Outsourcing okazał się kołem ratunkowym dla firm szukających bezpieczeństwa – zarówno w pandemii, jak i w ogniu niepokojów geopolitycznych, niepewnych łańcuchów dostaw oraz szeregu innych wyzwań, przed jakimi stoi dziś biznes. Kto nie korzystał, powinien się outsourcingiem zainteresować!
Pandemia na całym świecie była czasem próby i prawdy, jeśli chodzi o relacje z klientami. To oczywiste, że sprawdzamy się nawzajem w kryzysowych sytuacjach – nasze badania pokazują, że outsourcing dał radę! Mam tu na myśli globalne badanie dotyczące zmian i trendów, jakie zostały zapoczątkowane w czasie pandemii, i które dotyczyły outsourcingu. Zrealizował je nasz zespół marketingowy latem br., przyglądając się zarówno okresowi pandemii i pytając przedsiębiorców czy dostali wówczas to, czego oczekiwali od dostawców outsourcingu, ale także dociekając jak będzie się kształtowała przyszłość sektora outsourcingu finansowo–księgowego i kadrowo-płacowego. Metodologia badań była trojaka: (1) badania ilościowe zrealizowane w Polsce (na próbie ponad 200 przedsiębiorców), (2) badania jakościowe przeprowadzone z ekspertami m.in. z Chin, Austrii, Irlandii, Kanady czy Filipin, wywodzącymi się spośród TOP 10 dostawców usług BPS (business process services – tj. profesjonalnych usług biznesowych) w sieci Grant Thornton na świecie oraz (3) badań wtórnych. To blisko 30 stron bezpłatnych danych, wykresów i komentarzy ekspertów. Zachęcam do pobierania, zgłębiania i dzielenia się z innymi – pełna treść tego raportu jest dostępna TUTAJ >> Outsourcing 2019-2025 – zmiany i trendy <<.
ENGLISH VERSION >> REPORT „OUTSOURCING 2019-2025 – CHANGES AND TRENDS” <<
Outsourcing dał radę!
Ponad 300-osobowy zespół, którym zarządzam, zlokalizowany za czasów pandemii w siedmiu ośrodkach w całej Polsce (obecnie w ośmiu), musiał w 2020 roku w ciągu dosłownie 3-4 dni przetransformować się z organizacji o typowo biurowym charakterze, w organizację działającą niemal wyłącznie zdalnie. Wszystko to zadziałało dzięki wysiłkowi i poświęceniu mnóstwa osób. Ale nie mogło być inaczej – na naszych barkach nieśliśmy, i każdego dnia niesiemy, kluczowe funkcje biznesowe naszych klientów: finansowo-księgową oraz kadrowo-płacową. Byliśmy ciekawi, jak nasi klienci to ocenili. Czy to była dobra czy zła zmiana, czy mieli większy czy mniejszy komfort, bardziej czy mniej lubili wtedy outsourcing. Chcieliśmy się także dowiedzieć czego oczekują w nadchodzących latach. Kluczowe wnioski? Outsourcing dał radę!
- Ci, którzy z niego korzystali, czuli się pewniej i bezpieczniej, powierzając w ręce fachowców procesy, które nie są rdzeniem ich biznesu, ale muszą działać sprawnie i zgodnie z nieustannie zmieniającymi się przepisami.
- Był super katalizatorem w zakresie transformacji cyfrowej – nagle klienci, którzy nie wyobrażali sobie, żeby faktura istniała w innej postaci, niż papierowej, musieli wysłać nam ją w wersji elektronicznej. Urzędy skarbowe także musiały przejść na tryb zdalnej pracy. Wielu nie wierzyło, że się da, ale się dało!
- Outsourcing był i pozostanie doskonałym panaceum na braki kadrowe – a to ogromne wyzwanie dla firm i na dziś i na przyszłość.
- Obecnie outsourcing jest ratunkiem zwłaszcza na biegunkę legislacyjną – ponad 50% firm oceniło, że dzięki wsparciu outsourcerów ma lepszą orientację w przepisach.
- Outsourcing pozwala też na uelastycznienie kosztów – inaczej, niż wewnętrzny zespół, który pobiera to samo wynagrodzenie niezależnie, czy nalicza płace dla 20 czy 60 osób. W przypadku outsourcingu jest inaczej – jeśli rozliczamy wynagrodzenia dla 100 osób, klient płaci za 100 osób, jeśli dla 150 – klient płaci za 150.
- Nade wszystko jednak outsourcing pozwalał i pozwala naszym klientom spać spokojnie, bo kiedy znów zbliża się 25-ty dzień miesiąca i trzeba rozliczyć Vat, albo koniec miesiąca i trzeba naliczyć wynagrodzenia, to naszym problemem jest nadążanie za zmianami, które skutkują na przykład koniecznością dokonania aktualizacji w oprogramowaniu finansowo-księgowym czy przedłużająca się nieobecność jakiegoś pracownika.
Kwestia redukcji kosztów znalazła się mimo wszystko na dalszej pozycji, co mnie cieszy, bo pokazuje stopniową zmianę świadomości klientów w kierunku „zróbmy to w modelu outsourcingowym, żeby było bezpieczniej i żebyśmy nie musieli się tym zajmować”. Każdy z nas coraz wyżej ceni swój czas. Zwłaszcza osoby na kierowniczych stanowiskach muszą wybrać czy wolą go poświęcić na rozwijanie biznesu czy angażować w rozwijanie wewnętrznego działu np. księgowości czy kadr i płac do obsługi 50-cio albo nawet 100-osobowego zespołu. Coraz częściej dochodzą do wniosku, że skoro procesy księgowe, kadrowe czy płacowe nie są dla nich krytyczne i nie decydują o ich przewadze konkurencyjnej na rynku, to nie warto w nie inwestować, budując różne zasoby – w tym technologiczne.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń finansowo-księgowych? Sprawdź >> outsourcing finansowo-księgowy Grant Thornton <<
Przyszłość outsourcingu maluje się cyfrowo
Wielu ludzi nie docenia funkcji back-office w firmie, tymczasem pandemia pokazała co się dzieje, kiedy nagle zabraknie np. księgowej czy kadrowej – wszystko się „sypie”! Jak temu zaradzić? Odpowiedzią jest outsourcing! Przed nami jeszcze sporo zmian – często nie doceniamy tu roli rządu, a wprowadzane przez niego co rusz to nowe przepisy stanowią potężne koło zamachowe zmian, skutkujące przechodzeniem na format cyfrowy. Technologii nic i nikt nie zatrzyma – musimy być w tym pociągu. KSeF, faktura ustrukturyzowana – to dopiero początek. Prywatnie niemal nieustannie korzystamy z technologii, więc zaczynamy oczekiwać tego samego w relacjach B2B. Sztuczna inteligencja w księgowości? Dlaczego nie? Outsourcing w subskrypcji? Netflix już jest, dlaczego nie mieć usług outsourcingowych w abonamencie? Tak jak wspomniałem na samym początku – tort, jakim są usługi outsourcingowe, rośnie. To dobra wiadomość i dla dostawców i dla odbiorców usług. Ale nie wszystko maluje się w różowych barwach. Przynajmniej nie dla klientów, bo rośnie także cena usług outsourcingowych. Co za tym stoi? Zapraszam do wysłuchania 734 odcinka podcastu BSS bez tajemnic, którego gospodarzem jest Wiktor Doktór z ProProgressio, i w którym rozmawiamy także na ten temat – pełną rozmowę można znaleźć TUTAJ >> 734 odcinek podcastu BSS bez tajemnic <<.
Na sam koniec chciałbym jeszcze podziękować zespołowi marketingowemu naszego Departamentu, w szczególności Honoracie Zakrzewskiej-Krzyś, za przygotowanie tak wartościowego raportu.
Edward Nieboj
Partner Zarządzający Departamentem Outsourcingu w Grant Thornton. Odpowiada za kreowanie i wdrażanie strategii departamentu. Jednym z głównym obszarów jego uwagi są projekty związane z rozwojem technologicznym usług a także doskonaleniem oferty wartości dla klienta. Jest członkiem komitetu outsourcingu w ramach sieci Grant Thornton, który koncentruje się na budowaniu rozwiązań dla klientów międzynarodowych.
