Co powinna zawierać polityka rachunkowości? Kto jest odpowiedzialny za jej sporządzenie i aktualizację? Jakie są zasady dotyczące zmiany polityki rachunkowości i jak się takie modyfikacje wprowadza?
Posiadanie opisu przyjętych zasad rachunkowości, zwanego polityką rachunkowości, jest obowiązkiem podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe – niezależnie od ich wielkości i stosowanych uproszczeń. Ustawa o rachunkowości i ustawy podatkowe mówią o ogólnych zasadach księgowości, zaś polityka rachunkowości to konkretne reguły i praktyki przyjęte w organizacji w zakresie prowadzenia rachunkowości. W przypadku wystąpienia określonych zmian, np. prawnych, przekładających się na rachunkowość jednostki, niezbędne jest dokonanie aktualizacji polityki rachunkowości
Co powinna zawierać polityka rachunkowości?
O konieczności posiadania (i aktualizowania) dokumentacji stanowiącej politykę rachunkowości mówi art. 10 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:
- określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
- metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
- sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
- b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
- c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji;
- systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
W polityce rachunkowości wskazuje się przyjęte przez jednostkę uproszczenia w klasyfikowaniu zdarzeń, ewidencji, sporządzaniu sprawozdania finansowego, w tym próg (progi) istotności, uproszczenia wynikające z posiadania statusu jednostki mikro czy małej i inne stosowane uproszczenia.
Załącznikami do polityki rachunkowości często są instrukcja obiegu dokumentów czy instrukcja inwentaryzacyjna.
Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie i aktualizację polityki rachunkowości?
Obowiązek sporządzenia polityki rachunkowości spoczywa na kierownictwie jednostki.
Zgodnie z art. 10 ust. 2 ww. ustawy, politykę rachunkowości ustala się w formie pisemnej, a za jej aktualizację odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Oczywiście zazwyczaj korzysta przy tym z pomocy księgowych. Wprowadzenie polityki rachunkowości odbywa się jednak na podstawie decyzji (uchwały) kierownika jednostki.
Jakie są zasady dotyczące zmiany polityki rachunkowości?
Zgodnie z art. 8 ust. 2 ww. ustawy, w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji, jednostka może – ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego – bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. W takiej sytuacji jednostka w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podaje przyczyny tych zmian, określa liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnia porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian. Ich skutki odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych. Szczegółowo kwestie ujawniania w sprawozdaniu finansowym takich zmian zostały opisane w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” (Dz. Urz. Min. Fin. z 2019 r. poz. 2).
Jak przebiega aktualizacja polityki rachunkowości i jak się ją wprowadza?
Aktualizacji polityki rachunkowości dokonuje się, na podstawie decyzji (uchwały) kierownika jednostki, poprzez:
- zawarcie w niej postanowienia o uchyleniu dotychczasowego paragrafu, punktu lub podpunktu dotychczasowej polityki rachunkowości i wskazanie jego nowej treści i daty wejścia w życie,
- przyjęcie nowego, jednolitego tekstu przedstawiającego aktualne brzmienie polityki rachunkowości.
Politykę rachunkowości i zmiany w polityce rachunkowości wprowadza się:
- uchwałą zarządu – spółki kapitałowe;
- uchwałą wspólników – spółki osobowe;
- zarządzeniem właściciela – firma osoby fizycznej.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie finansowo-księgowym? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
