Ministerstwo Finansów dostrzegło konieczność uporządkowania regulacji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla grup VAT oraz jednostek samorządu terytorialnego. W projekcie ustawy znalazły się również szczególne rodzaje uprawnień w zakresie sposobu wystawiania i odbioru faktur VAT.
Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dopiero od 1 stycznia 2024 r., a obecnie jest rozwiązaniem dobrowolnym. Więcej o e-fakturach pisaliśmy >> TUTAJ <<, a o mocnych i słabych stronach takiego rozwiązania >> TUTAJ <<.
30 sierpnia 2022 r. został opublikowany projekt rozporządzenia Ministerstwa Finansów, który zmienia rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), o czym informowaliśmy już >>TUTAJ<<. Wspomniany projekt ustawy ma rozwiązać problem niedostosowania e-fakturowania dla potrzeb samorządów. Zawiera on także nowe regulacje prawne dotyczące grup VAT, które mają funkcjonować od 1 stycznia 2023 roku.
Jak obecnie jest uregulowany KSeF?
Dotychczasowe treści zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określają m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a także wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień.
Jednym z najistotniejszych elementów procesu wdrażania KSeF jest to, że podatnicy będą zobowiązani podjąć decyzję co do nadania szczególnych uprawnień osobom, które są zaangażowane w proces wystawiania albo odbierania faktur w imieniu podatnika. Szczególnej uwagi będzie wymagała sytuacja, w której proces obiegu faktur jest przedmiotem outsourcingu, a podatnik nie ma możliwości kontrolowania tego wewnętrznie. Nierozważny sposób nadania uprawnień w tym zakresie może bowiem generować szereg istotnych ryzyk podatkowych, związanych chociażby z wystawianiem nierzetelnych, czy tzw. „pustych” faktur.
Dotychczasowe regulacje rozporządzenia w sprawie KSeF nie zawierają specyfiki rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego, a także grupach VAT. Mowa o tym, że nieuwzględniony został przypadek, w którym faktury z jednym numerem NIP wystawia więcej niż jedna jednostka. Dla przypomnienia, gmina oraz jednostki organizacyjne rozliczają się dla celów VAT jako jeden podatnik, posługując się tym samym numerem NIP. To samo dotyczy grup VAT- podmiotu, który zostanie utworzony z odrębnych dotąd podatników od towarów i usług i będzie posługiwać się jednym numerem NIP. W konsekwencji w Krajowym Systemie e-Faktur pod jednym numerem NIP znajdują się wszystkie faktury jednostki samorządu terytorialnego, a także grupy VAT.
Jakie zmiany w KSeF zakłada projekt z 30 sierpnia 2022 roku?
Projekt rozporządzenia zmieniającego ma wprowadzić szczególny rodzaj uprawnień odnoszący się do jednostek scentralizowanych w ramach jednostki samorządu terytorialnego oraz podmiotów wchodzących w skład grupy VAT. Po wprowadzeniu projektu możliwe będzie nadawanie uprawnień o ograniczonym charakterze dla jednostki wewnętrznej JST albo członka grupy VAT oraz osób reprezentujących te jednostki. Wprowadzone uprawnienia pozwolą ograniczyć dostęp do faktur tylko do jednego, konkretnego podmiotu, czyli do jednostki wewnętrznej JST albo podmiotu będącego członkiem grupy VAT.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
Nowy projekt o KSeF, to także nowe wątpliwości
Zaproponowany projekt rozporządzenia Ministerstwa Finansów niesie ze sobą także pewne wątpliwości. Pierwszą z nich jest fakt, że dane konkretnej jednostki budżetowej, która jest odbiorcą towaru lub usługi są jedynie fakultatywnym elementem faktury. Nie ma zatem odpowiedzi na pytanie w jaki sposób KSeF przyporządkuje konkretne faktury do poszczególnych jednostek wewnętrznych JST.
Kolejne wątpliwości pojawiają się też w odniesieniu do grupy VAT. Projekt objaśnień podatkowych wskazuje, że w kontekście grup VAT to dane identyfikujące grupę VAT, jako odrębnego podatnika VAT, powinny być wskazane na fakturach. Faktura jedynie fakultatywnie może zawierać dodatkowe dane, np. nazwę oraz NIP konkretnego członka grupy VAT.
Jak wynika z przepisów, wskazane powyżej dodatkowe dane są jedynie dobrowolnie wskazywane na fakturach. Bez tych danych, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF, prawidłowe przyporządkowanie faktur do konkretnej jednostki wewnętrznej JST lub konkretnego członka grupy VAT może stanowić nie lada wyzwanie.
Podsumowując, warto odpowiednio przygotować się do nowego obowiązku e-faktur – zarówno pod katem procesu obiegu faktur, w celu zapewnienia odpowiedniej weryfikacji i poprawność raportowanych danych w tym zakresie, ale i pod kątem technologicznym.
