Celem ustawodawcy w zakresie ZFŚS było niwelowanie nierówności społecznych poprzez ulgowe usługi i świadczenia. Dlatego wszelkie dopłaty, aby realizować postulaty ustawy i jednocześnie korzystać ze zwolnień ze składek ZUS, powinny być tak ustalone, że wraz z polepszeniem sytuacji materialno-bytowej rodziny w szczególności wraz ze wzrostem dochodu na jednego członka rodziny powinna maleć wartość dopłaty.
Pracownicy mający najtrudniejszą sytuacje rodzinną i życiową powinni otrzymać dopłatę najwyższej wartości.
W praktyce zastosowanie przepisów przedmiotowej ustawy w zakresie dopłat do kart benefit w kontekście zwolnienia ich ze składek ZUS, nastręcza wiele problemów. Z analizy orzecznictwa oraz indywidualnych interpretacji ZUS wynika, iż w przypadku wypłaty świadczenia dla większej liczby osób, bardzo mało prawdopodobne jest aby ich sytuacja materialna, życiowa i rodzinna była taka sama, stąd świadczenia o równej wysokości uznawane są za świadczenia dodatkowe a nie o charakterze socjalnym. Dlatego niezwykle istotne jest zróżnicowanie wartości tych dopłat, ponieważ odzwierciedla zróżnicowaną sytuację rodzinną.
Jeżeli regulamin ZFŚS określając sposób wydatkowania środków z Funduszu, a także zasady jego gromadzenia, ustala te zasady jedynie dla świadczeń socjalnych tzn. dla świadczeń, których udzielenie zależy od łącznego wystąpienia kryterium materialnego rodzinnego
i życiowego. to wszelkie dopłaty powinny być przyznawane po łącznym uwzględnieniu ww. kryteriów, także w wypadku tak popularnych kart sportowych i kinowych.
Komisja Socjalna na etapie przyznawania świadczeń powinna w szczególności uwzględniać następujące okoliczności w obrębie danego kryterium, tj.:
- Sytuację materialną odzwierciedlaną przez np. dochód pracownika oraz dochód na członka rodziny pracownika.
- Sytuację rodzinną odzwierciedloną np. przez liczbę dzieci, ich wiek, stan zdrowia, liczbę innych członków rodziny (w tym pozostających całkowicie na utrzymaniu pracownika, ich wiek, stan zdrowia).
- Sytuację życiową, która z definicji jest zmienna i zależy od okoliczności. Może być uwzględniana np. w sytuacji wypadków i zdarzeń losowych (utrata pracy przez drugiego z rodziców, ciężkie warunki mieszkalne, ciężka choroba osoby bliskiej – niekoniecznie domownika, inne zdarzenia). Wymaga każdorazowo wnikliwej oceny.
Warto mieć na uwadze to, że przyznanie świadczenia z pominięciem ww. kryteriów musi skutkować odmową uznania go za świadczenie socjalne, co pociągnie za sobą konsekwencje w postaci obowiązku odprowadzenia składek do ZUS.
Pewnym zabezpieczeniem może być wprowadzenie większego zróżnicowania sytuacji pracowników oraz wartości przyznawanych świadczeń i dopłat, np. poprzez ustalenie dodatkowych progów dochodu na członka rodziny (zamiast trzystopniowej skali – zastosować skalę 6 stopniową, która bardziej oddaje zróżnicowanie pracowników). Obowiązkiem Komisji Socjalnej jest wnikliwe badanie sytuacji rodzinnej i życiowej pracowników, gromadząc w tym celu materiał dowodowy. Ustalenie progów dochodowych powinno być poprzedzone indywidualnymi rozmowami z pracownikami lub przeprowadzeniem anonimowych sondaży.
Samo przyznawanie świadczeń (co jest decyzją uznaniową), powinno być dokonywane
na podstawie rozmów lub pisemnych oświadczeń, dokumentacji zgromadzonej w aktach, informacji powziętych od innych osób, czy własnych obserwacjach pracodawcy. Dotyczy
to również finansowania prezentów świątecznych dla pracowników (kwestię tę opisywaliśmy w osobnym artykule). wszelką wątpliwość działania te muszą mieć oparcie
w faktach.
Na koniec trzeba podkreślić, że pomimo braku obowiązku gromadzenia dokumentacji będącej podstawą decyzji Komisji Socjalnej, należy mimo to przemyśleć wprowadzenie wymogu gromadzenia takiej dokumentacji, która posiadałaby walor dowodowy
w ewentualnych kontrolach ZUS.
Monika Smulewicz
Dyrektor Zarządzający/Partner
Grant Thornton
