Środki trwałe z czasem ulegają zużyciu bądź zniszczeniu. W momencie kiedy ich dalsze używanie staje się bezcelowe, należy dokonać likwidacji.
Poza naturalnym zużyciem środków trwałych, likwidacja może być spowodowana również:
- zdarzeniami losowymi, np. kradzieżą, pożarem lub powodzią,
- decyzjami ekonomicznymi, np. potrzebą wymiany maszyn, czy też zbyt małą opłacalnością produkcji,
- zmianą profilu działalności danego podmiotu,
- budową nowych ŚT,
- uszkodzeniami, czy też awariami, których z ekonomicznego punktu widzenia nie warto naprawiać.
W związku z tym, że zrezygnowanie z używania środka trwałego nie zawsze jest równoznaczne z jego rzeczywistą likwidacją, wyróżnia się dwie fazy likwidacji:
- Likwidacja księgowa, która polega na wyksięgowaniu danego środka trwałego z ewidencji bilansowej i ujęciu go w ewidencji pozabilansowej do czasu fizycznego ukończenia procesu likwidacji.
Elementem niezbędnym do postawienia środka w stan likwidacji jest dokument LT – Likwidacja środka trwałego, czyli inaczej mówiąc, dokument rozchodowy. Wystawia go komisja likwidacyjna powoływana wewnątrz danej jednostki gospodarczej, natomiast kierownik tej jednostki odpowiedzialny jest za jego zatwierdzenie. W przypadku, gdy likwidacji dokonuje indywidualny przedsiębiorca, jest on jednocześnie osobą wystawiającą oraz zatwierdzającą LT.
Dowód księgowy LT powinien zawierać następujące elementy:
- nazwę oraz dokładny adres jednostki wystawiającej LT,
- numer identyfikacyjny dokumentu oraz jego datę wystawienia,
- nazwę likwidowanego ŚT oraz jego numer inwentarzowy,
- orzeczenie komisji likwidacyjnej zawierające powód, a także sposób likwidacji danego ŚT,
- podpis kierownika jednostki wystawiającej LT oraz uprawnionego przedstawiciela działu księgowości,
- podpisy osób wchodzących w skład komisji likwidacyjnej,
- uwagi odnoszące się do likwidowanego ŚT.
Istotną kwestią w przypadku likwidacji są odpisy amortyzacyjne. Powinny być one księgowane do miesiąca, w którym został wystawiony dokument LT włącznie. Wynika to z art. 32. ust. 1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w którym zamieszczono następującą informację: „(…)Rozpoczęcie amortyzacji następuje nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do używania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru (…)”
Szablon dowodu księgowego LT można znaleźć tutaj >> (klik)
- Likwidacja faktyczna, czyli moment fizycznego usunięcia (np. złomowanie bądź utylizacja) środka trwałego i co za tym idzie, sporządzenia protokołu fizycznej likwidacji ŚT. Dokument ten stanowi podstawę do wyksięgowania środka z ewidencji pozabilansowej, czyli jego zlikwidowania z ksiąg rachunkowych.
Protokół fizycznej likwidacji ŚT tak samo jak dowód księgowy LT powinna wystawić komisja likwidacyjna. Potrzebne są jego trzy egzemplarze – jeden dla księgowości, drugi dla pracownika, który odpowiada za gospodarowanie ŚT w danej jednostce, a trzeci dla działu, w którym likwidowany ŚT był eksploatowany.
Elementami, które powinien zawierać protokół fizycznej likwidacji ŚT są:
- miejsce oraz data jego utworzenia,
- pieczęć jednostki likwidującej dany ŚT,
- numer identyfikacyjny dokumentu,
- dane osobowe członków komisji likwidacyjnej,
- nazwa oraz nr inwentarzowy likwidowanego ŚT,
- sposób likwidacji, np. złomowanie
- podpisy członków komisji likwidacyjnej
- spis załączników, np. potwierdzenie przyjęcia na złom
Szablon protokołu fizycznej likwidacji ŚT można znaleźć tutaj >> (klik)
Zapraszamy również do zapoznania się z artykułem >> Jak udokumentować zakup środka trwałego?
Izabella Wasilewska
Asystent ds. księgowości
Grant Thornton
