Czy przesunięcie obowiązku korzystania z e-doręczeń na 1 października 2024 roku dotyczy wszystkich podatników? Co warto na ten temat wiedzieć? Poniżej przegląd najważniejszych informacji.
Obowiązek korzystania z e-doręczeń został wprowadzony przepisami ustawy z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, która określa zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz doręczania korespondencji z jej wykorzystaniem. Podpisana przez prezydenta 15 grudnia 2023 roku nowelizacja umożliwiła uruchomienie rozwiązań umożliwiających powszechne doręczanie i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem usługi doręczenia elektronicznego między 30 marca 2024 r. a 1 stycznia 2025 r. Obowiązek wyznaczenia konkretnej daty i poinformowanie o niej stosownym komunikatem spoczął na ministrze cyfryzacji, który wywiązał się z niego tuż przed świętami, publikując 21 grudnia 2023 roku stosowny komunikat, przesuwający po raz kolejny wejście w życie obowiązku stosowania e-doręczeń – tym razem z 30 grudnia 2023 roku na 1 października 2024 roku.
Jaka jest idea e-doręczeń?
Zgodnie z ustawą zmieni się sposób doręczania i odbierania korespondencji między przedsiębiorcami i obywatelami a organami administracji publicznej. Forma papierowa zostanie zastąpiona elektroniczną, co ma na celu usprawnienie procesów administracyjnych oraz ograniczenie kosztów wysyłki korespondencji. Proces ten ma gwarantować bezpieczeństwo i zapewniać poufność przesyłanych dokumentów, a także umożliwiać jednoznaczną identyfikację nadawcy i adresata. Pozwoli na szybkie ustalenie adresu do e-doręczeń odbiorcy oraz informacji o dacie i godzinie wysłania oraz odbioru przesłanej korespondencji. Ustawa przewiduje, że obywatel będzie miał jeden adres dla całej komunikacji z administracją – skrzynkę e-doręczeniową. Operatorem tej usługi będzie Poczta Polska.
Jak w praktyce będą działały e-doręczenia?
Skrzynka doręczeń umożliwi otrzymywanie, wysyłanie oraz przechowywanie, a także zarządzanie zgromadzoną korespondencją. Dowód otrzymania korespondencji przesłanej do podmiotu publicznego będzie wystawiany automatycznie, po wpłynięciu korespondencji przekazanej na adres do e-doręczeń. W przypadku podmiotów niepublicznych będzie to natomiast moment odbioru korespondencji. Przykładowo, urząd skarbowy otrzyma potwierdzenie w chwili pierwszego otwarcia wiadomości przez podatnika lub – uwaga – po upływie 14 dni od wpływu korespondencji w przypadku jej nieodebrania.
Co istotne, zgodnie z ustawą, wpłynięcie dokumentu elektronicznego to zaistnienie warunków technicznych, które umożliwią odebranie doręczanego dokumentu – czyli sama możliwość zalogowania do skrzynki adresowej. Ułatwieniem dla przedsiębiorców będzie niewątpliwie otrzymywanie powiadomień na adres e-mail wskazany przy pierwszym logowaniu do systemu e-doręczeń.
Kto będzie podlegał obowiązkowym e-doręczeniom?
Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń dotyczy:
- podmiotów publicznych;
- osób wykonujących zawód zaufania publicznego: adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych, notariuszy;
- podmiotów niepublicznych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
- podmiotów niepublicznych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Obowiązkowi nie podlegają natomiast podmioty wpisane wyłącznie do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Docelowo wszystkie podmioty, zarówno publiczne jak i niepubliczne, będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. W przypadku podmiotów niebędących osobami fizycznymi konieczne jest wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń. Baza adresów elektronicznych umożliwi wyszukiwanie adresów do doręczeń podmiotów w niej zarejestrowanych.
Kluczowe terminy dla e-doręczeń
Podstawowy termin obowiązku korzystania z e-doręczeń dla podmiotów zobowiązanych został przesunięty z 30 grudnia 2023 na 1 października 2024. Data ta obowiązuje m.in. organy administracji rządowej, Narodowy Fundusz Zdrowia, a także Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Obejmuje również publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne oraz jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast dla sądów, trybunałów, komorników, prokuratury, organów ścigania oraz Służby Więziennej będzie to dopiero 1 października 2029 roku.
W przypadku przedsiębiorców figurujących w Krajowym Rejestrze Sądowym znaczenie ma data dokonania wpisu. Dla podmiotów wpisanych do KRS od 30 grudnia 2023 obowiązującym terminem jest 1 października 2024 roku. Natomiast osoby prawne, których wpis został dokonany przed wskazaną datą, obowiązuje dzień 1 stycznia 2025 roku.
Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przed 31 grudnia 2023 roku, będą zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń od 1 października 2026 roku, ale – uwaga – termin ten może ulec zmianie w przypadku dokonywania zmian w CEiDG.
Dla nowych podmiotów, zarówno osób prawnych jak i fizycznych, adres do e-Doręczeń zostanie nadany automatycznie już na etapie rejestracji działalności. Jednocześnie każdy podmiot nieobjęty obecnie obowiązkiem e-doręczeń, również może złożyć wniosek o nadanie adresu do e-doręczeń i od momentu jego uzyskania kontaktować się z organami administracji publicznej w formie elektronicznej. Wniosek należy wypełnić i wysłać elektronicznie za pośrednictwem witryny biznes.gov.pl. Może go złożyć przedsiębiorca, a także jego pełnomocnik, po zalogowaniu się do usługi profilem zaufanym lub e-dowodem. Wniosek może być podpisany profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią elektroniczną lub e-dowodem. Po założeniu i aktywacji adresu podatnicy otrzymają dostęp do darmowej skrzynki do e-doręczeń. W przypadku firm występujących w rejestrze KRS konieczne jest wyznaczenie jej administratora. Natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEIDG są uprawnieni do zarządzania skrzynką, ale oni także mogą ustanowić administratora, który będzie to robił w ich imieniu.
Kiedy e-doręczenia nie będą stosowane?
Mogą wystąpić sytuacje, w których wykorzystanie skrzynki do e-doręczeń nie będzie możliwe. Co ważne, jak wskazuje ustawa o doręczeniach elektronicznych, przepisów nie stosuje się do doręczania korespondencji zawierającej informacje niejawne. Nie dotyczy również pism w postępowaniach związanych z zamówieniami publicznymi oraz konkursami prowadzonymi na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz związanych z zawieraniem umów koncesji na roboty budowlane lub usługi, które reguluje ustawa z 21 października 2016 o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi. Ustawa nie będzie miała również zastosowania, jeżeli odrębne przepisy przewidują wykorzystanie innych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, jak w przypadku systemów teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe oraz repozytoria dokumentów.
Dodatkowo ustawa wskazuje przesłanki do wykorzystania publicznej usługi hybrydowej, która będzie umożliwiała wysyłanie listów elektronicznie i odbieranie ich papierowo, a w praktyce będzie polegała na wydrukowaniu korespondencji elektronicznej, a następnie nadaniu przesyłki tradycyjną pocztą. Będzie to możliwe w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do e-doręczeń, a także w sytuacji, gdy osoba fizyczna posiadająca adres do e-doręczeń została pozbawiona wolności.
Brak możliwości e-doręczenia może wynikać między innymi z ograniczeń technicznych, związanych np. z objętością korespondencji, ważnego interesu publicznego – jak bezpieczeństwo państwa czy porządku publicznego. Przewidziana jest także możliwość doręczenia korespondencji przy pomocy pracowników nadawcy, jeżeli nadawca uzna ten sposób za bardziej efektywny w konkretnych okolicznościach. Dodatkowo, zgodnie z art. 6. par. 1 pkt 1 omawianej ustawy, doręczenie oryginału dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w formie papierowej może zostać dokonane na wniosek podmiotu, którego dotyczy.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
