzowana funkcjonuje obok znanych nam faktur papierowych i elektronicznych.

Aktualnie Krajowy System e-Faktur został udostępniony dla polskich przedsiębiorców na zasadach dobrowolnych. Z końcem marca 2022 roku Komisja Europejska wyraziła pozytywną decyzję na wprowadzenie w Polsce powszechnego fakturowania elektronicznego. Komisja Europejska skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej do wdrożenia obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Decyzja ma wejść w życie z dniem 1 kwietnia 2023 roku i jak zapowiada Ministerstwo Finansów z tą właśnie datą wystawianie faktur ustrukturyzowanych może stać się obligatoryjne.

 

Główne założenia projektu decyzji UE

Projekt decyzji derogacyjnej zakłada, że obligatoryjność:

  • ma objąć podatników krajowych oraz zidentyfikowanych do procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP;
  • nie obejmie podmiotów zagranicznych, nawet jeśli są zarejestrowani do VAT w Polsce;
  • obejmie również transakcje rozliczane jako odwrotne obciążenie w Polsce (import usług, WNT).

Na dzień dzisiejszy nie ma jeszcze wydanych przepisów w zakresie obligatoryjności e-Faktur!

 Nie wiadomo jeszcze czy nowym obowiązkiem zostaną objęte podmioty posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce (tzw. fixed establishment). Ta kwestia powinna zostać wyjaśniona przez Ministerstwo Finansów na etapie projektowania przepisów.

 

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest przyspieszenie komunikacji podatników i administracji oraz uszczelnienie systemu podatkowego. Pozostałe założenia, to m. in.:

  • wystawianie e-Faktur w systemach FK;
  • uwierzytelnianie systemu i autoryzacja użytkownika do wystawiania i dostępu do e-Faktur;
  • możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF dla innych podmiotów;
  • przyjęcie i udostępnianie e-Faktury w określonym formacie i praktycznie w czasie rzeczywistym;
  • przydzielanie e-Fakturze unikalnego numeru KSeF;
  • przydzielenie numeru KSeF = automatyczne udostępnienie e-Faktury nabywcy;
  • przechowywanie e-Faktur w KSeF przez 10 lat.

 

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – kluczowe informacje

Z fakturą ustrukturyzowaną (e-Fakturą) wiążą się następujące fakty:

  • e-Faktura jest fakturą elektroniczną wystawioną przy użyciu KSeF;
  • numer identyfikujący e-Fakturę w KSeF nie jest numerem nadanym w systemie księgowym;
  • e-Faktura ma ściśle określoną strukturę (plik .XML);
  • e-Faktura ma zawsze ten sam format;
  • e-Faktura w KSeF nie jest to faktura elektroniczna załączona do maila w PDF;
  • e-Faktura jest pobierana z centralnej bazy KSeF.

 

Jakie są zalety stosowania KSeF?

Niewątpliwymi zaletami korzystania z KSeF są: brak konieczności przechowywania i archiwizacji faktur; brak obowiązku sporządzania JPK_FA na żądanie organów; brak duplikatów; wcześniejszy zwrot VAT (40 dni) pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w ustawie o VAT; zmniejszenie VAT należnego z tytułu korekt in minus z datą wystawienia korekty – znaczne uproszczenie; zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności faktur; ujednolicony wzór; brak papieru (ochrona środowiska).

 

Co trzeba zrobić, żeby wdrożyć w firmie KSeF?

Wprowadzenie obligatoryjności korzystania z KSeF wymaga – po stronie przedsiębiorców – podjęcia działań w celu:

  • integracji z KSeF systemu księgowego czy też narzędzi do wystawiania faktur;
  • automatyzacji obsługi e-Faktur; automatyzacja powinna przede wszystkim dotyczyć:
    • monitorowania i automatycznego odbioru e-Faktur (faktury zakupu),
    • możliwości ich opisania i akceptacji,
    • przesłania e-Faktur do KSeF (faktury sprzedaży),
    • odebrania urzędowego poświadczenia odbioru (UPO),
    • skonfigurowania automatycznej dekretacji (właśnie automatyczna dekretacja jest jedną ze zmian, którą należy wziąć szczególnie pod uwagę ze względu na pobranie właściwej daty wystawienia i otrzymania e-Faktury).

 

 UWAGA! W przypadku faktur wystawionych i otrzymanych jako faktury ustrukturyzowane na potrzeby ewidencji VAT uznaje się, że: data wystawienia e-Faktury w KSeF – jest to data przesłania do KSeF i przejście pozytywnej weryfikacji (zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji); data otrzymania e-Faktury – jest to data nadania numeru w KSeF.

 

Obecnie trwają prace wdrożeniowe, aby z dniem 1 kwietnia 2023 roku zapewnić połączenie systemu księgowego z KSeF celem pobierania oraz wysyłania faktur o odpowiedniej strukturze. Spółki, które samodzielnie dokonują fakturowania oraz korzystają z własnego systemu księgowego lub wewnętrznego systemu do obiegu dokumentów powinny przystosować systemy do połączenia z KSeF.

 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych czy wdrożenia KSeF? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<  

 

Doświadczony Menedżer z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem w outsourcingu usług księgowych dla spółek kapitałowych oraz osobowych zarówno z kapitałem polskim jak i zagranicznym. Z Grant Thornton związana od października 2012 r., gdzie do czerwca 2016 roku odpowiadała między innymi za prawidłową pracę wieloosobowego zespołu księgowego oraz relacje z klientami Spółki. Zaangażowana w nadzór i koordynację projektów outsourcingowych. Odpowiadała za pełną obsługę księgową firm, dla których była dedykowanym ekspertem. Od lipca 2016 roku jest Liderem oraz osobą odpowiedzialną za rozwój zespołu The Center of Excellence w Departamencie Outsourcingu. Jej zadaniem jest wdrażanie w sposób systematyczny rozwiązań usprawniających pracę pozostałych osób poprzez min. optymalizację wykorzystania narzędzi IT.

Zobacz także

Skomentuj